Vez ou outra, nos deparamos com notícias sobre a prática de overbooking no hotel e em companhias aéreas; em alguns casos, são tomadas medidas extremas e bastante negativas. Casos assim sempre geram uma grande repercussão e muitas pessoas ficam na dúvida se a prática de overbooking é ou não é permitida.

Afinal de contas, são preocupantes situações que podem prejudicar a rotina de milhares de pessoas que já estão com suas passagens aéreas compradas e reservas em hotéis, incluindo as que estão realizando viagens corporativas e que têm toda uma agenda de compromissos a ser seguida.

Por isso, neste artigo, vamos entender por que ocorre o overbooking nas companhias aéreas e nos hotéis e, principalmente, quais são os seus direitos e como agir caso aconteça durante a sua viagem a negócios.

Confira os motivos para o overbooking em empresas aéreas

Overbooking, do português “sobrevenda”, é um termo utilizado por empresas de diversos segmentos e refere-se à prática de vender um serviço em quantidade maior do que a capacidade que a empresa pode fornecer. No caso da aviação, essa é uma prática comum para evitar perdas financeiras e maximizar os lucros. Ela pode acontecer em empresas aéreas e hotéis, e ser ocasionadas por, pelo menos, cinco motivos, que listaremos a seguir.

Motivo 1: cancelamentos ou junções de voos

Questões climáticas, bem como operacionais, nas quais um ou mais voos são cancelados e os passageiros precisarão ser colocados em outros aviões, conforme a disponibilidade. Nesse caso, a companhia aérea pode realizar o overbooking para atender prioridades de voos cancelados, como idosos, passageiros com crianças de colo e lactantes.

Motivo 2: reacomodação por perda de conexões

Se um voo atrasar e os passageiros perderem suas conexões, eles precisarão ser realocados em outra aeronave, mas ela pode estar lotada. Então, a companhia aérea pode praticar o overbooking para atender os passageiros que estejam em trânsito, preterindo o embarque dos passageiros que embarcariam no local.

Motivo 3: troca de aeronave não programada

Vamos supor que você esteja com viagem programada em um Airbus A320, com capacidade para 174 passageiros, e a lotação estava no limite. Por motivos operacionais ou técnicos, o avião precisará ser substituído por outro modelo com capacidade menor (30 assentos a menos, por exemplo). Nesse caso, a companhia aérea terá que preterir o embarque de parte dos passageiros ou reacomodá-los em outros voos.

Motivo 4: passageiros atrasados

Passageiros que se apresentam no check-in com menos de 40 minutos de antecedência para voos nacionais ou 60 minutos para internacionais, a companhia pode acionar a lista de espera.

Motivo 5: venda de passagens acima da disponibilidade de assentos

A prática do overbooking é muito comum, pois as empresas vendem passagens aéreas acima da disponibilidade de assentos. Dessa forma, elas maximizam seus lucros porque ganham receita com a venda extra de passagens. Por conta de alguns cálculos baseados nos riscos, ela evita perdas financeiras no caso de ter que pagar multas aos passageiros.

As companhias têm softwares que calculam o índice médio de “no show” (não comparecimento do passageiro) em cada voo, rota e data. A partir de então, esse percentual levantado serve para definir a quantidade de passagens extras que venderão. Todos os riscos precisam ser calculados para se evitar as perdas financeiras. Se todos os passageiros comparecerem ao voo, por exemplo, ela terá que arcar com indenizações e multas para ressarcir o prejuízo.

Conheça direitos do passageiro em caso de overbooking

É preciso compreender que o overbooking em solo nacional e em solo internacional conta com diferentes regras. Por isso, o passageiro deve ficar atento aos dois casos. Veja cada um deles!

Voos nacionais

Em overbooking de voos nacionais, a empresa precisará colocar o passageiro no primeiro voo disponível para o mesmo destino. Se a espera pelo próximo voo demorar mais do que uma hora, a companhia deve arcar com as despesas de internet e de telefone. Em mais de duas horas, com a alimentação. Em mais de 4 horas, com a estadia em hotel e com translado.

Quando a empresa detectar que um determinado voo não terá lugares suficientes, ela pode procurar voluntários que aceitem alterá-lo em troca de vantagens, como bilhetes extras, dinheiro, milhas, hospedagem em hotéis etc.

Caso não tenha voluntários suficientes, ela pode determinar seus próprios critérios para decidir quais passageiros não poderão embarcar. Nesse caso, a multa prevista na resolução da Anac deve ser paga integralmente e imediatamente, além de oferecer outros meios de reacomodação (incluindo diárias em hotéis, alimentação e traslado para o aeroporto, em caso de voo que sairá apenas no dia seguinte).

A empresa, de acordo com as regras, deverá indenizar o passageiro imediatamente no valor de 250 DES (Direito Especial de Saque) nos voos domésticos.

Voos internacionais

No Brasil, overbooking é ilegal, mas as companhias ainda continuam praticando. Contudo, na Europa e nos Estados Unidos a prática é legal, mas existem regras. Nesses destinos, por exemplo, as empresas devem procurar voluntários para reacomodar o passageiro. Os voluntários recebem diversos benefícios como hospedagem, alimentação ou milhas.

Em destinos europeus, os passageiros devem receber uma indenização de 250 a 600 euros. O valor dependerá da distância do voo. Eles também podem ter o ressarcimento total do valor pago na passagem. Já nos Estados Unidos, os passageiros recebem uma indenização de até 400 dólares, caso o passageiro chegue ao seu destino com uma ou duas horas de atraso, e até 800 dólares quando os atrasos são superiores a duas horas.

Saiba o que fazer em caso de overbooking em aviões

O primeiro passo você já está fazendo, que é adquirir informações sobre os seus direitos. Contudo, é importante, também, saber como agir, já que nem sempre as companhias aéreas oferecem as soluções de forma simples aos passageiros. Por isso, decidimos apresentar algumas atitudes que os passageiros devem tomar para garantir seus direitos. Confira!

Entre em contato com a companhia aérea

Está no aeroporto e descobriu sobre um overbooking? Fique tranquilo. O primeiro passo é procurar a companhia aérea. Além disso, antes de conversar com os funcionários, veja pelo site da companhia ou pelo painel do aeroporto se existem outros voos disponíveis. Essa ação é importante, pois no momento de dialogar com os funcionários, você pode argumentar que há outras opções.

Em seguida, se direcione para o guichê da companhia e veja se ela oferece alguma solução para o seu problema. Caso não ofereça uma solução satisfatória, solicite conversar com o supervisor e explique que você tem conhecimento dos seus direitos.

Procure seus direitos com a Anac

Caso o problema não seja resolvido no guichê da empresa, você precisará entrar em contato com a Anac. Normalmente, há alguns funcionários do órgão nos aeroportos. Peça ajuda para mediar à negociação com a empresa.

Procure seus direitos na justiça

Supondo que nem a conversa com a companhia nem a Anac conseguiram resolver sua situação, você deve exigir uma justificativa da companhia, por escrito. Esse documento será necessário para usar como prova para quando entrar na justiça exigindo uma indenização. Lembre-se de reunir provas. Caso você tenha perdido uma reunião ou a perda do voo tenha causado a você prejuízos financeiros, procure reunir provas que mostrem isso. Por exemplo, notas fiscais, fotos, reservas de hotéis etc.

Depois de reunir as provas, você precisará entrar em contato com uma empresa de advocacia séria e de confiança. Explique o caso, mostre as provas e veja qual será a avaliação do profissional. Escute com atenção e avalie se realmente vale à pena embarcar em um processo judicial. Se a análise do profissional for positiva, não tema em procurar seus direitos.

Fique muito atento a todas essas dicas para minimizar suas perdas em viagens corporativas, em caso de overbooking. Como passageiro, caso se sinta lesado, procure e exija seus direitos.

Confira o que leva ao overbooking nos hotéis

Como nas empresas aéreas, o setor hoteleiro também pode sofrer de overbooking. Esse acontecimento pode surgir por três motivos. Confira quais são eles.

Motivo 1: falta de controle nas reservas

Nesse caso, os hotéis não conseguem fazer o controle das reservas dos quartos e acabam ofertando mais vagas do que eles têm. Eles costumam fazer isso contando que haverá alguns cancelamentos e o “no show”, que é quando a pessoa que fez a reserva não aparece.

Dessa forma, os gerentes deveriam usar ferramentas para o gerenciamento das reservas, assim, elas ficam automatizadas.

Motivo 2: aumento do faturamento

Quando o overbooking ocorre, os hotéis tendem a ganhar, pois eles recebem uma parte feita pelas pessoas que cancelaram e ainda recebem a estadia do cliente que ficará nesse lugar. No entanto, isso pode gerar prejuízos para a imagem do hotel.

Em vez de faturar, a hospedaria terá uma má fama, de que não se pode confiar. A curto prazo, isso pode parecer bom, pois gera lucro, porém, futuramente, os clientes podem não escolher esse hotel com receio de que ele tenha overbooking de novo.

Saiba o que fazer em caso de overbooking em hotéis

Como nos casos de overbooking de aviões, os consumidores podem sofrer com a superlotação dos hotéis. Com isso, as hospedaria oferece mais vagas do que as que estão disponíveis, gerando prejuízo e dor de cabeça para os viajantes.

Faça as reservas online

Com o desenvolvimento da tecnologia, realizar as reservas por meio do site de viagens, agências e o próprio site da empresa se tornaram cada vez mais comum. Geralmente, você precisa pagar uma pequena taxa de seguro e você recebe todos os comprovantes por e-mail.

Entre em contato com o hotel

Antes de embarcar na viagem, você pode entrar em contato com o hotel e conferir se tudo está certo com a reserva. Muitos desses mecanismos são feitos online, pelo site da empresa ou por sites de reserva. No entanto, é preciso tomar o cuidado para evitar que qualquer erro aconteça; sendo assim, ligar para a recepção do hotel e conferir se tudo está certo é importante.

Contrate agências online

Se a sua empresa não possui um setor para mexer com viagens, o ideal é contratar agências especializadas nesse assunto. Elas são responsáveis por promover todos os trâmites para a compra de passagens e a reserva do hotel. A Etrip já tem conhecimento nessas áreas e sabe quais são os hotéis, relatórios e cashback mais confiáveis.

Verifique as reservas

Na hora de realizar as reservas para as viagens corporativas, você pode criar um sistema de controle de informações. Nesse caso, organize uma tabela com quais reservas devem ser confirmadas, feitas e/ou desmarcadas. Esse processo precisa ser feito diariamente, pois evita que os viajantes tenham surpresas desagradáveis quando chegarem.

Além disso, continue sempre se atualizando com conteúdo de qualidade sobre o assunto. Isso proporcionará a você o empoderamento necessário para garantir que os deveres da empresa sejam cumpridos e que seus direitos também, em caso de overbooking. Além disso, tenha conhecimento dos seus direitos e dos deveres de quem está prestando o serviço.

Dessa forma, recomendamos que você procure uma agência que fique responsável por fazer esse tipo de trabalho, o que facilitará muito a organização da sua viagem corporativa.

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As viagens corporativas devem ser realizadas com todo o planejamento possível, levando-se em consideração vários aspectos, como transporte, alimentação, hospedagem e outros itens que permitirão que o viajante desempenhe sua missão da melhor forma possível. E dentro desse pacote, o seguro de viagem deve estar incluso, independentemente da duração da viagem.

No post de hoje vamos falar sobre esse assunto e você irá descobrir como funciona e por que essa forma de prevenção é tão importante para que a viagem tenha sucesso.

Como funciona o seguro de viagem

O seguro de viagem é uma espécie de plano de saúde temporário, funcionando como uma garantia de indenização para diversas situações, incluindo acidentes e doenças.

Ele é válido somente pelos dias da contratação e está limitado às normas especificadas em contrato. Geralmente, ele é contratado para viagens internacionais, mas também pode ser contratado para viagens nacionais, pois mesmo que o viajante já tenha um plano de saúde com cobertura nacional, o seguro também pode cobrir algumas situações extras, como o extravio de bagagem, por exemplo.

Na hora de contratar um seguro para a viagem corporativa, é importante ficar atento a uma sutil diferença, mas que pode significar muito para os viajantes e suas respectivas empresas: existe seguro de viagem e assistência de viagem.

Enquanto no seguro de viagem o viajante paga todas as despesas do próprio bolso e depois solicita o reembolso à seguradora (dentro dos limites financeiros estabelecidos em contrato), na assistência viagem, o atendimento é todo arcado pela seguradora contratada, dentro dos limites estabelecidos em contrato.

Na prática, se o viajante contratou uma assistência viagem e precisou de atendimento médico, ele deve ligar para a seguradora, que informará o local onde ele deverá ser atendido. Nesse caso, a empresa do seguro arcará com as despesas. Já no caso do seguro de viagem, o viajante pode optar por qualquer local para ser atendido, mas terá que arcar com os custos do próprio bolso e, posteriormente apresentar toda a comprovação (documentos, notas fiscais, laudo médico, etc) para receber o reembolso.

É importante ressaltar que muitas seguradoras vendem os dois serviços no mesmo pacote, o que acaba sendo uma vantagem. Então, preste muita atenção na hora de contratar e leia todas as cláusulas antes de fechar negócio.

Outra dica importante: não compre o seguro apenas durante o tempo exato da viagem corporativa. Estenda a data para dois dias após a data da volta, para evitar imprevistos, como o atraso, o cancelamento de voos ou a necessidade de permanência por mais um tempo.

A importância de um seguro para viagens corporativas

Planejar qualquer tipo de viagem é necessário para que se minimize potenciais riscos, inclusive durante uma viagem a negócios. Afinal, acidentes, doenças e outros infortúnios, como o extravio de bagagens, pode ocorrer com qualquer pessoa. E dependendo do local da viagem, despesas médicas, como consultas e internações podem sair bem caro, afetando e muito o planejamento financeiro da empresa, principalmente nas de pequeno e médio portes.

Existem vários tipos de planos de seguro, que vão desde a cobertura mais básica até as mais completas, inclusive quanto ao valor financeiro coberto. A seguir, eis algumas das principais coberturas de seguros, que também podemos dizer que são vantagens para a contratação:

  • atendimento médico e odontológico 24 horas;
  • despesas farmacêuticas;
  • seguro no caso de cancelamento ou interrupção da viagem, em caso de emergência médica;
  • visita ao segurado hospitalizado;
  • acompanhante em caso de hospitalização prolongada;
  • hospedagem após alta hospitalar;
  • remarcação de passagem para regresso;
  • indenização em caso de invalidez permanente ou total;
  • assistência funeral;
  • repatriação médica e funerária;
  • indenização no caso de morte;
  • localização de bagagem extraviada;
  • indenização no caso de bagagem extraviada;
  • despesas jurídicas;
  • pagamento antecipado de fiança.

Diante de todos esses argumentos, não há como negar que o seguro de viagem deve fazer parte do orçamento de todas as viagens corporativas, para prevenir riscos e assegurar toda a assistência ao viajante caso ele precise. Esse cuidado demonstra, ainda, que a empresa se preocupa com o bem-estar e a segurança de seus colaboradores.

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A viagem corporativa precisa ser feita com um bom planejamento. Além de você verificar a hospedagem, passagens aéreas, traslado, aluguel de veículos, um dos itens que devem ser considerados como de extremo valor é a documentação.

Será que você está levando as documentações que precisa? Será que o destino exige vacinação? O passaporte está em dia?

Não importa se você viajará para passar um fim de semana ou terá uma viagem para outro lado do mundo, é sempre importante conferir todos os documentos necessários antes do embarque.

Ainda mais se a sua viagem a negócios for para um país estrangeiro e que tenha uma cultura diferente. Para evitar qualquer mal-entendido, é melhor ter todos os documentos de viagem em mãos.

Para ajudá-lo nessa tarefa, a etrip enumerou 5 itens de viagem que são essenciais. Você pode listá-los em um papel conforme desejar e depois, fazer um check-list para averiguar se tudo está ok!

5 itens de documentação para a sua viagem

Antes de fornecer estes 5 itens de documentação, é importante esclarecer que cada país possui a sua política de imigração própria.

Também, dependendo do seu passaporte, a lei em cada um é diferente. Há exigências peculiares. E você deve se atentar cuidadosamente.

O ideal e mais correto é que antes de comprar o bilhete de viagem, você procure no site da embaixada os requisitos de vistos para o destino planejado. Busque todas as informações necessárias.

1 – Passaporte em dia

O seu passaporte deve estar em dia e precisa ser válido pelo menos seis meses após a data da sua viagem. Cada país tem os seus próprios limites de data, alguns deles são três, outros seis meses. Então, se as datas são muito apertadas, é melhor obter um novo.

É importante destacar o período para tirar um novo passaporte. Se você der entrada normalmente, o prazo para receber é de 2 meses. Para casos emergenciais, o prazo é de 7 dias para a entrega.

2 – Verifique a necessidade de visto

Providenciar o visto para o destino da viagem é uma das responsabilidades do viajante. Em cerca de 146 países ao redor do mundo é possível entrar com ou sem visto. Isso significa que não precisará solicitá-lo com antecedência, apenas viajar para o local e terá a permissão no aeroporto. Visite o site da embaixada do seu destino para encontrar todos os detalhes a esse respeito!

3 – Vacinação

Existem alguns países que exigem vacinação contra muitas doenças diferentes em todo o mundo. E para você evitar qualquer enfermidade, é necessário tomar vacina antes de viajar. A mais comum solicitada é contra a Febre Amarela, mas há outras que você deve saber.

Sendo assim, para encontrar a lista completa dessa exigência, visite o site da World Heath Organization. Lá você também pode encontrar dicas úteis sobre segurança alimentar e proteção à saúde.

Leia atentamente, porque em alguns países você não pode passar pelo controle do passaporte sem ter a vacina exigida.

4 – Informações do hotel em mãos

Ao reservar o seu hotel, tenha todos os detalhes em mãos. Além de ter as informações em seu celular, imprima o voucher do hotel. Ainda que seja possível gerenciar sua reserva de hotel no celular, é mais seguro ter uma versão impressa também, pois caso fique sem bateria no celular, a informação ainda estará ao seu alcance.

5 – Tenha um seguro de viagem

O seguro de viagem não é apenas um documento essencial numa viagem corporativa, é um requisito indispensável, especialmente quando é uma viagem ao exterior.

E não importa se você for por uma semana ou apenas alguns dias, precisará de uma proteção para sua saúde ou sua bagagem.

É sempre bom saber se no país de destino existe esta obrigatoriedade. Por exemplo, os brasileiros são obrigados a chegar na Europa com um seguro de viagem que cobre pelo menos 30 mil euros. Se você não tiver, pode precisar comprar um no aeroporto. E isso vai custar muito mais!

Você conheceu 5 itens de documentações essenciais para evitar transtornos em sua viagem corporativa e/ou a lazer.

A etrip quer colaborar para você ter as melhores viagens, por isso, visite o nosso site e obtenha mais informações de nossos serviços!

Viagens corporativas fazem parte da realidade de muitas empresas, de todos os tamanhos, nos dias de hoje. Elas exigem planejamento e mesmo antecipação para garantir que nada fuja do esperado. Porém, muitas vezes as oportunidades surgem em cima da hora e a empresa deve enviar um funcionário viajante para um evento ou encontro importante.

E se esse funcionário for você? Se você costuma viajar a trabalho, deve estar preparado para o surgimento de viagens de última hora. Essas são algumas dicas para lidar com viagens corporativas que aparecem de repente, sem planejamento prévio.

Tenha um nécessaire pronto

Se você costuma viajar, já deve saber quais produtos de higiene são indispensáveis e como levá-los na mala. Tenha um nécessaire preparado com tudo que precisará usar – escova e pasta de dente, desodorante, loções, perfume, cremes, filtro solar etc. É importante que todos esses itens estejam em embalagens reduzidas, para caberem em qualquer mala.

Caso você precise de algum medicamento, organize-se com antecedência. Alguns remédios só podem ser carregados na mala junto com receita médica. Por isso, é importante mantê-la atualizada. Coloque medicamentos que não precisam de receita, mas que são importantes – para dor de cabeça, para gripe etc. – em seu nécessaire.

Tenha uma checklist para fazer as malas

Ter uma checklist facilita muito na hora de fazer as malas em qualquer situação, mas também agiliza o processo quando você não tem muito tempo até o embarque. É possível encontrar checklists de bagagem aos montes na internet, mas o ideal é preparar uma você mesmo, que satisfaça suas necessidades. Use as checklists prontas como base.

Anote tudo que precisa levar, desde roupas até materiais e equipamentos. Coloque suas roupas de trabalho, mas não se esqueça do pijama. Separar em categorias pode ser uma boa ideia – “Roupas”, “Acessórios”, “Produtos de higiene”, “Materiais”, “Equipamentos” e “Documentos”, por exemplo.

Mantenha os documentos em dia

Falando em documentos, é importante mantê-los em dia caso precise viajar sem planejamento prévio. Alguns documentos são imprescindíveis para viajar.

Se a viagem for nacional, tenha sua carteira de identidade, carteira profissional ou carteira de habilitação em mãos. Se a viagem internacional for para algum país do MERCOSUL, você também pode utilizar a carteira de identidade, desde que ela tenha menos de 10 anos de expedição.

Se for uma viagem internacional para fora do MERCOSUL, você deve ter um passaporte. Verifique se o seu está dentro da validade e se não vencerá em breve. Também pode ser necessário ter um visto e, nesse caso, há muito burocracia envolvida. Por isso, caso você viaje a trabalho para algum país estrangeiro com frequência, certifique-se de que seu visto seja sempre válido, renovando quando for preciso.

Alguns países também exigem a apresentação da carteira de vacinação. Esteja sempre com suas vacinas em dia. Em alguns casos, você tem que ter tomado a vacina pelo menos 10 dias antes de embarcar. Alguns lugares exigem vacinas específicas, como a da febre amarela.

Para não se esquecer de nenhum desses documentos, faça cópias autenticadas em cartório e deixe em um envelope de fácil localização. Em um momento como esse, você precisa economizar tempo.

Fique atento aos acontecimentos na empresa

Uma maneira de não ser completamente pego de surpresa por uma viagem a trabalho é ficar atento constantemente aos acontecimentos da empresa e do mercado de trabalho. Você pode, por exemplo, conversar com os colaboradores do setor comercial para saber das negociações da empresa. É possível analisar a partir daí, se essas negociações exigirão uma viagem.

Do mesmo modo, se manter atualizado em sua área e conhecer o mercado de trabalho também é importante. Por exemplo, caso esteja para acontecer um evento, como uma feira relacionada ao seu ramo, existem boas chances de você ter que ir. Evite marcar compromissos para os dias que antecedem esse evento.

Caso você já tenha compromissos agendados para os dias da viagem, deixe alguém responsável por desmarcá-los e reagendá-los.

Ainda que seja preparada às pressas, a viagem a trabalho trará muitos benefícios para sua carreira e para a empresa. Aproveite para estabelecer novos contatos, aprender mais sobre a sua área, conhecer novas culturas e visitar novos lugares. Viagens corporativas são sempre excelentes oportunidades para crescer junto à sua empresa.

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Novos contatos e parcerias, conquista de novos mercados, e aumento nas vendas. Estes são uns dos principais motivos de uma viagem a trabalho. Mas alguns erros no planejamento podem comprometer todo seu esforço de negociação ou prospecção de novos clientes. E eles são mais comuns do que você imagina.

Há uma série de recomendações, mas a principal deve ser: Viagem a trabalho é diferente de uma viagem a passeio.

A seguir, listamos algumas recomendações e sugestões para uma proveitosa viagem a trabalho.

5 dicas para sua viagem a trabalho

Pense bem na hora de organizar a mala

A viagem começa na hora de fazer as malas. Não se esqueça dos itens mais básicos como chinelos e material de higiene pessoal. Quanto às roupas, escolha peças com cores mais sóbrias e tons mais neutros.

Também lembre-se de seu material de trabalho como notebook, agenda e bloco de anotações. Indispensável – embora sempre deixado para trás – são os carregadores e, principalmente, adaptadores de tomada.

Faça um cronograma

Organize seu tempo desde a previsão de chegada detalhando o número de compromissos, a duração estimada de cada reunião, tempo de deslocamento entre um contato e outro e intervalos para refeições. Não marque reuniões muito próximas umas das outras.

Dependendo da localidade faça as contas e veja qual é mais vantajoso: deixar um motorista à sua disposição, alugar um veículo, usar aplicativos para pedir carros com motorista ou optar pelo transporte público – metrô, principalmente.

Estude a cultura local

Isso facilita tanto sua estada quanto o fechamento de negócios. Em uma viagem ao exterior, por exemplo, este item é fundamental. Saber sobre costumes e hábitos alimentares evita gafes ou contratempos. Respeitar as diferenças é a palavra de ordem.

Visita a países asiáticos, para citar um exemplo, devem ser minuciosamente estudadas, justamente pela seriedade com que chineses e japoneses exigem de uma reunião de negócios. Além das diferenças culturais entre orientais e o mundo ocidental.

Mantenha a disciplina

Como dissemos anteriormente: Viagem a trabalho é diferente de uma viagem a passeio. Evite baladas ou festas que possam fazer você perder hora no dia seguinte ou aparecer com ressaca a uma reunião de negócios. A credibilidade, uma vez perdida, é praticamente irrecuperável.

No entanto, não quer dizer que você deva ficar enclausurado no quarto do hotel. Você pode visitar os tradicionais locais turísticos ou participar de alguma atividade cultural. Inclusive, estas atividades podem auxiliar  na hora de puxar assunto com um cliente local. 

Cuide da sua saúde

Ao traçar seu cronograma, lembre-se de intervalos para as refeições e das sagradas oito horas de sono. Também entra aqui o fator alimentação. Além do cuidados com os hábitos alimentares da localidade onde irá fazer negócios, evite refeições pesadas e exageros.

Viagens que vão exigir um período maior fora de casa também vão requerer um tempo dedicado aos esportes. Verifique se há espaço para caminhadas ou se o hotel tem uma academia aos hóspedes.

A importância de organizar as despesas

Neste aspecto, mesmo que você seja dono do próprio negócio é importante manter todos os gastos anotados, de preferência com comprovantes. Guarde os recibos de despesas com táxi, lanches e restaurantes. É muito comum perder a conta e gastar além do necessário, principalmente em viagens internacionais.

Se você é um colaborador, este cuidado deve ser redobrado. Evite pagar despesas pessoais com lazer – cinema ou teatro, por exemplo – com o dinheiro da empresa. Evite, também, esbanjar almoçando em restaurantes muito caros ou pedindo comidas exóticas. No caso dos hotéis, frigobar só em última opção. Além de mais caros, são cobrados à parte e sua conta pode ir além do combinado.

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Hoje em dia, muitas empresas enviam seus funcionários em viagens corporativas. Mesmo que a viagem seja planejada pela empresa, o funcionário viajante ainda tem muitas responsabilidades, como auxiliar no planejamento, garantir que seus documentos estejam em dia, reportar gastos de viagens e decidir o que levar na mala.

Uma dessas responsabilidades que cabe apenas ao viajante é a de arrumar as malas e pertences. Essa já é uma tarefa que exige cuidados quando a viagem é curta — de alguns dias até duas semanas —, mas se torna ainda mais complicada quando a viagem ultrapassa esse período, pois o planejamento tem que ser ainda maior.

Por isso, neste post, daremos dicas para preparar sua mala para viagens de longa duração em território nacional. Continue lendo e saiba o que é importante de levar para essas viagens!

Pense nas atividades a serem desenvolvidas

O mais importante para escolher o que levar em uma viagem é considerar quais serão suas atividades enquanto estiver por lá. Por exemplo, em viagens a trabalho, você participará de reuniões, cursos, palestras e eventos que exigem certos tipos de roupas. Considere também aquilo que pretende fazer quando não estiver trabalhando. Quer conhecer a cidade e caminhar bastante? Então leve um sapato confortável. Quer manter sua rotina de exercícios? Coloque suas roupas de ginástica e tênis de corrida na mala.

Não se esqueça de conferir qual será a previsão do tempo para o período em que ficará nesse outro lugar. Fará muito frio? Ou será um período de muito calor?

É importante saber qual será a temperatura no lugar de destino para levar roupas que condizem com o clima. No inverno, leve roupas mais pesadas para suportar o frio. Se for fazer muito calor e o hotel tiver piscina, considere levar sua roupa de banho para relaxar depois do trabalho. Planejar as roupas que serão levadas é importante, pois evita que você carregue peso desnecessário.

Escolha suas roupas com cuidado

A escolha das roupas é algo pessoal, que depende do seu estilo e das atividades que serão desenvolvidas e necessárias do trabalho. Porém algumas dicas podem ajudá-lo a escolher as peças que combinem, sejam fáceis de colocar na mala e que você poderá aproveitar ao máximo.

Para os homens

Se você precisa usar trajes formais, lembre-se de que pode variar o visual trocando apenas a camisa e a gravata. Por isso, não é necessário levar muitos ternos. As cores devem ser neutras, mas não precisa ser preto — cinza ou azul-marinho são boas pedidas.

Se você trabalha em um ambiente mais descontraído, em áreas como moda, música, marketing, uma calça jeans ou de sarja, escura, pode fazer as vezes da calça social. Mas escolha uma cor mais sóbria para combinar com mais peças. Nesse caso, as camisas podem ter cores mais alegres e estampas.

Quanto aos sapatos, mesmo que suas roupas sejam mais informais, prefira os modelos sociais. Mas não precisa se apegar ao preto: sapatos marrons e beges combinam com vários tipos de roupas e cores. Se a previsão é de frio, leve casacos e sapatos fechados para a viagem. Caso a tendência seja o calor, opte por camisas de manga curta e até mesmo calças de tecidos mais leves.

Para as mulheres

A peça-chave do guarda-roupa profissional formal das mulheres é uma saia ou calça social, de corte reto. Ela pode ser combinada com sapatos da mesma cor — sempre cores neutras — e uma parte de cima mais variada. Para diversificar o visual, você pode mudar os acessórios, como colares, brincos, lenços etc.

No caso de ambientes mais informais, a dica de substituir a calça formal por um jeans ou calça de sarja continua. A calça de sarja com um corte comum é casual, mas mais elegante do que o jeans.

Não se esqueça de levar também vestidos básicos. O vestido preto de mangas curtas é um clássico que pode servir tanto no ambiente de trabalho quanto em eventos noturnos, dependendo do tipo de acessório que o complementa. Para a temporada de frio, não abra mão de levar os casacos e botas. Já no clima quente, dê preferência para as roupas de tecido mais leves, saias e vestidos.

Para todos

Tome cuidado para não se esquecer das roupas que precisa usar todos os dias, como roupas íntimas, pijamas, meias e chinelos. O ideal seria levar, pelo menos, sete pares de roupas íntimas, para poder lavá-las no fim de semana. Você pode usar a lavanderia do hotel, se tiver, ou mandar suas roupas para uma lavanderia à parte — o que é ideal para roupas mais difíceis de lavar, como ternos.

É importante não se esquecer dos itens que devem ser levados na necessaire. Dentre eles, estão os objetos de higiene pessoal, como:

  • produtos para cabelo — shampoo e condicionador;
  • maquiagem;
  • sabonete;
  • escova de dente;
  • perfume;
  • remédios;
  • lâmina de barbear;
  • kit de primeiros socorros;
  • algodão;
  • cotonete;
  • cortador de unha;
  • hidratante;
  • pinça.

Leve os equipamentos importantes

É importante colocar na mala todos os equipamentos e materiais que você precisará durante sua viagem. Como a viagem será a trabalho, os instrumentos imprescindíveis do dia a dia — carregador do celular, tablet, notebook e seus respectivos carregadores — até aquilo que é exclusivo para a sua atuação profissional não podem ficar para trás.

Além desses itens de escritório, você também não pode se esquecer de outros materiais necessários, como sua agenda, documentos, contratos, pautas, relatórios e artigos de papelaria. Esses objetos são importantes, pois eles auxiliarão na sua viagem de trabalho.

Arrume a mala

Após separar tudo o que você deve levar para essa viagem, chegou a hora mais chata, que é a de colocar todos esses itens dentro da mala. Organização é essencial para que tudo caiba dentro da bagagem. Para acomodar tudo dentro da mala, daremos a você quatro dicas para otimizar todo o espaço dentro dela.

Enrole as peças que não amassam

Já que esses itens não amassam com a viagem, você pode enrolar calças e blusas para que elas fiquem no menor tamanho possível.

Acomode as meias dentro dos calçados

Como o espaço dentro do sapato sempre fica vazio, você pode usar esse espaço para guardar as suas meias.

Guarde as peças íntimas em sacos pequenos

Como essas peças são pequenas e não ocupam muito espaço, elas podem ser guardadas dentro de sacos para evitar que sejam espalhadas dentro da mala.

Coloque as peças que mais amassam por cima

Para evitar que as peças mais sensíveis se amassem muito durante a viagem, você pode colocá-las por cima das outras peças.

Fique atento para o tamanho da mala que você levará, pois nos voos nacionais, é possível levar apenas uma mala de até 23 kg. Já nos voos internacionais, essas medidas podem mudar, sendo que em algumas companhias aéreas pode-se levar duas malas de 32 kg. Quando for fazer a mala, pesquise essa informação para evitar confusões no embarque e desembarque, ou ganhar mais tempo nas escalas.

Planeje o quanto gastará

A maior parte de seus gastos deve ser coberta pela empresa, mas é essencial que você faça os cálculos do quanto gastará do próprio bolso e leve o dinheiro necessário, seja em cartão ou moeda. Considere deslocamentos, passeios, refeições e compras que deseja fazer. Pesquise o quanto os viajantes recomendam levar por dia para o seu destino. Leve um dinheiro a mais, por precaução.

Com essas dicas, fica muito mais fácil fazer as suas malas e dá vontade de já começar a arrumar a bagagem para a próxima viagem. Um último conselho é para que você não deixe isso para a última hora, pois evitará que esqueça de algo essencial.

O que levar na mala será muito importante para passar os dias na sua viagem corporativa. Quer saber mais? Entre em contato conosco!

A sua empresa ficou por semanas planejando os mínimos detalhes da viagem corporativa. Afinal, a missão era importante: se reunir com clientes em potencial interessados nos produtos da empresa e dispostos a realizarem uma grande parceria.

Tudo certo, mas por algum imprevisto os selecionados para a viagem perdem o voo, prática conhecida como no-show. E agora, o que fazer? Em primeiro lugar, é preciso dizer que perder um voo pode acontecer com todo mundo. Todos nós estamos sujeitos aos percalços pelo caminho, seja o trânsito intenso ou alguma situação pessoal inesperada.

O post de hoje, portanto, é dedicado a este tema. Daremos algumas dicas para que você fique atento e conheça todos os seus direitos como consumidor.

Tente negociar com a companhia aérea ou agência de viagem

É sempre aconselhável que na véspera de uma viagem corporativa você consulte a sua reserva pela Internet ou pelo telefone, para evitar a perda do embarque por conta de uma simples desinformação. Isso porque o voo pode ter sido alterado, até mesmo horas antes do embarque. Também não se esqueça de checar o seu e-mail constantemente.

Mas mesmo assim, o imprevisto que ocasionou a perda do voo pode acontecer até minutos antes do embarque. E agora?

É preciso que você saiba que as passagens aéreas têm validade de 1 ano contadas a partir da data em que foram emitidas. Ou seja, você perdeu o voo, mas não perde a passagem. É o que diz a Portaria 676/2000 da Agência Nacional de Aviação Civil (Anac). Nesse caso, a passagem pode ser remarcada mediante o pagamento da multa por no-show, além de taxas que dependem da categoria do bilhete adquirido.

Portanto, fique atento ao tipo de tarifa do seu bilhete aéreo, definido por cada companhia. Por exemplo, passagens adquiridas em promoção, ou seja, mais baratas, geralmente as multas e taxas de remarcação são maiores.

Remarque com antecedência o voo, se souber que perderá o embarque

Se o viajante já souber com antecedência que não conseguirá comparecer ao embarque, ele poderá remarcar o voo ou até mesmo cancelar a passagem e pedir reembolso.

Nesse caso, é importante ficar atento às taxas e multas cobradas pelas companhias aéreas e agências de viagem, que podem legalmente cobrá-las, mas com limite. No caso de cancelamento, o consumidor tem direito ao reembolso e a multa não pode exceder 5% do valor do bilhete, de acordo com o artigo 740 do Código Civil. O passageiro não terá direito ao reembolso caso deixe de embarcar e não comunicar previamente à companhia.

Busque alternativas para se chegar ao destino

Caso não consiga remarcar o voo ‒ e até mesmo a reunião que lhe espera no destino ‒ a tempo, uma dica é utilizar alternativas de transporte, como o aluguel de veículos ou ônibus leito.

Avise sobre o ocorrido aos participantes da reunião corporativa

Na hora da perda do voo são tantas situações a serem resolvidas que nem sempre nos lembramos de avisar aos executivos que nos esperam no destino. Mas tenha calma, respire fundo e avise imediatamente aos participantes das reuniões e demais compromissos sobre o ocorrido. Explique a situação e os mantenha informados. Pode ser até possível um remanejamento de horário e data, o que facilitará mais na resolução do problema.

Perda de conexões

Se o seu voo é de conexão e você perdeu o primeiro embarque, saiba que o restante das passagens será cancelado e você pode estar sujeito à multa e ao não reembolso do valor. Isso também serve se o passageiro pular a conexão intermediária.

O ideal é você verificar as políticas de cada companhia aérea para não ser pego de surpresa, pois cada uma delas possui uma política diferente para determinados tipos de cancelamento.

Viu como existem possibilidades de contornar a situação e não prejudicar a sua viagem corporativa? O importante é se prevenir, preparando-se com antecedência para o embarque. Faça a mala na véspera (e, de preferência opte apenas pela bagagem de mão para evitar filas e mais atrasos no embarque) e deixe todos os documentos separados perto da bagagem. E cheque constantemente a situação do voo. Tenha uma boa viagem e ótimos negócios!

 

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Viagens corporativas são uma das alternativas para pequenas e médias empresas expandirem seus mercados de atuação. Elas ajudam a impulsionar o nome da empresa no mercado, a criar acordos comerciais e a conseguir novas parcerias com clientes e fornecedores. Por isso, é normal que cada vez mais empresas queiram enviar seus funcionários em viagens pelo Brasil e pelo mundo.

Se você for um viajante corporativo a empresa deve confiar em você para representá-la. Mas isso pode deixá-lo nervoso – e o nervosismo é a porta para cometer gafes. Para prepará-lo para esse momento, criamos esse guia de como não errar em sua viagem a trabalho.

Seja organizado

Poucas coisas são tão feias para um viajante corporativo quanto a desorganização. Comece passando a impressão certa: não se esqueça de nenhum documento ou material necessário para a viagem. Chegar na empresa sem os contratos que motivaram a viagem é sinônimo de descaso! Organize tudo o que precisa levar e confira na noite anterior ao voo. Viaje com os documentos na bagagem de mão, para não correr o risco de extraviar.

Para não perder o horário, trace um cronograma. Anote todos os compromissos em que comparecerá – e converse com sua empresa para garantir que não está se comprometendo com uma carga impossível. Leve seu cronograma com você e siga-o a risca. Dê margem para os imprevistos e avise sempre que for chegar atrasado.

Tome um cuidado especial para chegar no horário certo ás reuniões e não tente sair antes que ela termine. Muitos funcionários viajantes usam o fuso horário como desculpa para sair de reuniões mais cedo. Não faça isso: é sinal de que você não se programou direito para se adaptar antes do trabalho.

Lembre-se do objetivo da viagem

Apesar de ser quase irresistível conhecer a cidade durante a viagem a trabalho, especialmente se for um lugar no exterior para o qual você nunca foi, concentre-se no objetivo principal da viagem: seu trabalho. Deixe os passeios e tours para feriados e fins de semana, se for possível. Se não, programe-se para visitar o que quer conhecer depois do expediente.

Do mesmo modo, não abuse de festas e confraternizações. Mesmo que seja a empresa anfitriã que esteja convidando, lembre-se de que você ainda é um profissional. Não beba demais, não coma demais, não passe vergonha. Você tem dois nomes a zelar – o seu e o da sua empresa.

Não suje o nome da empresa. Falando nisso, não se esqueça de que você é um representante de uma empresa e, assim, deve fazer seu melhor para não sujar o nome dela. Não fale mal da empresa ou de seus colegas, mesmo em ambientes informais. Também não espalhe boatos, fatos não confirmados ou acontecimentos confidenciais. As informações de sua empresa estão em suas mãos. E ainda que essa seja um ótimo momento para fazer networking, não abuse disso. Muitos funcionários acham apropriado usar essa oportunidade para tentar um emprego melhor, mas isso demonstra desrespeito com a empresa que o enviou na viagem.

Use o seu próprio dinheiro para assuntos pessoais

Um dos erros mais comuns em viagens corporativas é abusar do cartão da empresa. O uso do dinheiro da empresa deve ser acordado entre ela e o funcionário viajante antes da viagem, mas é comum que ele seja destinado exclusivamente para os gastos necessários: hospedagem, alimentação e transporte.

Se você quiser fazer algo a mais – conhecer um museu, ir a uma festa, beber no bar do hotel, fazer uma massagem, ir ao cinema, comprar lembranças para a família – deve usar seu próprio dinheiro. Siga a política de viagens da empresa e não abuse do orçamento oferecido.
Preocupe-se com sua adequação

Não se esqueça de que você ainda está trabalhando, mesmo que esteja em outro lugar. Por isso, comporte-se como se estivesse em sua empresa. Vista-se de acordo com o dress code – mesmo em confraternizações – e seja profissional em todos os momentos.

Também é de bom tom compreender os costumes locais antes da viagem. Especialmente se você for para outro país, pesquise sobre as tradições, cultura e comportamentos locais. Saber como lidar com isso demonstra profissionalismo e respeito.

Por fim, lembre-se de cuidar de si mesmo durante essa viagem. Assegure-se de que seu cronograma dá o tempo certo para fazer suas refeições e descansar quando precisar. Se for uma viagem longa, planeje um tempo para se exercitar. Seu corpo também é seu instrumento de trabalho e você precisará de toda a energia possível para ser um bom representante para sua empresa.

 

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Quem viaja constantemente a negócios sabe que esta não é uma tarefa tão simples, afinal de contas, muitas vezes a ansiedade fala mais alto por conta das metas a serem cumpridas e da própria viagem em si, principalmente quando ela é de longa distância.

Nesse sentido, o post de hoje é dedicado a dar dicas para diminuir o stress do viajante corporativo ‒ e os preparativos começam desde o planejamento da viagem até a execução da mesma. Acompanhe.

Planeje tudo com antecedência

O planejamento é essencial para diminuir o stress e ajudar a contornar situações inesperadas pelo caminho. Por isso, faça uma lista com todos os itens que precisam se providenciados, tais como:

  • passagens aéreas;
  • hospedagem;
  • traslados;
  • aluguel de veículo;
  • seguro viagem;
  • ingressos (caso a viagem seja para um evento ou feira específica);
  • documentação;
  • reservas de restaurantes ou cafés (em caso de reuniões nesses locais).

Um ponto importante e que muitas empresas não levam em consideração é em relação à adaptação do viajante corporativo. Afinal de contas, não é adequado que ele chegue à reunião de negócios em cima da hora.

Nesse sentido, considere adicionar o custo de uma noite extra no hotel para que o representante da empresa se prepare adequadamente para os encontros. Além disso, ele poderá utilizar o wi-fi do hotel para resolver alguma pendência, se for o caso.

Caso essa reserva extra não seja possível, considere, ainda, adquirir passagens aéreas com assento conforto, cujas poltronas são mais largas que as convencionais. Outra possibilidade é a utilização de uma sala VIP no aeroporto para a espera do voo. E, ainda, aderir a um programa de fidelidade de uma companhia aérea, pois caso ocorra over book, o viajante tenha prioridade no check-in.

Durante o voo, uma dica importante é manter-se bem hidratado com água e sucos, evitando a ingestão de bebidas alcoólicas, para evitar a desidratação e os demais sintomas que elas podem causar ao corpo.

Outra dica importante para diminuir o stress é incluir no roteiro um momento de lazer para que o viajante relaxe e possa visitar alguns pontos turísticos da cidade. Essa atitude, ao contrário do que muitos podem pensar, não prejudicará a imagem profissional do viajante e lhe proporcionará a vivência de novas experiências, aguçando a criatividade.

Organize com antecedência a bagagem e os documentos

Uma boa dica para o viajante corporativo, caso ele fique por pouco tempo no destino, é levar apenas a bagagem de mão. Isso certamente diminuirá o stress e a ansiedade de passar pela fila para despachar a bagagem, além de lhe ajudar na locomoção, tornando a viagem mais prática. Por isso, organize a mala com antecedência e, de preferência, na véspera da viagem ou nos dias anteriores.

Em relação aos documentos das reservas e passagens aéreas, uma forma mais prática é fazer o check-in online e receber o boarding pass no próprio celular. Dessa forma, você elimina parte dos documentos impressos. Apenas tenha o cuidado de manter o celular com a bateria carregada até o embarque.

Faça um cronograma para não se perder em meio aos compromissos

Ter um roteiro detalhado de todos os compromissos, é essencial para não se perder. Faça uma lista com informações, como:

  • data e horário de cada reunião;
  • nome do local, endereço e referência;
  • nome da(s) pessoa(s) com quem vai se encontrar;
  • telefone de contato dessas pessoas;
  • objetivo da reunião e metas a serem cumpridas;
  • informações importantes sobre a empresa ou o empresário com quem irá se reunir.

Também procure conhecer as regras de etiquetas empresariais do lugar, principalmente se for ao exterior, e aprender algumas amabilidades do idioma local. Como “embaixador da empresa”, o viajante corporativo deve ser cordial e respeitoso aos costumes locais e aos anfitriões.

Com todas essas dicas, o viajante corporativo conseguirá focar em sua missão e trará um grande retorno à empresa.

 

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Conforme as pequenas e médias empresas crescem no mercado, aumentam também as oportunidades de realização de negócios fora de sua localização geográfica, a chamada viagem corporativa.

Mas muitas delas, preocupadas em garantir o sucesso da viagem e a agilidade na hora da preparação da mesma, acabam comprando a primeira opção de passagens aéreas, e, consequentemente, não têm a economia desejada no fim das contas.

O post de hoje é dedicado a esse tema e você vai descobrir como economizar na compra de passagens aéreas para as viagens corporativas.

Faça um mapeamento da quantidade de viagens em sua empresa

O primeiro passo é fazer o levantamento das viagens corporativas realizadas, tanto mensalmente quanto anualmente. Isso ajuda na hora de definir o orçamento destinado a elas ao longo do ano de forma que as demais despesas não sejam afetadas.

Com esse levantamento financeiro, ficará mais fácil buscar por promoções e tarifas mais baratas entre as diversas companhias aéreas.

Compre as passagens aéreas com antecedência

Saber com antecedência quais serão as próximas viagens da empresa ajuda muito na hora de ficar de olho no preço das passagens e conseguir os melhores descontos.

Como as companhias aéreas precisam ocupar de 50% a 60% dos assentos de cada voo para cobrir os custos, geralmente elas realizam grandes descontos entre 60 e 40 dias antes da partida. A partir daí, com a maioria dos assentos ocupados, os preços voltam a disparar.

Portanto, planeje com antecedência a sua viagem corporativa. E caso haja alguma viagem a ser feita em caráter emergencial, como na próxima semana, por exemplo, ainda assim não se desespere. Geralmente, as empresas aéreas também realizam alguns descontos faltando dois ou três dias para a partida, na tentativa de vender os últimos lugares. O importante é ir monitorando os valores.

Viaje na baixa temporada para aumentar a economia

Essa é uma ótima dica que é seguida pelos turistas, mas nem sempre pelos executivos. Uma simples mudança na agenda pode significar uma excelente economia tanto para as passagens aéreas quanto para as demais despesas. Afinal, uma viagem de negócios ao Nordeste em plena alta temporada e próximo à data do Carnaval pode gerar uma conta bem mais alta do que se a mesma fosse feita após esse período.

Realize a viagem corporativa em horários alternativos e nos dias mais econômicos

Evite comprar passagens aéreas nos dias mais concorridos, como vésperas de feriados e às sextas-feiras, por exemplo. Tente reagendar a reunião se for possível. Em geral, os dias mais econômicos para a compra são as terças-feiras, quartas-feiras e aos sábados.

Quanto aos horários, uma boa dica é optar pelos menos concorridos, como entre 10h e 16h, ou no final da madrugada, entre 5h e 6h. Se esse for o caso, não se esqueça de combinar o horário de chegada com o hotel.

Pesquise os valores saindo de diferentes aeroportos

Algumas taxas de embarque e valores das passagens podem ser mais baratas em aeroportos alternativos. Então, sempre faça essa pesquisa e verifique se compensará embarcar a equipe em outro aeroporto, levando-se em consideração o preço do traslado.

Com todas essas dicas, a compra de passagens aéreas para a viagem corporativa de sua empresa deixará de ser sinônimo de aumento de gastos e passará a ser de economia.

E por falar em custo-benefício, conheça agora mesmo o site etrip, onde você conseguirá planejar toda a sua viagem de forma online e muito prática!

 

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