Organizar uma viagem é algo desafiador, afinal, é preciso levar em consideração uma série de aspectos. Agora, imagine planejar uma viagem de trabalho para o exterior. 

Certamente a complexidade fica ainda maior, visto que é necessário não só definir os pontos técnicos, como hospedagem, passagem aérea, passaporte e outros, mas também preparar o colaborador para que ele represente bem a empresa.

Se você tem dificuldades quanto a esse tipo de planejamento, este artigo foi feito para atender às suas necessidades. Fizemos um guia completo com todos os passos para organizar uma viagem de trabalho para o exterior e obter sucesso na empreitada. Continue a leitura e se torne um expert no assunto!

Passos para organizar uma política de viagens para o exterior

Busque informações sobre a viagem

Planejar uma viagem de trabalho para o exterior exige uma atenção redobrada. Afinal, estamos falando de outro país, com cultura e moeda distintas. Se o planejamento não for feito cuidadosamente, isso poderá gerar gastos desnecessários, fazendo com que a jornada saia bem mais cara do que o esperado. 

Portanto, para se preparar, é preciso buscar informações detalhadas com certa antecedência, isso lhe ajudará a estabelecer uma estratégia eficaz! Assim, confira a seguir os dados que precisam ser considerados para uma viagem bem-sucedida!

Necessidade e objetivo da viagem

A primeira parte do planejamento é a definição da necessidade e objetivo da viagem. Pesquise junto ao setor solicitante as razões para aquela jornada. Os argumentos precisam ser consistentes, afinal se trata de uma viagem internacional, o que geralmente demanda um investimento maior. 

Uma maneira de tornar a pesquisa mais eficaz é pedir uma solicitação por escrito sobre os ganhos que a empresa obterá. Por exemplo, se for o fechamento de uma parceria com outro país para a comercialização de um produto, os ganhos serão em longo prazo e é importante estar atento a isso. 

Quantidade de funcionários

Outra questão importante é a quantidade de profissionais a ser deslocada. Quando mais de um funcionário precisa participar da jornada, é importante ter em mente como as atividades da empresa ficarão durante o período. Além disso, será preciso treiná-los para que eles possam cumprir os objetivos preestabelecidos pela empresa. Vale lembrar que o negócio não pode cobrar resultados excelentes se não for oferecido todo o suporte adequado.

Destinos

O destino será único ou terá mais de um local pelo qual a equipe precisará passar? Se for mais de um lugar, como a equipe se deslocará? São cidades próximas? Quais são elas? Todas essas perguntas devem ser respondidas na captação de informações sobre os destinos. Assim, será possível estabelecer um roteiro otimizado para que todos os destinos estejam interligados. Isso facilitará não só o dia a dia do viajante, como também o tornará mais produtivo de acordo com os objetivos da empresa.

Período da viagem

Outra pesquisa que deve ser feita no momento de captação de informações é sobre o período da viagem. Tenha especial atenção quanto à época, pois alguns períodos podem custar quase o dobro em hospedagem e passagem. Por isso, pesquise os valores, até mesmo épocas próximas e locais, pois você poderá economizar muito com apenas uma diferença de dias entre os roteiros ou poucos quilômetros entre as cidades.

Levante os custos

Sempre que for feito o planejamento de uma viagem a trabalho, independentemente de ela ser dentro do próprio país ou fora dele, é preciso levantar os custos de maneira eficiente. Isso o ajudará a ter uma noção mais exata do quanto precisará ser investido na jornada, contribuindo para o controle da questão orçamentária. Como você tem lido ao longo deste artigo, uma viagem envolve vários aspectos. Por tal motivo, é importante considerar todos eles na hora de levantar os custos.

O ideal é sempre analisar opções mais baratas, de preço médio e aquelas mais caras. Isso permitirá um comparativo adequado, pois algumas oferecem vantagens por um preço mais alto, mas que no final representam uma verdadeira economia se forem consideradas as variáveis. Ao agrupar todas as tarifas, ficará mais fácil saber qual o custo da viagem para a empresa!

Passagens aéreas

O primeiro passo é listar todas as despesas da viagem e, a partir disso, realizar uma cotação dos valores praticados. Começando pelas passagens aéreas, pesquise os valores em vários sites, muitas vezes eles apresentam diferentes preços entre si. 

Isso se deve à companhia aérea, se é classe econômica ou executiva, entre outros aspectos, como despacho de bagagem. Uma maneira interessante de economizar é buscando rotas alternativas, que costumam ser mais em conta apesar de demorarem um pouco mais. Se isso for feito com antecedência, com certeza, não haverá nenhum problema para o colaborador que viajará.

Translado no local

Outro aspecto a ser cotado é o translado no local. Em alguns países, contratar uma empresa dentro do aeroporto costuma ser mais barato que pegar um táxi, por exemplo. No entanto, não desconsidere alternativas, como os aplicativos de transporte Uber e Cabify, por exemplo. Para isso, é interessante já ter os aplicativos instalados no celular e fazer simulações de rotas, entre aeroporto e hotel ou outro lugar para o qual o viajante precisará se deslocar. 

Hospedagem

A cotação da hospedagem é uma das mais importantes e complexas. Como existem diferentes tipos, como hotéis, pousadas e até mesmo apartamentos particulares, vale a pena saber o preço de cada uma das opções e os serviços oferecidos. 

Por exemplo, um hotel em uma região mais central custará mais caro, mas, ao mesmo tempo, dará vazão de transporte para todas as áreas da cidade. Da mesma forma, uma hospedagem com todas as refeições inclusas terá um valor maior do que uma que oferece só o café da manhã, mas se for considerar uma localidade em que a alimentação custa caro, vale a pena pagar um pouco mais no começo para ter uma economia ao final. 

Alimentação

Os custos com alimentação também devem ser cotados com cuidado. Antes mesmo da empresa estabelecer o teto de gastos com restaurantes, é preciso considerar a realidade do destino. Capitais costumam ter um preço mais elevado se comparado a outras cidades.

Por isso, pesquise o valor cobrado pelos estabelecimentos, principalmente, aqueles que ficam próximos à hospedagem a qual se pretende reservar, pois assim não será preciso gastar com transporte. Não se esqueça de cotar também aqueles restaurantes, lanchonetes e padarias que estão próximos do local em que o viajante participará de eventos ou mesmo reuniões.

Seguro viagem

seguro viagem também varia e é importante ter diferentes orçamentos em mãos. Um dos principais responsáveis pela variação no total é o tipo de cobertura. Quanto maior for, mais alto será o valor total. Observe bem o contrato de prestação de serviços para escolher uma opção que atenda às necessidades do profissional que está em trânsito. Lembre-se de que qualquer problema pode ser constituído como acidente de trabalho e gerar ações contra a empresa.

Planeje com boa antecedência

Planejar uma viagem de trabalho para o exterior com antecedência é a melhor forma de evitar imprevistos. Para aqueles que deixam para a última hora, voos mais caros e hotéis distantes do esperado são apenas alguns dos problemas que podem acontecer.

Antes de falarmos sobre questões ligadas a estadia e transporte, mostraremos alguns bons motivos para apostar no planejamento:

  • economia: o planejamento feito com antecedência o ajudará a encontrar opções de boa qualidade e mais baratas para os serviços;

  • sem riscos de não encontrar passagens para os dias desejados: quanto mais cedo for feito o cronograma de viagem, mais simples é achar tarifas com valores mais convidativos e variadas opções de horários e datas;

  • menos chances de imprevistos: alguns países exigem especificidades, como determinado valor para entrar em suas delimitações, além de vacinas. Por isso, é essencial saber desses detalhes antecipadamente para não ter que correr atrás de tais questões na última hora;

  • orçamentos mais detalhados: ao fazer o planejamento cedo, você poderá elaborar estimativas financeiras mais especificadas, ajudando na escolha de opções que deixarão a viagem mais favorável e também com o menor custo.

Cronograma de viagens

O cronograma de viagens deve ser um documento detalhado sobre as especificidades do local de destino e o roteiro que precisa ser cumprido de acordo com os objetivos da empresa. Portanto, tal planilha deve conter detalhes sobre a estação referente ao período da viagem e o clima, com informações sobre as temperaturas máximas e mínimas. 

Além disso, é preciso especificar o período da jornada, data de entrada e saída assim como os horários de chegada e partida dos voos. O translado do aeroporto ao hotel também precisa estar nesse documento, bem como o meio que será utilizado. É importante ressaltar que o viajante precisa ter em mãos os números de contato e alternativas caso haja algum imprevisto surja.

Além disso, o endereço do hotel também deve estar especificado assim como as referências próximas ao local. Como se trata de uma viagem de negócios, também é importante determinar o roteiro do dia e as melhores maneiras de chegar ao destino, isso evitará atrasos e também perdas pelo caminho.

Se tiver tempo livre, deixe isso detalhado também. Não se esqueça de elencar sugestões de restaurantes para que os colaboradores possam fazer as refeições. O cronograma deve funcionar como um verdadeiro guia, por isso, deixe especificado também os números de contas, cartões corporativos e tudo mais. 

Compra das passagens

Comprar passagens é uma tarefa relativamente simples, pois todo o processo pode ser feito pela internet. Escolha um site confiável que compare preços para poder verificar o que cada companhia oferece, verifique a classe, número de bagagens disponíveis. Não se esqueça de dar preferência a passagens reembolsáveis. 

Isso é importante, pois algum imprevisto pode acontecer e será preciso fazer uma troca. Se a empresa não quer gastar para ter que fazer uma mudança de voo, vale a pena investir um pouco mais na passagem reembolsável. O ideal é que elas sejam compradas com certa antecedência. No caso da alta temporada, o período indicado é de 60 a 120 dias, na baixa temporada de 30 a 60 dias é o suficiente.  

Reserva do hotel

Quando se tem definido o valor a ser gasto com hospedagem, fica mais fácil fazer a reserva dentro daquela faixa de preço. Leia sobre as especificações da acomodação e as amenidades oferecidas para não pagar por um hotel barato, mas que não tem nada. Outra questão é a localidade, sempre procure hospedagens em áreas próximas ao local em que o viajante precisará trabalhar. 

Hoje, existem sites específicos que permitem fazer a comparação entre hotéis e seus preços, então não deixe de utilizar a ferramenta. Porém, não determine a estadia sem antes ligar para o hotel. Muitas vezes, eles oferecem uma tarifa especial e ainda é uma oportunidade para que você conheça o atendimento ao cliente e saber se vale mesmo a pena contratar os serviços. 

Assim como nas passagens aéreas, a hospedagem também deve ser reservada com antecedência, pois a oferta varia de baixa para alta temporada. Não se esqueça de optar por aqueles hotéis para viagens a trabalho, geralmente, eles oferecem condições especiais para empresas. 

Documentação necessária

Não é qualquer tipo de documento de identificação que poderá ser utilizado para viagens internacionais. Em alguns países da América Latina, como Argentina e Chile, o brasileiro poderá entrar portando apenas a identidade com até 10 anos da data de emissão. 

Já em outros países, como os da Europa, é necessário o passaporte. No entanto, alguns ainda exigem visto de entrada no país que deve ser retirado junto ao consulado, como nos Estados Unidos, Canadá, China e outros. Por isso, vale a pena checar, em um prazo confortável, se todos os documentos estão em dia. Afinal, a emissão de um visto pode demorar algum tempo e a sua empresa não quer perder a viagem, certo? 

Em algumas localidades, ainda é necessário ter cartão internacional de vacinas. Portanto, veja as especificidades de cada país que será visitado para não deixar nenhum detalhe passar despercebido. 

Controle a prestação de contas

A prestação de contas precisa ser controlada, especialmente em uma viagem de trabalho para o exterior. A atenção deve ser redobrada, pois há variação no câmbio e, em países em que a moeda vale mais, o total acaba sendo sempre mais oneroso para a empresa.

Você fará o orçamento, mas será outro colaborador o responsável por trazer o relatório final de gastos da viagem, afinal, algum custo extra pode surgir pelo caminho. No entanto, isso não pode interferir de maneira drástica na conta total. Por isso, os passos a seguir devem ser colocados em prática para evitar dissonâncias entre o que a empresa disponibiliza financeiramente e o que o funcionário gasta.

Estruturação de uma política de viagens

Uma excelente maneira de controlar gastos com uma viagem corporativa é por meio da estruturação de uma política de viagens. Tal estratégia serve para padronizar processos, facilitando o controle antes, durante e depois da jornada. 

A política de viagens pode conter regras, como o tipo de serviço a ser consumido (classe da passagem aérea, categoria do hotel de hospedagem), teto de gastos com alimentação, data limite para a solicitação das passagens e até mesmo o formato de comprovação das despesas, bem como os relatórios de viagem que devem vir acompanhados de recibos ou notas fiscais eletrônicas que sirvam de comprovante.

Vale ressaltar que a política de viagens precisa ser clara e repassada a toda a equipe que estará envolvida na viagem. Portanto, é essencial que ela seja disponibilizada não só de maneira física, mas também esteja online. 

Orientação aos funcionários

O responsável por organizar a viagem corporativa também é o encarregado de orientar o profissional que se deslocará. Como se trata de outro país, as instruções devem ser ainda mais precisas, pois ele estará fora das fronteiras da empresa a qual ele responde.

Junto ao funcionário, é preciso determinar a agenda dos compromissos diários, bem como estabelecer os objetivos da jornada. No entanto, quando se trata de controle de gastos, a questão muda. Cabe ao organizador passar todas as obrigações quanto à disponibilidade de recursos, bem como dicas e a própria política de viagens, a fim de que funcionário aja de acordo com as regras em relação aos gastos durante a viagem.

Utilização da tecnologia para controlar as informações

Algumas tecnologias são bastante úteis na hora de controlar informações financeiras de uma viagem de trabalho para o exterior. Hoje, existem aplicativos que possibilitam a troca de mensagens instantâneas e ferramentas que permitem reunir dados, como notas fiscais, em tempo real. 

Para quem controla a viagem, a automatização do processo é essencial. Isso porque é possível controlar os gastos de longe e não perder nenhum dado de compra, afinal o colaborador não correrá o risco de juntar inúmeros comprovantes físicos e perdê-los. O ideal é solicitar a prestação de contas diariamente para tornar o processo mais fluido.

Criação de um relatório de viagens

Cada empresa tem a sua política de viagem e é por isso que os relatórios variam entre elas. No entanto, existem alguns pontos comuns que servem de base para o documento, como os dados sobre o itinerário, data de saída e chegada, transporte utilizado na viagem corportiva, hospedagem etc. 

Elencadas as informações mais técnicas, o documento precisa conter também o roteiro e as atividades realizadas no âmbito profissional. A lista de todas as despesas também precisa estar anexada às notas fiscais ou comprovante eletrônico que indique todos os gastos.

Quanto mais detalhado, melhor. Afinal, o documento serve de base para entender os ganhos da viagem para a empresa e ajudá-la a projetar as próximas jornadas da maneira mais otimizada possível.

Conte com uma agência de viagens corporativa

Uma agência de viagens corporativas possibilita a entrega de várias soluções àquelas empresas que as contratam para cuidar de suas viagens. Além disso, a terceirização dos serviços traz uma série de vantagens para o negócio. Conheceremos melhor esses benefícios a seguir!

Controle das despesas

Nem sempre é fácil controlar as despesas de uma viagem de trabalho, ainda mais quando ela é para o exterior. Portanto, contar com uma agência especializada pode ser bastante benéfico. Isso porque ela ajuda a garantir que os gastos e objetivos sejam cumpridos em acordo com a política de viagens da empresa.

A agência é responsável, por exemplo, por sistemas operacionais que emitem relatórios completos de custos, cotação de moeda e fluxos de autorização de compra, como o self-booking, que vai desde a reserva, passando pela aprovação da empresa e finalizando com a contratação do serviço. 

Redução de custos

Uma das maiores vantagens de contratação de uma agência de viagens corporativa é a redução de custos. A economia acontece graças às condições facilitadas de negociação, o que permite a cotação de valores e o pagamento facilitado.

Consequentemente, os colaboradores que ficariam responsáveis por essas questões podem focar em outras atividades da empresa. Assim, há o aumento da produtividade, visto que a organização de uma viagem corporativa demanda trabalho e o atendimento de uma série de burocracias. 

Otimização do tempo

Ao delegar a preparação e execução de uma viagem a trabalho a uma agência especializada, a empresa terá várias de suas soluções atendidas, facilitando o cotidiano de organização da jornada.

Consequentemente, os colaboradores que ficam responsáveis por essas questões poderão focar em outras atividades da empresa. Assim, há o aumento da produtividade, visto que a organização de uma viagem corporativa demanda trabalho e o atendimento de uma série de burocracias. 

Agilidade no processo

Imagine que, além de organizar a viagem, você ainda tenha que se preocupar com a questão documental. Isso atrasa o processo de contratação dos serviços, como passagens aéreas, hospedagem, alimentação e outros. Uma agência especializada no assunto é capaz de trazer mais agilidade, pois os profissionais são treinados justamente para desburocratizar o processo, organizando toda a documentação e contratação dos serviços em tempo hábil.

Segurança

Uma questão muito importante na hora de contratar uma viagem corporativa é a segurança do colaborador em trânsito. Com o auxílio de uma agência especializada, diante qualquer situação mais complexa, o colaborador pode entrar em contato com a servidora. 

Por estarem acostumados a lidar com esse tipo de demanda, as agências contam com procedimentos padrões que poderão ser adotados para a resolução eficaz de problemas, o que nem sempre é fácil quando se organiza sozinho esse tipo de jornada. 

Fazer a gestão de viagens corporativas é algo complexo e exige atenção, afinal, são muitos processos a serem levados em consideração para que tudo saia dentro do previsto. Por esse motivo, contar com uma agência para organizar uma viagem de trabalho para o exterior é tão vantajoso.

Dito isso, as suas obrigações girarão em torno da documentação final da jornada. Portanto, continue no nosso blog e saiba tudo sobre a produção do relatório de viagens!