Você já parou para pensar em quanto a sua empresa espera faturar no próximo ano? E nos próximos cinco? Qual a projeção de custos e como será feita a gestão de despesas corporativas?

Como será investido o lucro do negócio? Aliás, quanto você espera ter de lucratividade? O dia a dia organizacional é repleto de questões desse tipo, que muitas vezes só podem ser respondidas com a ajuda de uma gestão de orçamento. 

Esse gerenciamento orçamentário envolve variáveis que precisam ser delimitadas com atenção, afinal, estamos falando do dinheiro de uma empresa, independentemente de ser despesa ou investimento. Pensando na amplitude do assunto, fizemos um guia completo sobre como gerir bem o orçamento.

Abordaremos desde o conceito, passando pelo planejamento, até a implementação em viagens corporativas. Continue a leitura e descubra os segredos de uma boa gestão!

O que é gestão de orçamento?

A gestão de orçamento é um conjunto de ações e estratégias aplicadas a um negócio, visando a utilização correta dos recursos financeiros empresariais. O sistema é composto por diferentes elementos, com foco no alcance de resultados maiores e melhores. 

Na prática, esse tipo de gestão envolve o gerenciamento de todas as finanças de uma organização. A ideia é que elas não ultrapassem o limite compatível, fazendo com que a empresa tenha mais gastos do que consegue arcar. Quando não é feita a gestão, o negócio pode entrar em colapso, levando ao saldo negativo e até à falência. 

A gestão orçamentária é composta pelo: 

  • orçamento de vendas: responsável pela projeção de faturamento em vendas, levando em consideração o período de vigência preestabelecido;

  • orçamento de deduções sobre vendas: soma das receitas das vendas menos as deduções e impostos. A ideia de tal orçamento é melhorar a lucratividade do negócio; 

  • orçamentos dos custos variáveis: gastos com matéria-prima, mão de obra e materiais à medida que a produção da empresa aumenta; 

  • orçamento das despesas variáveis: previsão de gastos para manutenção da parte administrativa; 

  • orçamento de gastos com pessoal: inclui as projeções salariais, os encargos trabalhistas, benefícios pagos, contratações e demissões; 

  • orçamento de despesas operacionais: despesas comerciais, financeiras, despesas tributárias e outras; 

  • orçamento de investimento: recursos destinados à compra de bens, maquinário, melhoramento de setores etc.

Devido a essa composição vasta, é de se esperar que a gestão orçamentária seja um processo indispensável para empreendimentos de qualquer porte ou segmento. É por meio dela que são criados os planos e estabelecidas metas, que permitem a previsão de cenários para o futuro de um negócio.

Quais são as etapas da gestão de orçamento?

A gestão orçamentária pode ser dividida em três grandes etapas. Elas servem para manter a organização desse gerenciamento, o que é de suma importância, visto que estamos lidando como uma questão delicada das empresas: os recursos financeiros. Entenda cada uma a seguir!

Elaboração do plano orçamentário 

O planejamento orçamentário é a fase inicial, em que são respondidas algumas questões que embasarão todo o processo. Entre elas estão: o que fazer? Como fazer? Quando? Quais os responsáveis? As empresas devem realizar um levantamento inicial de informações relativas ao negócio, mesmo em períodos anteriores, para ter uma ideia dos seus próximos passos. 

Nessa etapa, serão definidas as premissas orçamentárias embasadas no planejamento estratégico para os anos que se sucederão. É a partir disso que serão elaborados os planos financeiros relativos às despesas, receitas e também investimentos. 

Um dos segredos para garantir que o documento seja o mais completo, é apostar no orçamento colaborativo. Nesse caso, há uma descentralização na confecção do relatório. Isso significa que cada departamento será responsável por elaborar o planejamento e questões relativas às suas competências e obrigações setoriais. 

Tal ato facilita e torna mais ágil a questão orçamentária, além de engajar a equipe para que ela gere dados mais confiáveis a respeito do seu setor correspondente. A elaboração comumente acontece nos últimos meses do ano, mas isso pode variar dependendo da sazonalidade e necessidade de alocação de recursos de cada negócio. 

Simulação de cenários

Depois que todos os planos financeiros forem entregues para a gestão orçamentária, o que inclui receitas, custos, investimentos e outros, a área de controladoria poderá coletar todos os dados necessários e consolidar um único documento. A partir disso, um cenário inicial será criado a fim de possibilitar a análise de todas as partes interessadas, no caso, setores. 

No entanto, nem sempre o planejamento orçamentário inicial será aprovado pela gerência. Em diversas ocasiões são solicitados ajustes, tais como o aumento da meta de vendas, redução de gastos e despesas, mudanças na porcentagem de investimento, entre outras questões. Então, entra a fase de revisão, que dará origem à simulação de outros cenários.

O nome dado é cenário revisado e cada setor precisa realizar as alterações propostas pela diretoria. Depois de concluído o novo planejamento, uma outra análise é feita, podendo o orçamento ser aprovado ou não. Assim, seguem as projeções até que os diretores aprovem o plano. Para a aprovação é levado em consideração o alinhamento com os objetivos e propostas de crescimentos anteriormente requisitadas.

Na verdade, mesmo que a primeira versão do planejamento orçamentário tenha ficado alinhada às propostas do negócio, é interessante criar simulações de cenários que levem em consideração um ambiente realista, pessimista e otimista. Dessa maneira, o negócio poderá se antecipar e atuar estrategicamente a fim de mitigar riscos, aproveitar oportunidades e também prever tendências.

Acompanhamento de resultados 

Após legitimar o planejamento orçamentário para o próximo período, é preciso fazer um trabalho analítico, a fim de verificar se os resultados obtidos condizem com a proposta da empresa. Tal observação deve ser feita com a ajuda de três ferramentas: gráficos, indicadores de desempenho e também relatório gerenciais. Afinal, quanto mais dados melhor será o processo de tomada de decisão, além de mais preciso. 

No caso dos gráficos, eles mostrarão os números do negócio, desde os resultados em vendas até o desenvolvimento de setores, por exemplo. Já os indicadores de gestão permitirão uma análise dos resultados de maneira mais direcionada, ou seja, checar se as metas foram atingidas, se o emprego dos recursos aconteceu de maneira eficaz e também quais falhas ocorrem em cada fase de um projeto. 

Por sua vez, temos relatórios gerenciais que são documentos mais detalhados do que os gráficos e indicadores. Eles são a base para um processo de tomada de decisão mais eficaz.

Apesar dos detalhes que não são trazidos pelos outros documentos, os relatórios precisam ser objetivos e, de fato, fornecer informações atualizadas e relevantes. Vale lembrar que não há espaço para erros nesse caso, logo, é preciso muita atenção. 

Com esses três documentos em mãos, é preciso identificar os principais desvios em relação ao plano inicial, sendo necessário registrar as rações para o acontecimento por meio de comentários e justificativas. Tal registro é fundamental para que a empresa possa futuramente elaborar novos planejamentos orçamentários, sempre focando na qualidade e especificidade deles. 

Por que fazer esse tipo de planejamento?

Quando não há direcionamento adequado dos recursos da empresa, ela não saberá para onde pode ir e nem mesmo aproveitará as oportunidades que surgem pelo caminho. Além disso, o planejamento serve com um guia para avaliar as restrições internas e externas quanto ao uso desses recursos. 

Vale lembrar que além da base para a tomada de decisão, planejar serve como uma projeção de resultados das atividades programadas, para que seja possível verificar os lucros ou prejuízos e comparar se os objetivos foram atingidos. Um bom planejamento ajuda na redução de incertezas, algo muito comum no mercado e entre empresas que não têm uma organização financeira.

Aliás, sem a realização de um orçamento de médio e longo prazo, a empresa trabalha apenas pensando no mês (faturamento) seguinte, e isso faz com que as equipes gerenciais não conheçam os reais objetivos do negócio. Consequentemente, eleva-se as chances de um desalinhamento estratégico, ou seja, cada um age da maneira que entende como melhor para a empresa, afastando o negócio do alcance de metas estratégicas.

Quais são as vantagens da gestão de orçamento?

A gestão de orçamento é capaz de trazer muitos ganhos para as empresas que a aplicam corretamente. Afinal, estamos falando da coordenação das finanças organizacionais, sem a qual nenhum setor é capaz de funcionar com a sua total capacidade, comprometendo os bons resultados. Confira as principais vantagens do gerenciamento orçamentário!

Projeção para o futuro 

A gestão de orçamento é muito mais do que uma ferramenta de controle de despesas, ela faz um comparativo entre o que foi planejado e o que de fato foi gasto. Tal gerenciamento permite que o negócio olhe para o seu futuro e consiga se preparar para realizar novos investimentos, promover a abertura de novos canais de atuação, diversificar as ofertas de produtos e outras ações que ajudem no aumento da rentabilidade de maneira estruturada. 

Segundo um estudo do Sebrae, algumas das principais razões que levaram as empresas à falência, em menos de 5 anos de existência, foram a não definição de estratégias para evitar desperdícios e a não determinação do lucro pretendido. Isso revela a necessidade de um plano orçamentário. 

Avaliação do ROI

O ROI (retorno sobre o investimento) é uma métrica usada para medir o quanto uma determinada ação deu retorno para a empresa, tendo como base o investimento na iniciativa. Quando o empreendimento se preocupa com a gestão orçamentária é fato que obter dados a respeito dessa questão será muito mais simples. 

Consequentemente, isso permite que os gestores saibam com mais certeza se os investimentos realizados estão trazendo o retorno esperado e possam tomar atitudes necessárias para corrigir falhas, caso elas existam. 

Maximização dos ganhos 

Umas das principais vantagens da gestão de orçamento é o ato de poder estabelecer metas mais claras e desafiadoras, que maximizam as oportunidades de negócio. Por meio de uma inteligência coletiva, que atua na diminuição das despesas e também a exploração de novos mercados e ideias, a empresa passa a ter uma consciência maior da utilização dos recursos. 

Consequentemente, o conhecimento e a utilização de um planejamento aumentam as possibilidades de negócio, ou seja, é possível fazer melhores negócios, sem que para isso seja preciso gastar a mais ou de forma desordenada. 

Compartilhamento de responsabilidade 

O fato das responsabilidades ligadas à gestão de recursos ficarem na mão de poucas pessoas, pode fazer com que a empresa tenha uma administração muito centralizadora e acabe impedindo que alguns setores se desenvolvam. 

Como na gestão orçamentária cada segmento da empresa precisa atuar no planejamento, as responsabilidades são divididas. Isso contribui para uma maior integração entre os responsáveis por departamento. Além disso, há um grau de controle maior dos recursos de todas as partes, fazendo com que a empresa caminhe de forma adequada e coerente com a sua realidade. 

Organização dos setores 

Por meio da gestão orçamentária, a empresa conta também com uma organização mais apurada a respeito dos setores. Isso facilita o processo de planejamento para investir e preparar o negócio para a sua expansão de maneira ordenada e eficaz. 

Por exemplo, é possível determinar com mais precisão a compra de novos maquinários ou mesmo refrear os gastos, garantindo uma seleção estratégica de fornecedores, se a empresa estiver passando por um momento de crise. Os investimentos passam a ser melhor direcionados, além da empresa ter mais controle sobre abertura, descontinuidade de um canal de distribuição e contratação de uso do capital de terceiros. 

Identificação de falhas

 O orçamento de uma organização é a tradução do planejamento estratégico, só que em números, o que mostra a suscetibilidade dele a imprevistos e também falhas. O grande problema é quando a gestão não é feita, pois há uma demora considerável na identificação de desvios.

Quando ela é realizada, consegue-se saber qual a causa básica dos problemas e atuar na criação de planos de ação para corrigir e recuperar perdas. O plano funcionará de base, pois nele estão descritos os níveis de tolerância determinados pelos diferentes cenários. 

Como fazer a gestão de orçamento?

Para conseguir os melhores resultados com a administração dos recursos da empresa é preciso ter algumas atitudes eficazes que ajudarão na elaboração do planejamento orçamentário. Acompanhe a seguir as principais dicas!

Saiba o que a empresa tem de ativo e passivo 

Um dos principais passos do planejamento orçamentário é a quantidade de ativos e passivos que a empresa tem. O ativo está ligado ao rendimento, que traz benefícios para o negócio. Por sua vez, o passivo é a saída de dinheiro ligado a despesas e gastos. 

Ainda há divisão entre ativos circulantes e não-circulantes, e passivos circulantes e não-circulantes. Enquanto o ativo contribui para o aumento do poder aquisitivo da empresa, o passivo diminui. Portanto, é preciso saber quais os seus recursos disponíveis para orçamento e também as suas obrigações financeiras para não fazer um orçamento que fuja da realidade.

Aprenda a medir índices 

A empresa não pode simplesmente perder dinheiro ou fazer investimentos ruins. Para isso, existem os índices financeiros que são usados para entender melhor sobre o futuro das finanças organizacionais. Liquidez corrente, margem operacional, cobertura de juros, giro de caixa, custos fixos, esses são apenas alguns dos índices que podem ser usados. Eles ajudarão a entender e lidar com as finanças do futuro. 

Estabeleça metas alcançáveis 

Metas inalcançáveis ou que estão muito distantes do que a empresa é hoje podem prejudicar o planejamento orçamentário. Não só a equipe ficará desmotivada, pois não conseguirá cumprir com as demandas, como o trabalho será comprometido pelo fato das finanças não baterem.

Por exemplo, se a empresa planeja a compra de um bem de um valor muito alto ou se não há dinheiro reservado para isso, pode ser que o plano seja frustrado. Além disso, não há sentido em ter objetivos que foquem em um ganho de capital tão rápido, pois é bem provável que isso não aconteça.

Evite erros comuns

Alguns erros são comumente cometidos na gestão orçamentária empresarial. Entre os principais está iniciar o orçamento pelas despesas. É preciso começá-lo pelas receitas, senão, haverá uma confusão dos números do negócio. Outra questão é usar os dados passados como base e não como referência. Assim, a empresa sempre conseguirá planejar os orçamentos visando o crescimento, e não apenas buscando a sobrevivência de mercado. 

Revise o plano 

Já falamos sobre a importância da análise de resultados e, de fato, é essencial acompanhar continuamente esses números, para determinar o que está dando certo ou não. No entanto, antes mesmo de colocar em prática o planejamento orçamentário em prática, é preciso revisar tudo.

Uma dica é pegar o plano passado e anotar todas as ideias para o próximo ano. Isso fará com que você repense as suas estratégias, aprimorando assim o que está contido no documento. Lembre-se de que quanto mais elaboradas as ações, maiores as chances de que elas atinjam o resultado esperado. 

Quais ferramentas podem ser utilizadas?

Optar pelas ferramentas certas na hora de fazer o planejamento é crucial para agilizar e otimizar o processo. Elas permitem fazer um controle maior de receitas e despesas, além de assegurar que os objetivos estejam alinhados. Saiba quais podem ser utilizadas!

DRE projetado

Uma das principais ferramentas quando se fala em finanças é a DRE, que é o Demonstrativo do Resultado do Exercício. No caso do planejamento orçamentário, a ideia é que seja utilizada a opção projetada. O relatório apresenta os dados de projeção de vendas, deduções, custos de operação, despesas e outros. Ele se diferencia do modelo tradicional, pois esse apresenta resultados já consolidados de um período, oriundo do fluxo de caixa.

Projeção de fluxo de caixa 

Falando em fluxo de caixa, outra opção de ferramenta é o modelo projetado da função. Nesse caso, é feita uma estimativa do que entrará e sairá da empresa. Para isso, são checados dados passados e projeções futuras. Para garantir que tudo esteja em concordância, é preciso levar em consideração os prazos médios de pagamento e recebimento. Só assim será possível saber se a empresa terá recursos em caixa para honrar com os seus compromissos financeiros. 

Projeção de balanço patrimonial 

O balanço patrimonial está embasado em três aspectos: os ativos, passivos e patrimônio líquido. Na opção projetada, o documento apresentará uma ideia da evolução do patrimônio total da empresa em determinado período de tempo. Todos esses elementos apresentados deverão ser controlados por uma ferramenta de gestão que cruze tais dados, a fim de que no momento da gestão de orçamento não haja dissonâncias ou mesmo falhas.

Hoje, já existem sistemas que permitem fazer o orçamento de maneira descentralizada, acompanhar o que foi planejado e fazer um comparativo, criar gráficos, gerar relatórios gerenciais, além integrar as funções ao ERP. Para isso, a ideia é optar pelo software que atenda a demanda da sua empresa, levando em consideração seu porte. 

Como a gestão de orçamento se aplica às viagens corporativas?

Como já foi especificado, o planejamento orçamentário serve para garantir o melhor aproveitamento dos recursos financeiros disponíveis, com o intuito de fazer com que o negócio cresça de maneira segura e sustentável. Ele também se aplica à gestão de viagens corporativas. Por envolver todos os setores em sua produção, fica mais fácil investir recursos para cada um deles se deslocar caso necessário. Além disso, tal planejamento ajudará a entender o retorno de cada projeto. 

Por exemplo, a empresa decide investir R$ 50 mil em viagens por ano. No entanto, logo no primeiro bimestre é gasto R$ 20 mil, sendo que os projetos não geraram tanto retorno financeiro. Sem o controle do orçamento, a organização terá que suprimir os outros deslocamentos, o que poderá fazer com que ela tenha prejuízos.

Por isso, ao realizar a gestão de orçamento, a equipe tem acesso a relatórios de despesas mais frequentes que ajudam a fazer um comparativo dos recursos destinados, servindo de base para planos futuros.

Aliás, como o planejamento orçamentário costuma vir especificado por setores, a empresa pode controlar e alterar os recursos destinados a ele, dando mais flexibilidade. Tal integração ajuda também a determinar os gastos com pessoal em trabalho remoto durante viagens. Além disso, quanto mais alinhado, mais fácil será fazer revisão dos planos para ajustar conforme a realidade grupo, favorecendo a criação de uma equipe de alta performance

Dessa forma, as estimativas de viagens poderão ser feitas com base no ano anterior, considerando possíveis aumentos e reajustes, mas também selecionando os locais de maior frequência de atuação e seus respectivos custos, o que evita surpresas desagradáveis. 

Perceba então que a gestão de orçamento depende da atuação de toda a equipe de uma empresa. Como visto, para desenvolver um padrão eficaz é preciso que todos os setores estejam alinhados em relação aos recursos da empresa, ou seja, tenham consciência de que o detalhamento de custos, despesas, investimentos e outros é uma tarefa de todos. 

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