Já sabemos que as viagens corporativas são de extrema importância para as empresas. São elas que permitem criar novos contatos empresariais, promover a integração dos funcionários e ampliar os negócios. Para fazer a gestão, a organização pode optar pelo self booking.

O self booking é um sistema de reservas no qual o colaborador define como será a sua viagem. Dessa forma, ele mesmo pode realizar as reservas de hotel, compras de passagens e reserva de transportes, por exemplo.

Essa ferramenta tem muito a contribuir para a organização do setor de viagens dentro da sua empresa. As agências online oferecem esse sistema, ensinam como ele funciona e dão suporte para o seu uso. Continue lendo nosso texto e conheça as melhores práticas de self booking.

Por que o self booking é um aliado da empresa?

Com a adoção do self booking, a rotina administrativa da empresa passa por algumas mudanças. O uso desse sistema possibilita que somente ações que estejam de acordo com as políticas internas sejam executadas.

Confira o que é possível fazer com o self booking:

  • pesquisa de passagens;
  • possibilidade de personalizar a política e as autorizações de viagens;
  • relatórios dos trechos mais realizados, de gastos e das pendências;
  • possibilidade de criar diferentes perfis para acessar o programa;
  • registro das passagens em aberto e das que foram emitidas;
  • cadastro de cartões corporativos;
  • existência de diversos filtros para organizar a viagem.

Ao optar pelo uso desse software, as regras da empresa, referentes a essas questões, são sincronizadas nesse programa. Por isso, essa ferramenta serve para manter o controle da gestão das viagens corporativas.

Os usuários que ignorarem as regras da instituição terão que justificar os motivos pelos quais eles não seguiram as políticas institucionais.

Quais as principais vantagens de usar o self booking dentro da empresa?

O self booking é uma ferramenta inovadora, quando falamos de gestão de viagens corporativas, que ajuda a organizar e a planejar as viagens de um funcionário. Para saber mais a respeito, separamos alguns dos pontos positivos do software. Veja a seguir quais são eles!

Diversidade de opções

Como o software reúne todas as informações e as opções necessárias para o planejamento da viagem, a quantidade de itens disponíveis é alta. Isso possibilita que sejam feitas comparações de preços das reservas de hotéis e das passagens.

Produção de relatórios

A partir das escolhas feitas pelo colaborador, é possível que relatórios sejam criados pelo programa. Com isso, há a possibilidade de descobrir a economia obtida e a não obtida, as melhores opções de rotas para viajar, os melhores dias para voar e qualquer violação das políticas internas de viagem. Vamos apresentar mais sobre esses relatórios em outro tópico.

Autonomia

Como a proposta do self booking é que os próprios colaboradores realizem a organização da sua viagem, não há a necessidade da presença de algum intermediário. Dessa forma, a empresa fica responsável por fazer a gestão como achar mais conveniente.

O que são as políticas de viagens?

Antes de iniciar a organização e o planejamento, a administração da empresa precisa criar as políticas de viagens. Isto é, um plano que define quais são os objetivos e as responsabilidades que os colaboradores devem ter para realizá-las.

Essa é uma forma de mostrar para os funcionários o que pode ser feito durante as viagens. Assim, os colaboradores são educados para não ter gastos desnecessários, economizar e se organizar melhor.

Confira algumas ideias para as políticas de viagens:

  • estabeleça os objetivos da empresa;
  • defina quais são as responsabilidades dos colaboradores;
  • mostre as opções de hotéis disponíveis;
  • defina as companhias aéreas;
  • faça a previsão dos limites de gastos diários;
  • exponha quais são as despesas reembolsáveis e quais não são.

Após a criação e a definição dessas políticas, a empresa tem que promover maneiras para fazer com que os colaboradores tenham conhecimento sobre elas, antes que realizem a viagem.

Qual a relação das políticas de viagens com o self booking?

O self booking se relaciona muito bem com as políticas, pois são elas que vão regular quais possíveis gastos os colaboradores podem ter em relação às viagens.

Como o self booking corporativo é um software que permite mais autonomia para a empresa, no que se refere à organização, o colaborador que planejar a sua viagem deve ter total conhecimento das políticas. Assim, poderá fazer um planejamento que esteja de acordo com essas normas.

Como uma agência online pode ajudar no self booking?

Como esse serviço já oferece um tipo de autonomia para os contratantes, é possível buscar uma agência online para facilitar o planejamento da viagem. Por atuar há mais tempo nessa área, ela pode oferecer alguns benefícios aos usuários.

Você deve estar se perguntando: se o self booking significa que o viajante faz as suas próprias escolhas, por que eu vou contratar uma agência? Contudo, a questão de contratar uma equipe indica que o cliente será assistido por profissionais da área que vão solucionar, otimizar e diminuir os gastos das empresas.

Além disso, essas agências já dispõem de parceiros nos ramos de hotelaria, nas companhias aéreas e nas locadoras de carros. Esse fato pode gerar descontos e cashback.

Elas também são responsáveis por gerenciar e disponibilizar o sistema de acordo com as demandas do contratante. Nesse caso, ensinam como o programa funciona para que o self booking seja feito.

O self booking pode gerar algum tipo de economia?

O self booking surgiu como uma ferramenta para promover a economia de tempo dos colaboradores e dos demais profissionais da empresa. Como os itens necessários para fazer o planejamento da viagem estão organizados em um só dispositivo, os funcionários não precisam pesquisar em diversos sites até encontrar as melhores opções.

Além disso, as agências online contratadas oferecem o software, o treinamento e o auxílio para que todos os colaboradores da empresa façam o self booking. De início, alguns investimentos precisam ser feitos, mas com o tempo e a utilização dessa plataforma, a economia e os resultados começam a surgir nas viagens.

Como obter dados estratégicos para o seu negócio?

Ter o controle dos gastos da empresa é essencial para o sucesso de qualquer negócio. Porém, obter os dados para fazer essa organização, muitas vezes, pode não ser uma tarefa fácil. Mesmo que a viagem tenha sido totalmente planejada, alguns imprevistos podem acontecer, fazendo com que o colaborador tenha que lidar com alguns empecilhos.

O uso do self booking pode ajudar nessas horas, pois ele realiza a captação e o armazenamento dos dados referentes às viagens. É nesse sistema que é possível identificar a origem, o destino, a duração da viagem e as informações importantes para calcular os possíveis gastos.

A ferramenta possibilita encontrar todos os dados da viagem sem que seja necessário consultar uma agência para esse planejamento. Além dessa quantidade de opções que o programa oferece, ele ainda gera relatórios com informações, como qual foi o hotel escolhido, qual foi a duração da hospedagem, quem viajou, qual foi a companhia aérea utilizada e quanto tempo durou o transporte.

Qual a importância de gerar relatórios?

Como mencionamos no tópico anterior, o self booking permite que dados relevantes sobre a viagem sejam armazenados e acessados quando for preciso. Nesse cenário, os relatórios são muito importantes, pois eles permitem que os gerentes confirmem se as viagens estão trazendo bons retornos para a empresa.

Além disso, é a partir desses dados que os funcionários podem criar registros e analisar se o disposto nas políticas de viagens está sendo eficiente ou não para a empresa. Por isso, existem alguns itens que não podem deixar de aparecer no seu relatório, como:

  • datas de reservas de passagens, hotéis e serviços de locação de transporte;
  • número da reserva da passagem;
  • trecho percorrido;
  • valor total da passagem e das tarifas;
  • tipo de hospedagem;
  • localização do hotel;
  • datas de check-in e check-out;
  • valor gasto no quarto e com os demais gastos no hotel;
  • nome da seguradora de viagem;
  • valor do seguro viagem;
  • tipo de seguro viagem;
  • informações sobre a cobertura do seguro;
  • tipo de transporte utilizado durante a viagem (carro alugado, táxi ou transporte público);
  • gastos com translado entre hotel e aeroporto;
  • valor das refeições feitas (o total e o diário).

O que são os programas de fidelidade?

As organizações que promovem muitas viagens corporativas podem se beneficiar dos programas de fidelidade oferecidos pelas prestadoras de serviço. Para que isso aconteça, é preciso conferir quais deles as empresas de transporte e hospedagem oferecem.

Os mais conhecidos são os programas de milhas, nos quais os usuários ganham pontos a cada viagem feita. Dessa forma, os usuários podem trocá-los por upgrades, como acesso à área VIP e outras passagens. Esses programas são feitos para que as empresas tenham preferência quando os usuários precisarem contratar algum serviço. Por isso, é preciso ficar atento às regras de cada programa.

A partir da utilização desse sistema, a administração da empresa terá o controle de todos os dados relativos às viagens corporativas. Dessa forma, será possível fazer o planejamento de outras viagens, gerenciar os resultados positivos que elas estão levando para a empresa e calcular o custo e o benefício dos serviços escolhidos.

O self booking é uma ferramenta que pode ajudar a sua empresa na hora de fazer a gestão das viagens corporativas. Como vimos, o auxílio de uma agência é importante para que os colaboradores obtenham sucesso nessa empreitada. Quer saber mais? Baixe o nosso e-book e conheça todas as vantagens de contratar uma agência digital!