A gestão do tempo no trabalho é um dos maiores desafios das organizações modernas. Hoje, o acúmulo de tarefas, bem como a exposição a tecnologias que muitas vezes causam distração do profissional, como as redes sociais, faz com que o tempo pareça menor do que ele é de fato.

No entanto, apesar de as dificuldades para conseguir fazer tudo, a tarefa é possível quando se tem organização. Por meio dela, é possível obter um aumento da produtividade e trazer maior eficácia para o trabalho realizado.

Neste artigo, apresentaremos algumas dicas imperdíveis para que você comece a organizar o seu dia a dia e tenha mais tempo para executar todas as suas tarefas. Confira!

Como melhorar a gestão do tempo no trabalho?

1. Crie uma lista de tarefas

Planejamento. Essa palavra tem um grande peso na gestão do tempo no trabalho. Ao planejar as suas tarefas, você tem muito mais clareza do que precisa fazer, quando e como. Consequentemente, se uma lista de tarefas é estabelecida, fica mais fácil ter controle sobre as suas demandas e prioridades.

Aliás, a lista de tarefas funciona também como um guia para que você não se perca pelo caminho ou mesmo esqueça de algo importante para o processo de execução da atividade. Portanto, pratique um exercício diário de listar tudo o que precisa ser feito de acordo com as suas atividades laborais.

Coloque no topo o que é mais importante e vá elencando as outras tarefas por ordem de prioridade. A lista é muito benéfica, pois lhe permitirá ter uma visão completa das suas obrigações diárias

2. Defina as suas metas

Quais são as suas metas no cargo que exerce? O que a sua equipe precisa alcançar para atingir o seu desempenho máximo? Um dos pressupostos para a gerir o tempo no ambiente de trabalho é justamente definir metas para poder se organizar. Estabelecer uma meta o ajudará a ter mais disciplina em relação ao seu tempo. Afinal, pessoas com objetivos bem definidos conseguem ter mais clareza do passo a passo a ser executado para atingi-los.

3. Evite distrações

Não é fácil se concentrar no trabalho na era dos smartphones. De modo contínuo, nossa atenção é facilmente desviada pelas notificações de e-mails, mensagens e redes sociais. Portanto, uma das habilidades essenciais da atualidade é justamente focar na atuação. Para evitar distrações, existem algumas estratégias eficientes, como dar um jeito na desordem física e mental. Isso significa organizar o seu espaço de trabalho e evitar pensamentos que tiram o seu foco.

Nesse sentido, outra boa estratégia é desligar as notificações do celular para que elas não o distraiam enquanto você trabalha. Para fazer isso, desative-as ou coloque o aparelho em modo avião.

4. Delegue tarefas

Um dos maiores erros cometidos por muitos profissionais na gestão do tempo no trabalho é tentar ser multitarefas. Claro que ter multi-habilidades é valorizado e importante, mas tentar fazer tudo ao mesmo tempo pode ser prejudicial.

Em grande parte dos casos, o acúmulo de funções faz com que os processos percam a qualidade ou mesmo atrasem. Portanto, o primeiro passo é criar a consciência de que você não pode fazer tudo sozinho e que existem outros profissionais qualificados para executar a tarefa dentro empresa.

Se você é líder de alguma área, procure conhecer bem a sua equipe para entender as habilidades dos colaboradores a fim de delegar as tarefas mais apropriadas a cada um deles.

5. Faça pausas regularmente

A importância das pausas regulares está diretamente relacionada à produtividade. Engana-se quem pensa que é preciso se dedicar a múltiplas ações sem ao menos fazer um intervalo para realizar as tarefas no tempo disponível. Na verdade, isso pode ser um problema.

As pausas ajudam a mudar o foco e a atenção. Se você costuma pular o horário do almoço para continuar trabalhando, por exemplo, é melhor repensar a sua atitude. Quando passamos muito tempo em uma atividade, o cérebro começa a se habituar e deixa de reagir com a mesma rapidez.

Portanto, faça uma pausa e observe o quanto o seu trabalho pode avançar. Além de aumentar a sua capacidade produtiva, o intervalo renova as suas energias, permitindo, assim, um gerenciamento melhor do tempo disponível para as suas atividades.

6. Faça uma revisão semanal

Outra técnica de gestão do tempo no trabalho é revisar a semana. Essa ação ajuda a administrar o seu horário de maneira inteligente. Para isso, pegue a sua agenda da semana anterior e busque por pontas soltas, tarefas inúteis e também assuntos que requerem uma maior atenção da sua parte.

Acesse o seu e-mail e zere a caixa de entrada respondendo todas as mensagens importantes. Depois disso, revise as suas metas e estabeleça um plano para continuar trabalhando nelas buscando sempre uma maneira mais produtiva de executá-las.

A prática de revisar a sua agenda semanal o ajudará a ter um olhar mais aguçado sobre a sua rotina evitando os comportamentos passados que o prejudicam, bem como as surpresas que aparecem pelo caminho e contribuem para a improdutividade e o atraso das entregas.

7. Use as tecnologias a seu favor

tecnologia pode ser uma grande aliada se usada da maneira correta. Não só para manter as suas listas de afazeres, mas também para cronometrar as suas atividades, existem muitos aplicativos que o ajudarão a fazer a gestão do tempo no trabalho.

Por exemplo, o Trello permite gerenciar todas as etapas de um projeto, personalizar fluxos de trabalho, adicionar checklists, entre outras funções. O Toggl, por sua vez, funciona como um verdadeiro cronômetro. Ele mede quanto tempo é gasto em cada atividade, sinalizando quando ela é iniciada e é finalizada.

Enfim, esses são apenas dois dos apps que podem ser utilizados. Existem outros no mercado que são igualmente úteis. Vale a pena adotá-los para controlar melhor as suas tarefas.

Com uma boa gestão do tempo no trabalho, é possível fazer mais em menos tempo. O segredo está na organização, o que inclui priorizar as atividades e planejar as suas ações para não incorrer em atividades que só atrasam o seu cotidiano.

Aliás, um bom profissional que sabe se organizar é reconhecido pela empresa. Esse ponto é um dos destaques de uma carreira, o que vem junto da qualificação, proatividade e também do bom relacionamento com os colegas. Se você quer saber como se destacar na empresa, leia o nosso outro artigo e conheça as nossas dicas.