Como sabemos, as viagens corporativas fazem parte da rotina da empresa. Fazer essa preparação pode parecer uma tarefa fácil, no entanto, é preciso que haja um minucioso planejamento de viagem para que nada dê errado, afinal, é por meio dessas práticas que as empresas ficam cada vez mais conhecidas.

O fato é que se deve organizar essa viagem com antecedência, pois isso gera economia na hora de comprar as passagens. Esta prática é muito comum, pois as empresas desejam obter sucesso nas viagens e, ao mesmo tempo, economizar.

Cada empresa deve realizar esse planejamento de acordo com as suas demandas. Quer saber como fazer isso? Leia nosso texto e confira 5 práticas simples e objetivas!

Como fazer um planejamento de viagem corporativa

1. Faça um calendário anual de viagens

As viagens corporativas podem ser encontro com clientes ou empresas que prestam serviços, cursos, workshops e até mesmo representar a empresa em encontros. Com o início do ano, os gerentes devem informar quais desses eventos vão ocorrer durante o ano e quais deles são importantes de comparecer.

O setor responsável por organizar esses encontros deve se organizar e montar um calendário anual para essas viagens. Isso permite que um planejamento prévio seja feito, como a pesquisa de passagens e reservas de hotéis. A partir disso, os colaboradores podem começar a pesquisar os preços e fazer as reservas. Sabemos que alguns imprevistos podem acontecer, no entanto, o que pode ser planejado já deve ser feito.

2. Analise os destinos

Ao saber qual o destino do viajante, é necessário que uma análise cuidadosa seja feita. Essa pesquisa é realizada para conseguir identificar qual a média de preço e qualidade dos hotéis, as possíveis rotas de viagem, estipular quanto o colaborador vai gastar de transporte e alimentação.

Com essa análise, é possível começar a fazer as reservas de hotéis, identificar o que eles oferecem, como as refeições e qual a localização, para começar a fazer as reservas. A partir desse estudo, a sua empresa consegue economizar nessas viagens e promover uma boa gestão de viagem.

Além disso, é necessário ficar atento e conhecer quais são as políticas de viagens corporativas. São nessas determinações que o colaborador vai se basear para planejar a sua viagem. Com o tempo, essa prática fica comum e vocês criarão parcerias com os fornecedores de serviço na cidade em que vocês estão promovendo a viagem. Nessa situação, eles podem fazer preços mais baratos para serem referência de serviço.

3. Marque a passagem e a hospedagem com antecedência

Sabemos que quem paga mais caro nas passagens de avião ou na hospedagem é porque deixou para fazer a compra na última hora. Quem não quer passar por esse estresse realiza o planejamento, como organizar no calendário as viagens confirmadas. Outros fatores também influenciam no valor final. A pesquisa Travel Pricing Outlook 2019 apresentou cinco dicas sobre como economizar na hora de comprar a passagem.

Confira quais são elas:

  • quando for hora de comprar as passagens aéreas, três semanas de antecedência é o ideal para poupar;
  • esperar até o final de semana para adquirir as passagens pode gerar uma economia de 20% ou mais;
  • é nas sextas-feiras que hotéis oferecem as melhores ofertas;
  • inicie sua viagem na quinta ou sexta-feira para economizar;
  • adicione a noite de sábado na sua viagem para economizar 25% nos bilhetes aéreos, algumas vezes pode ser maior esse desconto para destinos populares de negócios.

A indicação para adquirir os tickets em trechos nacionais é com antecedência de 30 dias, em baixa temporada. No período de alta temporada, os viajantes devem fazer a compra cerca de 45 a 60 antes de embarcar. Nas viagens ao exterior, é indicado comprar com até 60 dias de antecedência, nos meses de pouco movimento. Já na alta temporada, a aquisição deve ser feita de 60 a 120 dias antes de iniciar a jornada.

Uma sugestão para comprar passagens mais baratas é pesquisar em plataformas de self booking. Nesse software, o próprio colaborador adquire as passagens de acordo com as políticas de viagens corporativas da empresa.

4. Estabeleça parceiras com empresas de viagens corporativas

Como as viagens corporativas ficaram cada vez mais comuns, algumas empresas se especializaram nesse tipo de mercado. A etrip é uma agência online de viagens e oferece diversos benefícios para a sua empresa, como a redução dos custos, cashback, contato com parcerias e o self booking.

Com cashback, as empresas recebem parte do valor gasto em compras online e para as viagens, esse crédito pode ser revertido em descontos em hotéis e passagens. Já o self booking é uma plataforma que o próprio colaborador organiza a sua viagem, reservando os tickets e a hospedagem.

Essas agências não realizam o serviço igual a uma de agência de viagem, elas oferecem o suporte para que a própria empresa realize o seu planejamento de acordo com a política de viagem. A ideia é que elas promovam o contato com empresas parceiras, como locadoras de carros e hotéis. Ter essas empresas parceiras é importante. Dessa forma, o seu serviço se torna um investimento à medida que as viagens são otimizadas pelos seus serviços.

5. Fique atento às promoções

As promoções aéreas não acontecem com muita antecedência, pois isso significa que o voo está vazio e as companhias oferecem os bilhetes mais baratos para conseguir vender os assentos restantes próximo à data de embarque. Porém, para conseguir uma dessas promoções é necessário ficar atento aos sites da empresa.

Quando o colaborador for comprar a passagem, é necessário que ele confira o site diversas vezes até encontrar o preço mais adequado, por isso, no self booking diversas opções são disponibilizadas. De acordo com a pesquisa Travel Pricing Outlook 2019, os viajantes fazem cerca de 50 pesquisas antes de efetuar a compra.

Essas práticas não são muito simples, mas elas auxiliam os viajantes na hora de planejar as viagens. Isso significa que, além da preocupação em fazer esses trabalhos fora da empresa, eles buscam aperfeiçoar a execução da viagem.

O planejamento de viagem passa por diversas situações, ao contrário das práticas simples e objetivas, elas requerem muitos cuidados e paciência para realizar pesquisas.

Gostou do nosso texto sobre como realizar essa organização? Quer saber mais ou tirar dúvidas? Entre em contato conosco e conheça todos os nossos serviços!