O controle financeiro é uma das chaves para que a sua empresa tenha sucesso. Manter os gastos equilibrados, pagar tudo em dia e evitar erros no pagamento são os objetivos de todos os administradores.

Como esse trabalho requer muita atenção, ele deve ser feito de forma diária para evitar pequenos deslizes, como ultrapassar o orçamento ou esquecer de pagar contas e funcionários. Assim, é possível evitar que erros sejam cometidos.

Se o funcionamento interno está sob controle, a empresa consegue mais força para se projetar no mercado de trabalho. Quer saber mais? Leia nosso texto e confira 8 dicas sobre como organizar as contas da empresa.

Como fazer o controle financeiro da empresa

Faça um planejamento financeiro

Esse é o primeiro caminho a ser tomado para organizar as contas da empresa. O planejamento deve ser feito antes de começar a pagar contas e contratar serviços. Para auxiliar nesse processo, você pode começar fazendo uma planilha com todos os seus gastos fixos.

Nela, você coloca tudo que a empresa não pode deixar de ter, como luz, internet, água, telefone e limpeza. É essencial não deixar nada de lado, mesmo que seja um valor pequeno, pois, ao final, as contas podem não fechar e o planejamento começa a dar errado. Considere quais são os pontos básicos da sua empresa e inicie a planilha.

Tenha o controle dos documentos

Após ter os contratos firmados com as empresas que ofereceram os serviços básicos e com os consumidores, todos os documentos precisam ser organizados. Ter todos eles à mão é importante, pois qualquer informação que você precisar poderá ser encontrada facilmente, assim, você não perderá tempo procurando papéis no escritório.

Para isso, organize os locais onde esses documentos podem ser encontrados. Se eles forem em papel, coloque-os em pastas, separados por tema. Cada cliente pode ter uma pasta que concentra todos os seus documentos e outra com notas fiscais emitidas e recebidas. Se for no computador, faças pastas para arquivar cada uma dessas declarações.

Separe as contas pessoais das da empresa

Essa dica é muito importante para o controle financeiro, e é direcionada aos donos da empresa. É essencial não misturar assuntos pessoais com os negócios, por isso, não utilize o dinheiro da firma para pagar as contas de casa e saiba separar essas áreas.

Essa atitude pode parecer apenas um “empréstimo” rápido, mas, ao final, se tudo não for controlado, pode ocorrer um grande rombo no fechamento do caixa. O que possibilita salvar a sua vida financeira pessoal também pode prejudicar o andamento da empresa, por exemplo, o pagamento das contas e dos salários pode sofrer atrasos.

Mantenha os pagamentos em dia

Essa dica parece ser muito óbvia, e é justamente por isso que ela deve ser lembrada. Pagar as contas até o prazo evita que juros sejam cobrados. Mencionamos no primeiro item sobre a importância de analisar os gastos básicos, mas pagar juros é algo que definitivamente não planejamos. Além disso, é um gasto que pode ser evitado.

Quando for pagar fornecedores da empresa, tente fazer os pagamentos adiantados. Isso mostra como você está preocupado em honrar aquele compromisso, o que pode gerar crédito para fazer negociações futuras. Contudo, caso o pagamento não possa ser feito, procure os provedores e tente renegociar a dívida.

Controle o que for receber

Do mesmo jeito que você precisa pagar as contas, também deve receber dos seus clientes. Esse é um ponto que deve de ser controlado pelos setores financeiros. Para deixar tudo organizado, faça planilhas com as datas que os compradores devem fazer o pagamento, com isso, é possível controlar quando o dinheiro vai cair.

Para garantir que o consumidor não se esqueça de saldar a dívida, uma estratégia de cobrança pode ser feita, como avisar com antecedência o dia do pagamento de forma que o cliente possa se planejar. No caso dos inadimplentes, não deixe de fazer a cobrança para evitar prejuízo e, se for preciso, tente sugerir uma renegociação.

Tome cuidado com as compras a prazo

A compra a prazo pode ser ótima para emergências, ou seja, em situações em que não temos o dinheiro, mas precisamos muito realizar aquela aquisição. No entanto, ela pode ser uma vilã se não for muito bem planejada, pois atrasar esse pagamento não evita que ele chegue um dia.

Quando essa situação ocorrer, confira o planejamento financeiro para se certificar de que haverá dinheiro para quitar a dívida assumida nos próximos meses. No entanto, sempre que puder, opte por fazer pagamentos à vista, pois é possível pedir descontos e economizar. No caso das vendas, prefira também receber à vista e ofereça vantagens para os clientes que escolherem esse tipo de pagamento.

Mantenha uma boa comunicação

Todo esse planejamento pode ser dividido entre os setores de contabilidade, vendas e compras. Nesse caso, esses processos não são desenvolvidos pelas mesmas pessoas e isso gera a assimetria de informação, que é quando um setor sabe mais do que o outro.

Essa deficiência pode ser resolvida com a comunicação entre as áreas. Dessa forma, assim que qualquer dúvida surgir, os responsáveis podem conversar diretamente e solucionar as questões. Para isso, crie canais telefônicos diretos entre as salas e grupos em redes sociais, pois essas medidas facilitam o contato entre os colaboradores.

Use um software de gestão

Os sistemas de gestão podem promover o gerenciamento da sua empresa de forma mais dinâmica nas questões de pagamentos e recebimentos. A automatização desses processos pode gerar mais agilidade de trabalho e, consequentemente, diminuir o tempo gasto nas atividades.

Adotar esses softwares pode evitar que erros por falta de atenção sejam cometidos. Como eles automatizam alguns processos, a empresa consegue economizar tempo e permite que os funcionários, que antes eram responsáveis por essas funções, sejam deslocados para outros setores.

A gestão empresarial é composta por diversas áreas que se unem para promover o bom andamento da empresa. Quem se organiza e monta uma equipe eficiente consegue se destacar no mercado de trabalho.

O controle financeiro é uma tarefa minuciosa e que requer muita atenção, por isso, toda a ajuda é relevante para que ele não seja prejudicado. Para fazer essa organização, é importante fazer um planejamento prévio.

Gostou do nosso texto? Então, saiba agora como gerar economia na empresa.