As viagens corporativas conquistam o melhor resultado quando as empresas contam com o auxílio de agências de viagens online especializadas no assunto. Mas um ponto que deve ser observado é com relação ao contrato para viagem de forma que ele não seja muito limitante.

Para a organização das viagens corporativas é recomendado que um calendário de viagens seja feito, para ter tempo de buscar as melhores ofertas e a economia. Contudo, temos que pensar na possibilidade de surgir compromissos de última hora.

Nesses casos, a viagem deve ser organizada rapidamente para evitar qualquer prejuízo para os negócios. Como forma de garantir que as necessidades sejam atendidas é preciso ficar atento e verificar se o contrato é limitante, pois ele pode interferir nos objetivos dessa viagem.

Neste texto, vamos apresentar para vocês algumas dicas que vocês podem aplicar para evitar os contratos limitantes. Continue lendo nosso texto e fique por dentro!

Saiba o que são contratos limitantes

As viagens corporativas fazem parte das rotinas das empresas e necessitam que alguns cuidados sejam tomados na hora de fazer o seu planejamento. É por meio dessas atividades que os colaboradores conseguem promover a empresa e, por isso, é necessário uma organização bem feita.

Como algumas dessas demandas podem surgir ao longo da semana, é importante ficar atento para o tipo de contrato que se faz com agências de viagens. Os contratos limitantes são aqueles que estão estruturados de forma restritiva e que não abrem possibilidades para imprevistos.

Esse tipo de acordo pode atrapalhar as viagens, pois é possível que demandas novas surjam e a agência precisa estar apta para suprir com essas necessidades. Confira algumas formas de identificar contratos restritos:

  • existência de cláusulas rígidas que impedem mudanças urgentes;
  • não oferece um contrato personalizado de acordo com as suas necessidades;
  • não oferece benefícios para o cliente, como o cashback;
  • não disponibiliza softwares para facilitar os registros, as compras de passagens e reservas em hotéis;
  • não oferece suporte para quem está viajando.

Pensando nesse sentido, é preciso criar um contrato que esteja de acordo com as intenções da empresa. Por isso, é preciso que esses itens estejam bem delimitados, como vamos apresentar nos próximos tópicos.

Tenha as políticas de viagem bem definidas

As políticas de viagens corporativas são as diretrizes e parâmetros que determinam como as viagens devem ser realizadas. O intuito de fazer a sua criação é determinar padrões que orientam a forma de controlar dos gastos, delimitar as regras de reembolso e quais são os objetivos dos profissionais.

A sua criação não serve somente para regular a forma como os funcionários devem usar o dinheiro na hora de se hospedar e comprar as passagens. Essas normas regulamentam também o código de conduta, objetivos, visão e valores da empresa, que os funcionários devem seguir.

Para elaborar as políticas da sua empresa, é preciso conhecer bem o cenário interno e externo. É a partir desse estudo que os gestores podem criar as normas, que nortearam todas as viagens da empresa.

Confira o passo a passo:

  • entenda a situação e as necessidades da empresa;
  • saiba quais os seus limites;
  • conheça a cultura empresarial e adapte para as políticas de viagens;
  • estabeleça uma média de orçamento para controlar os gastos dessa atividade;
  • conheça as diversas opções de fornecedores;
  • crie procedimentos de segurança.

Essas regulamentações só podem se criadas pelas empresas, pois somente os gestores conhecem a sua realidade e as necessidades. A partir da criação dessas políticas, os responsáveis podem negociar com as agências o tipo de contrato mais adequado para as situações de inesperadas e necessidades da empresa.

Ficar atento a esse tipo de contrato está relacionado à execução de uma gestão de viagens eficientes. Assim, os colaboradores saberão como agir durante as viagens.

Faça um planejamento de viagem eficiente

A gestão de viagens corporativas é necessária para garantir que o objetivo dessa atividade seja atingido ao final da jornada. Realizar uma boa organização evita alguns erros, como gastos excessivos, contratação de serviços desnecessários, não saber lidar com imprevistos e como evita cair em contratos limitados.

É nesse momento que os gestores devem ficar atentos para não assinar um acordo com nenhuma agência que ofereça poucas condições de viagens. Busque uma agência que faça um contrato personalizado que atenda às necessidades da sua empresa.

Saiba o que sua empresa necessita para a construção do acordo:

  • estabeleça as políticas de viagens corporativas;
  • informe os colaboradores sobre essas diretrizes;
  • realize pesquisas sobre o destino final (incluir hotéis, comércios próximos, segurança do local e transporte local);
  • automatize os processos da viagem;
  • contrate o serviço de empresas de transporte que sejam confiáveis.

Esses são alguns pontos que evitam que haja algum erro de gestão. Eles servem como um guia para que os gestores comecem a pensar nas questões que o contrato deve contemplar.

Defina parâmetros para as viagens

A organização da viagem vai além da determinação de metas e objetivos a serem alcançados. Em algum momento será preciso pensar no que é necessário para a sua realização, como a hospedagem, transporte e as passagens.

Esses tópicos são os mais conhecidos quando falamos de viajar, pois, sem eles, a viagem não pode ocorrer. Para começar, defina um calendário anual ou semestral de viagens que os colaboradores já têm confirmado. Isso auxilia na hora de elaborar os contratos com os fornecedores.

Fazer essa organização permite que as pesquisas sejam feitas com a antecedência necessária, de forma que exista tempo hábil para fazer as reservas. Realizar essa busca anterior à compra garante que as melhores tarifas sejam encontradas.

As empresas devem definir uma quantidade de verba que os colaboradores podem gastar por dia e esses parâmetros serão utilizados no software de self-booking, que faz um filtro e apresenta as ofertas disponíveis dos critérios estabelecidos.

A utilização de aplicativos de self booking permite a maior liberdade para que os próprios viajantes façam as escolhas mais convenientes para cada evento. Sabemos que o custo de viajar para cada cidade varia de acordo com a época do ano, distância e período de estadia, por isso, fornecer essa possibilidade é uma garantia de um contrato menos limitado.

Automatize os processos

Automatizar todas as etapas da viagem, deste a compra até produção de relatórios, garante mais autonomia para que o usuário organize seu itinerário. É possível adquirir com as agências o software que permite essas escolhas.

Como a implantação dessa ferramenta, os colaboradores podem fazer todas as reservas que vão desde as passagens até o aluguel de um carro. Além disso, é possível fazer o registro de todos os gatos com a viagem.

Guardar essas informações é importante, pois, quando terminar a viagem, o colaborador pode conferir esses dados e relatar para os gestores tudo o que foi feito.

Escrever um relatório de viagem detalhado permite que os gestores avaliem os resultados e se eles foram positivos ou não e o que pode ser melhorado. Além disso, esse documento é uma prestação de contas que o funcionário deve fazer.

Fazer esses registros em aplicativos garante que nenhum deles seja perdido e que eles possam ser acessados facilmente por meio dessa plataforma online. A sua ideia é registrar todos os procedimentos feitos para que um relatório de viagem seja feito com precisão.

A facilidade de conseguir planejar a viagem por meio desse software garante mais liberdade para os usuários em fazer as escolhas que mais se encaixam no roteiro de viagem. Caso ocorram alguns imprevistos, o colaborador pode sozinho reorganizar a viagem.

Contratar uma agência online de viagens flexível pode ajudar

Com experiência na realização desse tipo de atividade, as agências online oferecem diversos benefícios para quem contratar o seu serviço, como economia e agilidade nos processos. Apesar do colaborador ter autonomia, também, é preciso contar com o auxílio de agentes especializados nessa área.

As agências de viagens já têm empresas parceiras que oferecem o melhor preço devido a acordos feitos anteriormente. Além disso, facilidades como o self booking e o cashback podem ser ofertadas como forma de beneficiar o cliente.

É importante pesquisar qual empresa contratar, para encontrar a que oferece os melhores serviços e benefícios para os viajantes. Além de disponibilizar as opções de viagem, a etrip fornece um suporte online que pode ser acessado pelos viajantes a qualquer hora, garantindo a maior comodidade e agilidade.

Quando existe um contrato limitante entre uma agência de viagem corporativa e um cliente, os dois lados têm a perder com esse tipo de acordo. Os clientes ficam presos às cláusulas existentes nesse acordo e podem acabar perder oportunidades de fazer negócios. Já os contratados, ao não permitir a flexibilização, acabam perdendo clientes.

Quando falamos sobre acordo entre a agência e o cliente, o importante é garantir um equilíbrio nesse contrato que permita mais liberdade para que os funcionários escolham as melhores opções de viagem.

A etrip dispõe de um site com as melhores opções de escolha para os colaboradores. Eles podem encontrar diversas possibilidades para organizar a sem perder a qualidade, e isso garante que o contrato com os seus clientes seja mais flexível.

Gostou do nosso texto e quer saber mais sobre esse tipo de serviço? Entre em contato conosco e conheça todas as nossas opções.

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