No mundo corporativo, as viagens de negócios são muito importantes, pois é por meio delas que as empresas fazem contato com os demais parceiros e conhecem de perto os clientes. Para evitar qualquer contratempo, é preciso organizar pacotes de viagens de forma rápida e que, ao mesmo tempo, sejam práticos.

Contar com o auxílio de quem tem experiência nesse tipo de área faz toda a diferença. Contratar uma agência de viagens online permite que você tenha toda a comodidade na hora de fazer o seu pacote contando com agilidade, economia e qualidade.

Antes, organizar essas viagens era considerado algo complicado e que levava muito tempo; agora, tem ficado cada vez mais acessível. Quer saber o que é preciso para planejar esses encontros? Continue lendo nosso texto e fique por dentro de todos os pontos importantes!

Faça um planejamento

Como as viagens corporativas são feitas para encontrar os parceiros comerciais, algumas delas já devem ter o destino pré-determinado. Por isso, para iniciar a pesquisa, é importante saber primeiramente qual é esse destino.

Fazer o seu planejamento vai muito além de escolher hotéis e comprar passagens. O sucesso de fechar um negócio e conseguir um novo parceiro também deve estar incluso nas intenções de viagens. Confira o que fazer no período de preparação.

Escolha as datas

Monte um calendário com todos os encontros que já estão previstos ao longo do ano. Com essas datas separadas e os roteiros, você já consegue saber em quais dias estará disponível para agendar as demais reuniões que aparecerão. A partir dessas definições, é possível pesquisar a reserva de hospedagens e passagens.

Pesquise opções de hospedagem, passagem e transporte 

Antes de fazer as reservas do hotel, das passagens e dos demais serviços de transporte, é preciso fazer uma pesquisa para pensar na logística em relação ao trajeto que será feito entre esses lugares. Assim, você encontra as melhores opções que estão dentro do teto de gastos.

Defina a meta da viagem

Entenda o que você vai fazer na viagem corporativa. Pode ser visitar clientes, oferecer alguma manutenção, fechar negócios ou participar de eventos. Cada uma tem um foco diferente e você precisará se organizar para o tempo dos encontros que cada uma vai exigir.

Determine um teto de gastos

Essas viagens têm que ser lucrativas para a empresa de todas as formas, seja na hora de conquistar um cliente ou não gastar muito com a sua execução, de forma que se torne um prejuízo. Por isso, saiba quanto é possível gastar e faça uma previsão das despesas.

Saiba qual o roteiro

Antes de embarcar, é preciso saber quais passos serão dados na viagem! Monte o roteiro com cada itinerário e planeje o que você vai fazer a cada momento do dia. Ao fazer esse planejamento, você já sabe o que será feito ao longo do período em que estiver fora. Assim, você já consegue seguir para a pesquisa dos temais itens que compõem a viagem.

Pesquise preços de passagens, hotéis e aluguel de carro

Essa parte é a que leva mais tempo para ser feita e, também, é a que pode custar mais caro para as empresas. Como existem diversas opções com pontos positivos e negativos, você precisa pesquisar com antecedência para saber qual a melhor opção.

Reserve a hospedagem

Antes de reservar o hotel, identifique quais são os locais que você já sabe que precisa ir, como o aeroporto e o ponto de encontro da reunião ou evento. A partir disso, você deve pesquisar a opção que mais se encaixa na sua logística e tenha o melhor custo-benefício, tanto em localização quanto em valor.

Busque hotéis que estejam dentro das políticas de viagens corporativas e que tenham espaços para que você possa trabalhar enquanto estiver no quarto. Além disso, fique atento aos horários de check-in e check-out para não comprometer a reserva.

Faça a cotação das passagens aéreas

Sabemos que deixar para fazer isso de última hora pode acabar gerando muitos gastos. Por isso, é preciso pesquisar com antecedência para escolher o voo. Nos voos nacionais, no período da baixa temporada, a compra das passagens pode ser feita entre 30 e 45 dias antes da viagem. Já na alta temporada, a compra deve ser feita com 45 a 60 dias de antecedência.

Nos voos internacionais, na baixa temporada, compre as passagens com 30 a 60 dias de antecedência. Na alta temporada, o período deve ser de 60 a 120 dias antes de viajar.

Defina as formas de locomoção

Se você tem o costume de dirigir quando realiza viagens corporativas, o aluguel de um carro pode ser a melhor opção para se locomover. Isso permite mais liberdade e agilidade para chegar aos encontros marcados.

Caso você não dirija nas cidades de destino, o ideal é fazer parceria com algum táxi ou solicitar as viagens por meio de aplicativos. Os táxis oferecem tarifas mais fixas e os outros serviços têm a comodidade de solicitação online.

Providencie a documentação

Além de todos esses itens essenciais para o planejamento da viagem, levar a documentação necessária é muito importante. Sem registros e comprovantes, você pode ser impedido de realizar algumas viagens.

Para identificar quais deles são essenciais, é preciso verificar se é uma viagem nacional ou internacional e para qual lugar você irá se deslocar. Para isso, separamos uma lista do que você deve verificar antes de ir.

Passaporte

O atual passaporte tem a validade de dez anos e, para realizar uma viagem, é preciso que ele esteja válido pelo menos seis meses após a data do embarque.

Visto

Cada país mantém um acordo diferente com o Brasil, por isso, é preciso verificar qual a condição para chegar ao destino. Eles devem ser solicitados com antecedência, por isso, faça essa pesquisa com antecedência.

Vacinação

Existem países que solicitam que, para entrada em seu território, o viajante tenha tomado algumas vacinas. Verifique se o seu destino requer alguma específica e mantenha seu cartão de vacinação em dia.

Seguro de viagem

Esse item é essencial para todas as viagens feitas ao exterior. Em alguns países, é preciso chegar ao território com um seguro já contratado.

Carteira de identidade

Para embarcar em território nacional ou para entrar em alguns países da América Latina, apenas a carteira de identidade é necessária.

Contratar uma agência de viagem online garante que você faça o melhor proveito da sua viagem. Ela facilita o acesso a parceiros prestadores de serviço e promove agilidade nos processos.

Os pacotes de viagens corporativas podem adquirir mais vantagens se forem fechados na mesma agência, que oferece serviços como cashback, self booking e relatórios de viagens. Quer saber mais sobre como planejar a viagem? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas.

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