Gestão de viagens corporativas: o que é e como fazer? Nós explicamos - E-trip

Com o crescimento da sua empresa, há o aumento do número de viagens, parcerias e promoções de eventos institucionais. Para lidar com essa nova realidade, a gestão de viagens corporativas se torna uma prática indispensável para as organizações, movimentando parte do turismo e dos seus negócios.

É nesse momento que os funcionários saem do espaço de funcionamento institucional e vão trabalhar em um ambiente externo. Com isso, tais viagens têm como pontos positivos aumentar o campo de atuação, conquistar novos clientes, ampliar o networking e promover os produtos e serviços do seu negócio.

No entanto, para que isso tudo dê certo, é preciso de muito planejamento e organização. Nesse sentido, a gestão administrativa é um procedimento que permite promover viagens com o menor custo, de forma que a qualidade do serviço seja mantida.

Se você quer saber mais de como fazer esse tipo de trabalho e não cometer erros de gestão, leia nosso texto e confira 10 dicas sobre esse assunto!

Estabeleça políticas de viagens para a empresa

Para organizar as viagens, antes de tudo, é preciso que as políticas de viagens sejam criadas e seguidas. Para isso, uma equipe deve fazer um plano detalhado das responsabilidades de quem vai viajar, quais os critérios deverão ser usados para realizar a contratação de um serviço especializado e os objetivos da viagem.

Separamos alguns possíveis pontos que podem entrar na sua política:

  • as responsabilidades do viajante;
  • as responsabilidades e deveres da agência de viagem e/ou fornecedor de viagens;
  • níveis e fluxos de aprovação;
  • quais os usos do cartão corporativo;
  • quais os outros meios de pagamentos;
  • quais são os limites de gastos diários;
  • otimização de custos para viagens aéreas;
  • otimização de custos para viagens terrestres;
  • os fornecedores preferenciais;
  • política para voos nacionais;
  • política para voos internacionais;
  • como utilizar a hospedagem;
  • despesas reembolsáveis;
  • despesas não reembolsáveis.

Outro fator importante que deve ser estabelecido são os limites dos gastos, para evitar que eles passem do orçamento estabelecido, assegurando que não causem prejuízos.

Você pode fazer uma documentação de todas essas informações, a fim de evitar problemas durante a viagem. Quanto mais informação for colocada nessas políticas, com mais segurança o profissional vai viajar. Cada empresa tem a sua política de viagens de negócios e é justamente por isso que elas devem ser feitas de acordo com as diretrizes da organização.

Oriente adequadamente os profissionais

Como são diferentes profissionais que vão viajar, é preciso que todos os envolvidos sejam orientados de acordo com as políticas de viagem. O objetivo é sempre promover a qualidade e evitar que possíveis contratempos aconteçam.

Esse auxílio inicia com a política de viagem e depois passa pela orientação. Não basta apenas criar essas políticas de viagens — é preciso que alguém oriente os seus funcionários. Antes da viagem acontecer, você deve fornecer dados relevantes, destacar quais as regras estão na política e torná-las acessíveis. Para tornar essas informações mais claras, você pode adaptar a linguagem para garantir que todas pessoas compreendam o que está escrito.

A empresa deve deixar claro quais os gastos ela vai cobrir e como vai funcionar. Por exemplo, se ela for cobrir a alimentação, ela deve informar qual o valor máximo o viajante pode gastar. Para que todos os viajantes consigam compreender essas orientações, a empresa pode criar essas explicações com vários tipos de linguagens, para que ela fique clara e todos consigam entendê-las.

Além das orientações da firma, os funcionários que estiverem embarcando nessa viagem a negócios não podem se esquecer da documentação pessoal. Para realizar o embarque, devem ter todos os documentos em mãos.

Quando a viagem é para outro país, é preciso conferir se os seguintes documentos estão corretos: passaporte dentro da validade, se o destino precisa de visto para entrada, se a vacinação está em dia e o seguro saúde está certo.

Faça uma pesquisa caprichada sobre o destino

Cada viagem envolve um objetivo específico e cada destino também tem suas características distintas. Por mais que as políticas de viagens estejam definidas e essas orientações sejam seguidas, nem sempre todas as viagens sairão do mesmo jeito. Para aprender a lidar com essas diferenças, realizar uma pesquisa prévia sobre o destino de viagem pode ajudar a evitar contratempos e promover o melhor aproveitamento dela.

Se a empresa quer evitar que haja gastos desnecessários em viagens de negócios e perda de tempo, é preciso que um plano seja feito. Para realizar essa logística, você pode observar os seguintes pontos:

  • a localização do hotel;
  • a proximidade do hotel em relação a restaurantes e supermercados;
  • a distância do aeroporto;
  • o nível de segurança local;
  • como será feito o transporte do funcionário;
  • quais são os possíveis gastos com comida;
  • quantos dias a viagem vai durar.

A empresa deve assegurar que o seu profissional terá seu bem-estar garantido. Para tanto, é necessário fazer um planejamento financeiro de serviços de quarto, gastos com alimentação e contratação de transporte particular. Se o funcionário vai ficar em um local distante das áreas centrais, é preciso descobrir quais são as opções de transporte e alimentação para essa situação.

Além disso, você deve contratar um serviço de seguro de viagem. Isso ajuda a evitar casos de doença, infecção ou acidentes de trânsito. Assim, as questões relacionadas a problemas de saúde do funcionário são evitadas durante a viagem.

Inclusive, a necessidade de ter um seguro já é uma das exigências das viagens internacionais. Muitos países requerem que os visitantes tenham um seguro para o período pelo qual eles ficarão em seu território. Nesse caso, é preciso ter certeza de quanto tempo o seu funcionário vai ficar no país, para poder contratar um serviço que atenda às necessidades de cada território.

De qualquer forma, não é só porque a viagem é feita no seu país que esse seguro não é necessário. Cada região do Brasil tem as suas peculiaridades, que também devem ser observadas e não podem ser deixadas de lado pelos visitantes.

Nesse momento, garantir a manutenção do contato entre empresa e funcionário é fundamental, portanto, tenha um canal de comunicação direto com eles durante os dias de viagem. Isso facilitará no momento de solucionar qualquer questão ou problema de forma mais ágil.

Automatize o que for possível

Antigamente, a realização de cálculos e as projeções eram feitas todas à mão. Porém, com o desenvolvimento da tecnologia, foi possível realizar a automação desse processo, com o uso de softwares específicos, como aplicativos ou planilhas digitais. Dessa forma, você evita cometer erros na hora de realizá-las.

De fato, o processo de automatização foi feito para facilitar a rotina, eliminando falhas humanas e aumentando a produtividade da empresa. Com ele, você consegue economizar tempo no momento da gestão da viagem e elimina desperdícios financeiros que poderiam resultar de erros cometidos nesse planejamento.

Por exemplo, ao contar com um software em que os dados sobre gastos feitos durante a viagem possam ser atualizados conforme eles ocorrem, se evita ter que conduzir todo o processo de maneira manual depois que o profissional voltar da viagem.

Por falar em planejamento, não esqueça de levar em conta nesse momento os diversos cenários possíveis, para não deixar escapar nenhum aspecto da viagem. Com base em uma pesquisa feita previamente, você consegue mensurar o custo das reservas, do transporte e dos demais gastos.

Logo, será viável estabelecer diversas logísticas diferentes por meio dessa pesquisa, a partir dos diversos planos possíveis. Como resultado, os analistas poderão escolher o que mais está de acordo com as condições da empresa e o objetivo da viagem.

Utilize ferramentas de gestão

Como falamos no tópico anterior, o desenvolvimento da tecnologia auxilia na execução de tarefas nos mais diversos setores. No caso da gestão de viagens, existem aplicativos móveis que podem automatizar o registro de todos os dados, para que o controle produtivo dos gastos, a manutenção dos contatos e a organização dos fluxos sejam feitos de forma efetiva.

Ao investir em uma dessas ferramentas de gestão, você estará criando uma maneira de facilitar o controle das viagens e aumentar a sua eficiência. Existem, inclusive, aplicativos móveis que os próprios profissionais podem usar para salvar informações ao longo desses deslocamentos. Isso permite que os gastos das viagens sejam acompanhados em tempo real, conforme destacamos há pouco.

Vale lembrar que o sistema tem como objetivo não só o registro dos preços das passagens como também dos gastos com os cartões corporativos. Assim, esses aplicativos ajudam a fornecer os relatórios e realizar o cadastro de pessoas, hotéis, serviços de transportes e fornecedores envolvidos em todo o processo. Como resultado, o uso desse recurso facilita na hora de fazer os relatórios, organizando todas as informações e evitando que alguma delas seja perdida.

Há ainda a possibilidade de contar com uma plataforma de viagens corporativas online, uma agência digital que tem como principal objetivo as viagens de negócios. Às empresas, são oferecidos benefícios como relatórios gerenciais, como planilhas digitalizadas. Outro benefício que se pode conseguir é o cashback: receba dinheiro de volta em todas compras que realizar.

Nesse caso, além de você estar cuidando de uma logística de uma viagem específica, estará criando um banco de dados para a sua própria empresa.

Conte com um serviço de viagem especializado

Como todo tipo de serviço, contar com a expertise de empresas desse ramo pode ser bastante vantajoso, afinal, existem agências preparadas, que têm como objetivo fazer a gestão de viagens corporativas, sobretudo, tendo em vista o grande fluxo de organizações que precisam desses serviços.

Assim, a contratação de uma agência especializada lhe ajudará nesse gestão, pois ela será responsável por fazer todo o planejamento da viagem, como a contratação dos serviços certos para levar os clientes ao seu destino com conforto e qualidade, sempre de acordo com as regras da empresa, tendo o conhecimento necessário para realizar a logística em cada tipo de viagem e para os mais diversos destinos.

Devido ao conhecimento no ramo e a sua participação no mercado, em sua maioria, essas agências já têm parcerias com hotéis, companhias aéreas, serviços de transportes, empresas de transfers, restaurantes e demais negócios demandados em viagens corporativas.

Além de tudo, como já estão acostumadas a lidar com esse tipo de viagem, contam com profissionais capacitados para realizar todo tipo de suporte necessário, para que não haja nenhum imprevisto, incômodo ou problema, assumindo a responsabilidade pela organização das políticas de viagens, além de fazer o uso correto dos recursos e produzir relatórios sobre as etapas do deslocamento.

Em outras palavras, essa agência funciona como uma ponte de contato entre a sua empresa e os prestadores de serviço na cidade de destino. Assim, você não precisará que muitas pessoas fiquem disponíveis para realizar os planejamentos e a organização de cada viagem dos seus funcionários.

De qualquer forma, tenha em mente que dispor desse auxílio de serviços especializados demanda a devida atenção de quem está contratando, pois são elas que vão organizar toda a logística necessária para a viagem corporativa. Nesse caso, você deve deixar claro quais as são as políticas de viagens, pois a empresa contratada vai agir de acordo com elas.

Mantenha o controle financeiro

Essa é uma das partes mais importantes e críticas quando se trata de gestão de viagens corporativas. Podemos dizer que é o que influencia diretamente o sucesso ou o fracasso dos negócios. Mesmo com a contratação de um serviço especializado, é preciso que alguém na sua empresa seja responsável por administrar as transações feitas em cada viagem.

Nesse sentido, o responsável deve observar o que está sendo feito em relação a qualquer serviço prestado durante esse período, como transportes, hospedagem e alimentação. É preciso um olhar minucioso para garantir que nenhum dos pontos da política de viagens seja descumprido.

No entanto, nem sempre as viagens saem como foram planejadas. Nessas situações, é importante que os gestores mantenham uma reserva financeira para eventuais contratempos que podem acontecer ao longo da viagem. Esse responsável por conferir os gastos deve estar ciente das políticas de viagem e, ao mesmo tempo, saber diferenciar quando é preciso gastar mais ou não.

Como exemplo, é possível que o seu funcionário vá fazer uma viagem internacional com todo o planejamento baseado em uma cotação específica do dólar, e o valor da moeda aumente de um dia para o outro.

O analista deve verificar essas condições de viagem, respondendo a questões como se a empresa pode arcar com essa mudança de valor, se é possível mudar a data da viagem, ou se não há outra data para que ela possa ser feita e se é possível arcar com esses gastos.

Após verificar essas questões, a empresa deve decidir qual é a melhor decisão a se tomar. No entanto, os gestores não podem se esquecer das reais condições financeiras da organização para aplicar essas decisões.

Gere relatórios com muitos detalhes

Muitas pessoas acham que dispor de relatórios não é algo necessário, por ser uma tarefa longa e demorada. Porém, esses registros ajudam a analisar de melhor forma as viagens.

De todo modo, para que os relatórios sejam bem-feitos, é preciso que todos os dados relativos à viagem estejam organizados e disponíveis. Como mencionamos em outro tópico, existem softwares de gestão aos quais você pode recorrer para ter controle sobre todos os números referentes às viagens realizadas, tudo de forma digitalizada, para fácil acesso e atualização ágil desses dados tão logo eles são gerados.

Ter todos os dados registrados é um ótimo início para a produção desses documentos. Isso evita que dúvidas financeiras ou problemas atrapalhem a execução de futuras viagens. Como forma de registrar esse evento, a produção de relatórios detalhados sobre a questão da logística e dos gastos realizados é essencial.

Sobretudo, o objetivo de fazer um relatório detalhado não é deixá-lo esquecido em uma pasta no computador, por exemplo, e sim juntá-lo aos demais levantamentos estratégicos. Assim, a partir da análise de todos os relatórios existentes, a empresa poderá definir se as políticas estão funcionando corretamente, se as logísticas estão dando certo e até mesmo se a agência de viagem está cumprindo com a sua função de forma efetiva.

Identifique a real necessidade das viagens

Conseguimos compreender que as viagens corporativas são essenciais para a motivação dos funcionários. Afinal, é a partir delas que os profissionais se sentem incentivados a sair da rotina de trabalho e, além disso, é uma forma de promover a capacitação deles, funcionando ainda como uma forma de os viajantes conhecerem lugares novos.

O que o funcionário não pode deixar de lado é o real objetivo da viagem — que é ir a um congresso, se capacitar ou encontrar um cliente. Para realizar essas viagens, sua empresa deve verificar, avaliar e definir qual a real necessidade de promover esse deslocamento. Dessa forma, uma análise detalhada pode lhe ajudar a justificar quais são os pontos positivos e negativos de fazê-lo.

Um detalhe muito importante para essa etapa é que você deve ficar de olho na real situação da empresa, como as questões relacionadas ao setor financeiro, avaliando o que ela pode fazer para que essa viagem não cause nenhum prejuízo.

Temos que lembrar que as viagens sempre serão feitas em prol do crescimento da organização. São elas que possibilitam o fechamento de novas parcerias, negócios e o aprimoramento dos funcionários. No entanto, é preciso estar atento com relação à disponibilidade da empresa de fazer esse investimento.

Caso sua empresa esteja precisando da qualificação dos funcionários, promova a ida deles a congressos e a realização de cursos de especialização. Se ela precisa conhecer um determinado cliente, uma equipe pode ir até eles, para conhecê-los.

De qualquer modo, independentemente do contexto, o profissional que for viajar deve ser preparado antes de embarcar. Avise-o sobre o que é esperado dele e sempre deixe claro quais as políticas de viagem que ele deve seguir.

Acompanhe as melhores práticas adotadas pelos concorrentes

Você sabe que as empresas têm o costume de seguir as tendências de mercado, não é mesmo? Nesse contexto, é possível que os empresários do mesmo setor acabem seguindo os passos dos seus concorrentes.

Para acertar na hora de fazer uma estratégia, portanto, você não pode fazer diferente e deve realizar o benchmarking, um processo de comparação de recursos. Ou seja, você deve observar o que as outras empresas estão fazendo no que diz respeito às viagens corporativas, em especial, as do mesmo segmento.

Isso porque seus concorrentes podem ter criado políticas eficientes para a gestão de viagens ou você pode identificar modificações que poderão ser feitas para deixar essas normas ainda melhores. A partir desse processo de observação, é possível aprender grandes lições para serem colocadas em prática na administração da sua empresa.

Por exemplo, um negócio pode ter as políticas de viagens com graus de detalhamento de políticas de viagens diferentes. Em alguns tipos de deslocamentos, os funcionários podem gastar do seu bolso em um primeiro momento, para que, depois, a empresa devolva tudo que foi gasto nesse período de viagem.

Outra situação é que as empresas podem pagar todos os gastos que envolvem os serviços de transfers, alimentação e hospedagem, e o funcionário não precisa se preocupar com nenhuma dessas despesas. E claro, é possível ainda disponibilizar um cartão corporativo, com o qual todos os gastos feitos para a prestação de serviço, fechamento de negócios ou cursos do funcionário possam ser pagos, deixando os gastos pessoais para os funcionários.

Uma forma de acompanhar essas tendências é contratar agências de serviços especializadas. Como estamos falando de viagens corporativas, as empresas que lidam com isso estarão mais por dentro do que está sendo feito e quais os melhores caminhos a serem seguidos.

Assim, para aplicar essas estratégias, o analista de viagens observará qual delas se encaixa melhor na sua política para aplicá-la nesse contexto. É uma vantagem e tanto, até porque, quando pensamos em viagens promovidas pelas empresas, nem sempre estamos por dentro de toda a logística que está por trás do planejamento. No entanto, muito mais do que apenas comprar passagens e agendar hospedagens, as viagens corporativas envolvem questões específicas a serem avaliadas.

Agora que chegou ao final do nosso post, você já tem em mãos uma série de informações sobre que é necessário para organizar essas viagens. Com a criação de uma política competente, a contratação de uma agência e com base nas nossas dicas, sem dúvida, você ajudará (e muito!) a sua empresa a diminuir os gastos excessivos e aproveitar ao máximo cada viagem.

A gestão de viagens corporativas envolve diversas possibilidades e você deve testar qual delas vai ser a mais interessante e que melhor se aplica ao contexto da sua empresa. Quer saber mais? Entre em contato conosco e veja como podemos ajudar nesse processo!