Itens essenciais para o relatório de viagens corporativas - etrip

Viagens a negócios envolvem muito planejamento e muitos gastos. Desde a reserva das passagens aéreas até os gastos diários com alimentação, são diversos detalhes que pesam no orçamento da empresa. Por isso, elaborar um relatório pode fazer toda a diferença.

Um relatório de viagens contém todos os aspectos da viagem, desde o nome da hospedagem, trechos aéreos voados até os gastos com translado, e ajudam sua empresa a economizar e controlar o orçamento.

Continue sua leitura para saber mais sobre o relatório de viagens corporativas!

A importância do relatório de viagens corporativas

Quando uma empresa realiza uma viagem corporativa, acaba tendo muitas despesas – algumas maiores, como passagens aéreas e hospedagem; outras, menores, como gastos com alimentação e transporte terrestre.

Imagine que sua empresa promova algumas viagens por mês, e que essas viagens comecem a gerar retornos muito produtivos, por exemplo: mais clientes, novos fornecedores, contratos importantes etc. Na hora de fazer o balanço de fim de ano da empresa, você tem quase certeza de que todos os deslocamentos resultaram em mais ganhos do que gastos e, portanto, investir em viagens corporativas é o ideal para o seu negócio.

Porém, não há como ter certeza, porque os únicos gastos registrados são os de compras mais expressivas, e você não tem como saber qual foi o custo exato da viagem. É aí que está a importância do relatório.

Com ele, você pode saber exatamente o quanto foi gasto em cada viagem corporativa, com cada item. Assim, é possível calcular seus ganhos e também descobrir maneiras de economizar nas próximas viagens realizadas pela empresa, sabendo no que pode investir e o que pode ser modificado.

Itens que não podem faltar no relatório

O relatório de viagens corporativas pode ser feito da maneira que for mais conveniente e prática para sua empresa. Uma planilha no Excel já dá conta do recado, mas existem softwares que podem ajudar nessa tarefa, facilitando o trabalho.

Qualquer que seja o meio utilizado para criar o relatório, existem algumas informações que não podem faltar para que tudo fique claro na hora de fazer essa análise. Por exemplo:

Passagem aérea:

  • Data de emissão;
  • Número de reserva e solicitação;
  • Nome do passageiro;
  • Trecho voado
  • Data de embarque;
  • Valor da passagem;
  • Tarifa de embarque;
  • Valor total.

Hospedagem:

  • Nome da hospedagem;
  • Tipo de hospedagem;
  • Localização;
  • Data de emissão da reserva;
  • Datas de check-in e check-out;
  • Tipo de quarto escolhido;
  • Valor do quarto;
  • Valor total.

Seguro-viagem:

  • Nome da seguradora;
  • Tipo de seguro;
  • Detalhes da cobertura;
  • Valor total.

Gastos diários:

  • Tipos de transporte terrestres utilizados;
  • Valor gasto com transportes terrestres;
  • Valor de translado entre hotel-aeroporto;
  • Valor diário de alimentação;
  • Valor total.

Esses são itens que não podem faltar no relatório de viagens corporativas, mas muitos deles podem ser modificados, e muitos outros detalhes podem ser acrescentados. Por exemplo, se for necessário visto de algum país para o funcionário viajante, isso também deve estar discriminado no relatório.

É importante perceber que todos esses dados servirão para analisar o que é ou não essencial para as viagens de sua empresa e, assim, será possível planejar viagens mais econômicas e efetivas no futuro.

As facilidades da tecnologia

A tecnologia também torna o preenchimento dos relatórios muito mais fácil. Isso porque os gastos do dia a dia, entre outros detalhes, podem ser registrados online, todos os dias, pelo funcionário viajante. Desse modo, ele não precisa esperar voltar de viagem para começar seu relatório, economizando tempo e aumentando sua produtividade.

Além disso, ter essas informações online e poder acessá-las a qualquer hora, em qualquer lugar, também ajuda muito durante o planejamento.

Essa é uma das grandes vantagens de trabalhar com agências de viagens corporativas, já que as informações sobre as despesas feitas pela plataforma da agência ficam sempre online. Assim, sua empresa tem acesso a esses dados quando for necessário e mantém um registro bem controlado dessas despesas.

O relatório de viagens corporativas é uma maneira de manter controle sobre os gastos da empresa, o que pode tanto trazer vantagens na hora de planejar uma nova viagem – analisando maneiras de economizar – quanto ajudar a fazer o balanço geral dos ganhos no fim do ano e descobrir se essas viagens estão dando um bom retorno.

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