As viagens empresariais são muito importantes e fazem parte da rotina da companhia e dos colaboradores. É a partir desse compromisso, que os viajantes corporativos vão representar a companhia em reuniões, construir networking e encontrar novos parceiros.

Para que tudo isso aconteça, no entanto, é importante considerar que o funcionário que está realizando essa viagem é o responsável pela imagem da empresa. Por isso, promover a melhor experiência para o colaborador é importante para atingir os objetivos da firma.

Essa vivência do colaborador varia desde o transporte, passando pela hospedagem, alimentação e até chegar à reunião final. Dessa forma, é necessário que as empresas se preocupem em realizar todo esse planejamento. Quer saber mais? Confira as oito dicas sobre como melhor a experiência do viajante.

Como melhorar a experiência do viajante corporativo

Foque nos benefícios

As viagens corporativas são responsáveis por colocar o nome da empresa no mercado, o que é feito por meio dos colaboradores. Esses compromissos não são gastos para as companhias e os gestores devem focar nos benefícios que eles atraem, encarando a atividade como um investimento.

Para que tudo ocorra de acordo com os planos, defina metas para cada uma das jornadas. Dessa forma, o colaborador que fizer um workshop, participar de palestras ou comparecer à reuniões terá em mente qual é o real objetivo da viagem e qual é o retorno que a empresa espera dele ao retornar.

Crie um calendário

Para evitar que essas viagens apareçam de repente, os gestores devem ser responsáveis por elencar quais são os principais encontros, eventos ou parceiros que precisam ser visitados. Com essa organização, o setor responsável tem mais tempo para planejar e estruturar cada uma delas.

Isso é muito benéfico, pois o colaborador designado para esse compromisso não é pego de surpresa e pode se planejar. Outra coisa importante é que as empresas conseguem reservar hotéis e passagens antecipadas, para desfrutar de descontos e evitar o esgotamento de qualquer uma delas.

Apresente o destino

Assim que os destinos forem escolhidos, apresente-os para o viajante, pois isso pode significar o sucesso da viagem. Nesse caso, apresente para o colaborador qual a cultura local, os costumes e a forma de se comportar nesse novo ambiente de trabalho. Assim ele se sentirá mais confiante para participar dessa reunião.

Caso seja uma viagem para o exterior, conhecer as diferenças culturais pode influenciar na aceitação da sua empresa naquele país por meio da demonstração de respeito da companhia pela cultura local. Se for um compromisso nacional, conhecer o funcionamento da instituição com a qual a reunião de negócios será feita também é relevante nesse processo.

Contrate um seguro de viagem

Promover a melhor experiência para o colaborador não significa que eles devem ser feitos apenas com relação aos compromissos de trabalho. Promover a segurança do trabalhador durante esse período é muito importante, assim, mostre qual o contato deve ser acionado caso algo aconteça e entregue um kit de primeiros socorros para ser levado.

Os funcionários se sentirão mais seguros quando eles souberem que um seguro de viagem foi contratado para o período. Isso pode parecer um gasto extra da empresa, no entanto, é uma forma de prevenção contra eventuais acidentes, pois a economia desse recurso pode resultar tratamentos médicos posteriores que representarão um ônus ainda maior.

Escolha os melhores hotéis

Por mais que o colaborador fique no hotel apenas para dormir, é importante escolher bons serviços de hospedagem. É nesse lugar que o funcionário vai se preparar para chegar ao objetivo da viagem. Portanto, uma noite bem-dormida vai refletir no humor e no desempenho dele.

Porém, é preciso considerar a qualidade, a estrutura, a localização e os custos adicionais que a escolha do hotel pode gerar. Alimentação, cancelamento em cima da hora, as opções de lazer e formas de pagamento são variáveis que não devem ser descartadas. Esses itens requerem uma pesquisa antecipada e a conversa direta com os serviços de hospedagem.

Ofereça materiais necessários

Para que o colaborador faça o proveito de tudo que essa viagem pode oferecer, contar com alguns materiais é essencial. Esses itens variam de acordo com o objetivo escolhido, e a empresa deve ficar responsável por identificar o que é importante e indicar para o funcionário o que deve ser levado.

Em caso de apresentações comerciais, por exemplo, um computador, apresentações previamente estabelecidas e um aparelho celular são suficientes. Porém, caso ele vá apenas para um treinamento, além de materiais de anotação, um tablet e um smartphone devem dar conta do recado.

Faça o uso da tecnologia

O uso da tecnologia é ideal para promover a otimização da viagem. Nesses compromissos corporativos, perder tempo não é uma opção, e para promover a melhor experiência do funcionário, aposte na utilização de aplicativos e eletrônicos.

Para se comunicar com os funcionários, aposte em softwares gratuitos de comunicação e indique aplicativos que forneçam informações sobre os estabelecimentos mais próximos, como restaurantes, serviços de emergência, shoppings e supermercados. Disponibilize, também, programas de GPS para que o colaborador se localize na cidade.

Contrate uma agência online especializada

Planejar uma viagem corporativa e certificar-se de que os funcionários tenham a melhor experiência é uma tarefa que requer muita pesquisa, organização e planejamento. Por isso, apostar na contratação de um agente externo pode ser de grande ajuda, além de contribuir para a economia de alguns itens.

Agências online, como a etrip, oferecem benefícios e economia para as empresas, como relatório gerencial e o cashback para as viagens que forem feitas. Essas organizações já têm experiência nesse tipo de planejamento e contam com parceiros no ramo da hotelaria e transporte que podem oferecer descontos.

Garantir a melhor experiência para os colaboradores inclui diversos pontos delicados que devem ser cuidadosamente avaliados e selecionados para que as viagens corporativas sejam aproveitadas ao máximo e tragam bons resultados para a empresa.

O viajante corporativo tem uma responsabilidade ao encarar esse compromisso e, por isso, a empresa precisa contratar uma agência que faça todo esse planejamento. Gostou do nosso texto e quer saber mais sobre como promover a melhor experiência de viagem? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas.