O relatório de viagem não bate, a nota fiscal não condiz com a despesa, o orçamento ficou fora do controle. Tudo isso pode acontecer em uma viagem corporativa e, provavelmente, é uma indicação de que algo está errado.

Se você está passando ou passou por uma ou mais situações como essa, alerta vermelho! Chegou o momento de entender como evitar fraude em viagens corporativas. Saiba que o caminho para isso não é tão complicado.

A informação e, especificamente, algumas estratégias podem ser muito úteis no combate à fraude. Além disso, são pontos que podem ser colocados em práticas de forma simples e rápida. Está pronto para aprender mais sobre o assunto? Ótimo!

Neste artigo, você encontrará tudo o que precisa saber sobre o assunto. Abordaremos sobre as vantagens da viagem de negócios e como planejar uma viagem de forma organizada.

Explicaremos, também, os principais gastos, os fatores que geram fraudes, como evitá-los e como uma agência de viagem pode ajudar a fazer tudo ser mais descomplicado!

Por que as empresas devem investir em viagens corporativas?

É possível que você já passou ou tem receio de passar por problemas em viagens corporativas. Pode ser que tenha até pensado em cancelar esse tipo de atividade na sua empresa. Mas, antes de tomar essa decisão, saiba que existem ótimas alternativas para garantir que suas viagens corporativas sejam bem-sucedidas e não precisem ser canceladas. Afinal, esse tipo de viagem oferece diversos benefícios, como podemos ver abaixo.

Geração de negócios

A internet é uma ótima aliada para fazer conexão com novos clientes. Contudo, nada mais efetivo do que uma reunião realizada pessoalmente. Sabemos que nem sempre os clientes ou parceiros estão localizados na mesma cidade, estado ou país. Sendo assim, fazer o deslocamento para encontrá-los pessoalmente é um fator importante, pois mostra interesse e, como mencionado, a presença física muitas vezes gera resultados mais certeiros.

Prova disso é que uma pesquisa da Oxford Economics constatou que 28% das negociações das empresas que participaram do estudo seriam perdidas caso não houvesse um encontro presencial. Sendo assim, as viagens corporativas ainda são ótimas aliadas para os negócios! 

Capacitação da equipe

Por meio de viagem de negócios, a equipe terá a chance de se atualizar sobre as novidades do mercado e fazer networking. Isso porque os colaboradores poderão realizar o deslocamento para participar de eventos importantes como convenções, congressos e workshops. Esses eventos são excelentes para os negócios, pois permitem que a empresa se mantenha atualizada. A aquisição de conhecimento é indispensável para gerar excelentes contatos e acaba oferecendo motivação de equipe

Incentivo motivacional

As viagens de incentivo também estão dentro do setor de viagens corporativas. Elas são usadas dentro de uma empresa para aumentar a produtividade e, também, de forma estratégica, para gerar motivação da equipe. 

Diante dos três benefícios citados, é importante destacar que as viagens de negócios devem acontecer dentro de uma empresa. Aliás, empresas que ainda não oferecem esse tipo de viagem devem começar a pensar na possibilidade. Afinal, os benefícios citados acima podem gerar produtividade, bons negócios e aumento do lucro.

Como planejar uma viagem corporativa?

Você deve ter se convencido dos benefícios de promover uma viagem de negócios, certo? Ótimo! Agora é o momento de entender como colocar em prática! Vamos explicar como fazer isso por meio de passo a passo. Lembre-se que a organização é um fator decisivo para evitar fraude. Por isso, recomendamos realizar o planejamento com muita atenção.

Crie uma política de viagem

O primeiro passo é criar uma política de viagens corporativas para sua empresa. O que é isso? É um documento que deve ser produzido junto com as equipes financeira e de Recursos Humanos, para estipular as diretrizes da viagem.

Por exemplo, o documento deve especificar os motivos das viagens, o orçamento, como será realizado o reembolso, os fornecedores dos serviços necessários e as responsabilidades dos viajantes. Todas essas questões devem ser pensadas de forma estratégica, visando oferecer segurança tanto para o colaborador quanto para a própria empresa.

O documento deve ser objetivo e especificar item a item. Isso é muito importante para que o colaborador entenda quais são suas responsabilidades e quais são as obrigações da empresa. 

Pesquise bastante

A pesquisa é um ponto fundamental no planejamento. Por meio dela, tudo poderá ser feito com mais precisão e pé no chão. É importante para a pesquisa, por exemplo, fazer algumas perguntas como: a viagem é realmente necessária? É possível promovê-la em datas flexíveis? O investimento trará qual retorno? Qual o orçamento disponível?

Essas são perguntas iniciais e que devem ser feitas para entender se será realmente necessário viabilizar a viagem e como isso será feito. Em seguida, é necessário pesquisar quais são os fornecedores disponíveis: hotéis, companhias aéreas, seguro viagem, melhor transporte para viagem corporativa etc. Lembre-se de checar a credibilidade de cada um e, se possível, pegar referências com pessoas de confiança.

Feche os negócios com antecedência

A antecedência é a aliada mais forte de quem planeja uma viagem. Por isso, comprar passagem, reservar hotel, comprar seguro viagem e reservar o transporte deve ser feito com antecedência. Por quê? Há dois motivos.

O primeiro é econômico. Comprando ou reservando um serviço com antecedência, é possível comparar preços e até fechar negócios com muito mais economia. O segundo motivo é que você evita que haja imprevistos, uma vez que, se tudo for planejado antes, a probabilidade é que tudo saia conforme desejado. Ademais, caso haja algum problema, o organizador terá tempo suficiente para resolvê-lo.

Quais são os principais gastos nas viagens e como economizar?

Ter em vista os principais gastos de uma viagem é extremamente necessário para evitar fraudes, economizar e ainda ter mais segurança em relação aos imprevistos. Sendo assim, listamos aqui os gastos mais comuns durante uma viagem de negócios. Confira quais são para ter mais controle sobre os gastos. 

Passagens aéreas

Geralmente, as passagens aéreas geram o peso mais elevado no orçamento. Por isso, o gestor deve ter uma atenção maior com elas. Uma forma eficiente de economizar é comprando com antecedência. Isso permite tanto economia quanto segurança em caso de imprevistos. Segundo uma pesquisa do buscador Viajala, comprar passagem aéreas com antecedência pode gerar uma economia de até 52%. Sendo assim, a dica é comprar com, pelo menos, um mês de antecedência. 

Hospedagem

O segundo gasto de uma viagem é a hospedagem, e pode pesar no orçamento. Contudo, uma maneira de economizar, nesse ponto, é fazer parcerias com bons fornecedores. Além disso, outra dica para economizar é pesquisar em sites de reservas de hospedagem. Geralmente, é possível encontrar bons preços.

Transporte

Outro gasto que deve ser colocado na lista é o transporte, ou seja, traslados entre aeroporto e hotel e entre a hospedagem e os locais de trabalho. Nesse ponto, a empresa deve observar as opções mais econômicas. Por exemplo, contratar uma empresa especializada é uma boa opção? O valor de aplicativos como Uber, 99taxi, sairia mais em conta? Essas questões devem ser analisadas para gerar economia.

Alimentação

Esse é um outro gasto que merece atenção. Isso porque, caso não seja estipulado, pode gerar prejuízos financeiros e até mesmo ser motivador de fraude. Por isso, é importante que a empresa estipule um valor adequado para que o colaborador possa gastar durante a viagem. Obviamente, isso deve ser pensado de forma equilibrada, ou seja, o recurso disponível deve oferecer comodidade ao colaborador. Mas não pode extrapolar.

Para conquistar o equilíbrio, é recomendado que a empresa analise quantas refeições diárias serão necessárias para ter uma ideia do quanto de recurso será necessário disponibilizar. Além disso, ela também pode indicar quais são os lugares mais apropriados para realizar a alimentação, ou seja, pode priorizar lugares mais econômicos.

Seguro de viagem

Ninguém quer pensar em situações complicadas durante uma viagem, mas é necessário pensar nas possibilidades. A forma mais eficiente de fazer isso é contratar um seguro viagem completo, que faça a cobertura de saúde, emergência, furto, extravio de bagagem. Com isso, a empresa não precisará se preocupar com possíveis imprevistos e ainda poderá economizar caso aconteça algo.

A maneira mais otimizada de contratar um seguro econômico é pesquisar. Atualmente, há sites que fazem a cotação online de várias empresas. Com isso, o cliente pode escolher o que mais se encaixa com as suas necessidades e o seu orçamento. Sendo assim, a dica é pesquisar nos principais sites ou até mesmo entrar em contato com uma agência de viagem. Afinal, essa poderá oferecer esse tipo de serviço com um custo muito mais atraente. 

Quais as principais causas das fraudes em viagens corporativas?

Agora que já abordamos os principais gastos de uma viagem e você já sabe como controlá-los, devemos falar sobre as principais causas de fraudes. É necessário falar sobre elas para que você possa ficar atento e conseguir identificá-las.

Realizar transferências de dinheiro para uso pessoal

Algumas empresas disponibilizam certa quantidade de dinheiro para o viajante. Por exemplo, para alimentação. Todavia, o funcionário pode gastar esse dinheiro para uso pessoal. A fraude ocorre quando ele recarrega cartões pessoais e entrega o recibo como se fosse de um gasto de alimentação.

Como identificar o truque? Simples, há, atualmente, ferramentas de IA. Elas empregam o processamento de linguagem natural, visão por computador e aprendizado de máquina visando analisar dados internos e externos. Dessa forma, essas ferramentas conseguem identificar comportamentos incomuns.

Fazer atualizações ilícitas na política de viagem

Basta algumas viagens de negócios para que os viajantes entendam que esse tipo de deslocamento não é lá muito sofisticado. É nessa fase que eles começam a tentar burlar ou atualizar a política de viagem para conquistar algum tipo de benefício.

Por exemplo, não são raros colaboradores que compram passagem de classe A, quando deveriam viajar na econômica, ou que alugam uma Mercedes, quando deveriam alugar um carro popular, por exemplo. A forma mais eficiente de analisar se isso está acontecendo é com o uso do aplicativo Cíngulo. Ele permite identificar os padrões de comportamento do viajante por meio do seu histórico.

Oferecer vantagens a terceiros

Outra fraude “clássica” é usar as facilidades da empresa para oferecer benefícios para outros. Por exemplo, é comum encontrar colaboradores que aproveitam da autonomia que a empresa oferece para comprar passagens, jantares e hospedagens para os seus parceiros ou para amigos e familiares.

Há aplicativos de relatórios que permitem identificar quando esse tipo de fraude ocorre. Muitos aplicativos ou plataformas fazem auditoria em tempo real da viagem e alerta quando há gastos acima do limite.

Gerar pequenos gastos ocultos

Dificilmente um gestor analisará pequenos gastos como R$10, R$15, R$20. No entanto, as pequenas transações são alvos de fraude, justamente porque não são tão importantes e dificilmente serão analisadas. Essa fraude pode ser identificada por meio de aplicativos de controle de gastos. Com um aplicativo, o colaborador terá que especificar todos os seus gastos em tempo real e o gestor poderá fazer uma análise com muito mais agilidade.

Como evitar que essas fraudes aconteçam?

Um passo já foi dado contra as fraudes. Você já conhece como elas funcionam e isso ajuda a identificá-las. No entanto, nem sempre saber que elas existem pode efetivamente impedir que elas aconteçam. Nesse sentido, é importante colocar em prática algumas estratégias para impedir que elas se concretizem. Saiba como a seguir:

Desenvolva uma política enfática sobre os gastos

A comunicação sobre quais gastos são responsabilidade da empresa é essencial. Em 2011, por exemplo, um funcionário foi demitido de uma empresa americana, pois colocou no relatório um aluguel de um filme.

O caso repercutiu internacionalmente, pois levantou um debate essencial: a necessidade de deixar claras quais são as despesas que a empresa cobre.  A falta de comunicação entre colaborador e gestor sobre o assunto pode gerar equívocos, como ocorreu no caso acima. Por isso, uma forma eficiente de evitar fraudes e até mal-entendidos é especificar exatamente quais são as obrigações da empresa e quais não são.

Controle os gastos em tempo real

Recibo perdido, desconfiança, brigas, problemas de relatório, orçamento que não bate. Isso é o que acontece na pós viagem de uma empresa que não atua com tecnologia. Para evitar que isso ocorra, apostar em um aplicativo de controle de gastos é essencial.

Com um aplicativo, é possível realizar o controle de gastos de forma otimizada e em tempo real. Por exemplo, o colaborador poderá tirar fotos do recibo e declarar suas despesas com muito mais segurança. Além disso, seus gastos com cartão de crédito ou débito podem ser controlados também. Sendo assim, há uma melhor gestão de despesas corporativas

Faça um relatório automatizado das despesas

Relatório de despesas, para muitos, é sinônimo de dor de cabeça. É recibo que não acaba mais: ou falta uma longa planilha de Excel ou, até mesmo, várias folhas de papel. Todas essas maneiras trabalhosas podem ser facilmente burladas e gerar fraude. Para evitar algo assim, é importante investir em um relatório automatizado, ou seja, feito por meio de softwares de gestão que oferecem mais segurança e eficiência.

Como uma agência de viagens pode ajudar?

Contratar uma agência de viagem ou não? Eis a questão que não sai da cabeça de muitos gestores. Bom, o que se deve saber é que ao contratar uma agência a chances de fraudes serão reduzidas significativamente.

Isso porque a empresa é especializada em fornecer os serviços e, por isso, consegue oferecer um controle mais rigoroso em todos os processos. Além disso, geralmente, as agências contam com sistemas de controle de gastos eficientes. Nesse sentido, quem procura por mais segurança, deve pensar nas vantagens de contratar uma agência. Ocorre que a contratação de uma agência de viagem também oferece uma série de outros benefícios, por exemplo:

Redução dos custos

“Vou ter que investir muito para contratar uma agência”. Esse é o pensamento de muitos gestores. Todavia, isso não condiz com a realidade. É verdade que ao terceirizar o serviço será necessário um custo.

No entanto, ele é significativamente menor quando comparado, por exemplo, com empresas que realizam todo o planejamento sozinhas. Isso acontece porque uma empresa que planeja e executa tudo sozinha precisa de uma equipe específica para fazer o trabalho e ainda não conta com poder para negociar com fornecedores. 

Ademais, as agências conseguem oferecer valores mais acessíveis e reduzir os gastos em até 25%, pois trabalham com grande demanda e, com isso, têm um poder de negociação mais expressivos com os fornecedores. De forma prática, isso indica que hospedagem, passagem aérea, transferência e seguro viagem, são repassados para as empresas com valores muito mais acessíveis. 

Garantia de parte do seu dinheiro de volta

Com uma agência de viagem online que atua como o programa de retorno do investimento é possível ter muitos benefícios. Por exemplo, a e-trip conta com o programa Cashback. Com ele, você pode comprar passagem aérea, reservar hotel e alugar um carro e ainda ter seu dinheiro de volta.

Como funciona na prática? É simples. Comprando qualquer um desses produtos, o cliente recebe até 15% do valor investido. No caso, o valor devolvido é de até 10% na aquisição de passagens aéreas e até 15% na reserva de hotéis. É importante mencionar que o crédito não pode ser sacado. No entanto, pode ser usado para outras viagens da empresa. No fim dos mês, ao analisar as contas, empresa perceberá que teve uma boa economia. 

Utilização de plataformas de selfbooking

Algumas agências de viagens corporativas atuam de forma online. Dessa forma, elas disponibilizam uma plataforma que conta com todas as informações para que o colaborador planeje com segurança a viagem. Com essa plataforma, tudo é realizado online e de forma otimizada. Além de ser uma forma prática de planejar a viagem, a plataforma oferece redução de custo, controle de gastos e gerenciamento de relatórios.

Controle de gastos

Já falamos como é importante manter um controle eficiente de gastos para evitar fraude. No entanto, sabemos que isso pode ser uma tarefa exaustiva e complicada. Com uma agência de viagem, tudo é muito mais fácil. Isso porque uma agência oferece um sistema completo, que permite um controle de gastos online e, em seguida, a impressão do relatório com total agilidade e simplicidade. Os gastos são controlados de forma exata. Por conta disso, o relatório é desenvolvido com alta precisão.

Relatórios

Já mencionamos a importância de manter um controle com os gastos, com uma agência isso pode ser feito de forma mais eficiente e simples. Ocorre que as agências oferecem um relatório completo. Geralmente, ele é realizado para controlar os gastos mensais, especifica as principais viagens mensais da empresa, os tipos de serviços realizado (hotel, veículos e passagem aérea), os principais destinos e os créditos acumulados (o item consta em agências que possuem o programa de Cashback).  

Acordos específicos

Normalmente, algumas empresas oferecem acordos específicos. Isso significa que ela oferecerá um serviço de acordo com o perfil da empresa do cliente. Na prática, o cliente que, por exemplo, é de pequeno porte contará com um serviço e um valor que esteja de acordo com suas necessidades e com seu orçamento. Com isso, há muito mais economia financeira.  

Afinal, como tudo isso poderá ajudar a evitar fraude?

Acreditamos que todas essas informações, quando colocadas em práticas de forma estratégica, podem auxiliar e muito a evitar fraudes. Nesse guia, você aprendeu a importância das viagens corporativas, como planejá-las, quais são seus principais gastos, quais são as principais fraudes, com evitá-las, como uma agência especializada pode ajudar sua empresa. Ou seja, agora você conta com todas as informações necessárias para evitar fraude.

No entanto, lembre-se que se manter atualizado é essencial. Afinal, quem pratica esse tipo de crime sempre tentará encontrar uma nova forma de fazê-lo. Por isso, a última dica desse guia é: mantenha-se atualizado.

Pesquisa em sites mais informações sobre o assunto, leia livros, converse com outros profissionais, preste atenção em cada detalhe durante as viagens e, finalmente, conte com parceiros para que o trabalho seja mais leve. Lembre-se que uma agência de viagem pode ser uma grande aliada para evitar fraude.

Nós, da e-trip, por exemplo, atuamos com uma equipe de profissionais especializados e com total controle de todos os processos da viagem. Entre em contato para conhecer todos os nossos serviços!