Segundo dados da Associação Latino Americana de Gestores de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), mais de 60% das viagens realizadas em 2017 no Brasil eram a serviço de empresas, o restante para lazer. Ainda de acordo com a mesma associação, 87% das organizações pesquisadas utilizavam com rigor uma política de viagens corporativas, e esse número vem crescendo a cada ano. 

A política de viagens corporativas por si só é uma ação que merece atenção por parte das empresas que almejam alocar seus recursos da maneira correta — mas não só isso. O processo é fundamental para que as organizações possam garantir o máximo de proveito dessas locomoções, o que em sua maioria serve para impulsionar o negócio por meio de contratos fechados, parcerias, participação em eventos etc. 

Pensando nisso, criamos este guia completo sobre política de viagens corporativas, onde informaremos sobre como definir regras da melhor maneira e muito mais. Confira!

O que é uma política de viagens corporativas?

A política de viagens corporativas pode ser entendida como um conjunto de diretrizes e parâmetros que ditam como serão realizadas as jornadas empresariais, sejam elas em âmbito nacional ou internacional. O objetivo dela é estabelecer padrões que ajudarão no controle de gastos, prevenção de registros contábeis incorretos, regras para reembolso de despesas, responsabilidades dos profissionais enquanto representantes da empresa durante as viagens, entre outros. 

Nessa política deverão estar inclusos alguns documentos, como o código de conduta para todos os funcionários da empresa, política de aprovação de investimentos, custos e despesas, formulário de prestação de contas, regimento interno, com missão, visão e valores da corporação. Aqui poderão ser colocados outros registros conforme sejam as necessidades de cada empreendimento.

Por que a política de viagens corporativas é tão importante?

Ter regras dentro de uma empresa é o primeiro passo para a organização dos seus investimentos. Esse item auxilia na estruturação dos processos, além de ajudar a sua equipe a entender melhor como se portar profissionalmente. Isso faz com que a política de viagens corporativas seja um documento indispensável, pois ajudará a empresa a manter uma prática de locomoção sustentável, tanto para a corporação quanto para os viajantes. 

A diminuição de custos sem que haja perda na qualidade dos serviços ou produtos é o objetivo de toda organização, e esse fator se encaixa bem nos deslocamentos corporativos. Imagine que o profissional que atua na sua empresa tenha problemas durante a jornada, justamente pelo corte sem critérios de gastos, isso poderá prejudicar até mesmo a firma, como explicaremos melhor adiante.

Quando a organização conta com uma documentação clara, bem estruturada e que é implementada corretamente, ela diminui as chances de falhas e prepara os colaboradores para lidarem com imprevistos. Os gestores e responsáveis pela cotação de valores e pelas reservas também são direcionados a buscarem serviços e produtos que apresentem melhor custo-benefício. 

Além disso, diante de um conjunto de princípios estabelecido é possível alinhar as necessidades da organização com as viagens realizadas por seus colaboradores, como já dissemos, por meio da padronização. Consequentemente, isso se reflete em maior bem-estar, segurança e conforto para os profissionais que precisam se deslocar, sem que seja necessário tornar as despesas mais onerosas. 

Também é por meio dela que a organização adquire o hábito de planejar uma viagem a trabalho e os roteiros com antecedência, o que a favorece diante de imprevistos, por exemplo. Aliás, essa atitude permite buscar descontos, comparar valores e negociar com fornecedores. 

Outro fator importante do estabelecimento da política é que a documentação permite que os colaboradores viajantes saibam mais sobre os seus direitos e deveres com antecedência. Isso porque o profissional terá acesso aos serviços que poderá usufruir, como funcionará as regras de reembolso, prestação de contas e outros detalhes importantes, fazendo com que a relação funcionário e empresa flua e não haja problemas. 

Como elaborar uma política de viagens corporativas e o que ela deve conter?

Mesmo com a facilidade de comunicação proporcionada pelos meios digitais, o que leva a muitas empresas a adotarem uma troca de mensagens mais informal, vimos que ter uma política de viagens é de suma importância para uma companhia. Afinal, ela evita que a informalidade desses canais ajude na propagação de informações distorcidas. 

Por isso, é preciso cuidado na hora de elaborá-la e delimitar o que deve constar no documento. Sendo o primeiro passo a atenção redobrada em relação ao que deve estar especificado, é hora de aprender o que deve ser colocado na papelada. Vale ressaltar que é preciso confeccioná-la pensando sempre nas especificidades da empresa. Dito isso, vamos às dicas! 

Estude as necessidades da empresa

Como dissemos, saber sobre as necessidades da organização é importante na confecção de um documento. Sendo assim, procure estudar, por exemplo, as ocasiões em que as viagens são feitas, quais as opções de pacotes deram maior resultado até o momento e também os melhores fornecedores. 

Nesse momento, vale a pena também estudar as políticas de outras empresas para poder embasar a sua. A busca de modelos para se inspirar ajuda a entender mais sobre as especificidades na hora de realizar deslocamentos corporativos, sem que seja necessário onerar tanto o orçamento. 

Além disso, a busca evita a criação de documentos que parecem ótimos no papel, mas que não possuem a serventia na prática. Por exemplo, empresas que lidam com viagens constantes de seus colaboradores precisam simplificar e agilizar os processos para que tanto os profissionais quanto a própria firma não fiquem presos em procedimentos superburocráticos, o que pode prejudicar a locomoção dos viajantes. 

Conheça os limites da organização 

De nada servirá criar um documento detalhado e com objetivos a serem cumpridos pelos funcionários, se não há um suporte por parte da empresa nesse sentido. Imagine, por exemplo, que a política da sua organização exija o preenchimento de formulários detalhados sobre cada um dos itens discriminados em uma viagem, desde transporte até relatórios sobre negociações realizadas. 

Agora, leve em consideração a realidade de uma empresa pequena ou média, com um quadro de funcionários reduzido e que já acumula uma série de outras funções dentro da organização. Chega a ser um paradoxo, certo? Afinal, o importante é realizar as tarefas com qualidade e que impactam diretamente o negócio, sendo relatórios de viagens algo secundário. Isso não funcionará em longo prazo para a empresa. 

Nesse caso, a busca pelo regramento, mas sem tanta burocracia, especificado na política, é a melhor alternativa. Essa ação evitará que diretrizes sejam descumpridas, mas também contribuirá para um maior controle por parte da empresa. 

Adeque a política à cultura organizacional

A cultura organizacional é um conjunto de práticas que reúne valores éticos, morais, princípios, políticas internas e externas, entre outros detalhes que visam ditar o comportamento dos colaboradores dentro do ambiente corporativo. Ela é de suma importância, pois faz parte da identidade de uma marca. 

Quando a empresa negligencia o processo de elaboração das políticas, erros são gerados em sequência. Sem ela, as regras e os limites não estarão de acordo com as ações da firma no mercado, deixando para trás as vantagens que poderiam ser obtidas com as viagens corporativas. 

Para elucidar melhor a questão, imagine que os processos de atendimento sejam ágeis, mas sejam estabelecidas regras que dificultem a elaboração de documentos. Além de contraproducente, isso pode prejudicar a otimização das tarefas dentro da empresa. Logo, se isso é regra na produção, também precisa ser impresso na política de viagens. 

Defina as tarefas a serem cumpridas pelos funcionários viajantes

Nessa parte do processo devem estar definidas as regras que precisam ser seguidas antes e depois dos profissionais viajarem. Por exemplo, dados a serem preenchidos para que a viagem seja aprovada, como nome do evento, motivo, custo estimado, etc. — isso antes mesmo da partida. 

Depois na volta solicite as notas dos gastos e uma avaliação geral dos dos fornecedores de transporte, alimentação e hospedagem que foram escolhidos. 

Estabeleça um orçamento 

A parte delicada de uma política de viagens corporativas é o orçamento. Aliás, quando se trata de finanças é preciso ser bem equilibrado. Por isso colocar no papel com antecedência o montante que poderá ser gasto, não só ajudará a tornar os deslocamentos viáveis, mas também a manter o controle das finanças de maneira sustentável. 

Sendo assim, estabeleça os limites máximos para gastos com hospedagem, transporte, alimentação, despesas extras, política de reembolso e apresentação de notas das contas. Procure sempre deixar uma margem para imprevistos que podem acontecer, proporcionando maior segurança ao colaborador.

No caso do reembolso, é importante estabelecer o que é reembolsável, bem como os seus valores diários respectivos de itens básicos, como meio de transporte. Isso evita que os funcionários utilizem serviços não autorizados e depois solicitem à empresa o retorno, levando a um transtorno entre as partes envolvidas.

Aliás, vale lembrar que todos os itens citados devem estar detalhados na política de viagens para que os viajantes não tenham dúvidas ou incorram a erros na hora de transcrever os valores gastos ou adquiram algum serviço que não é coberto, sem a prévia autorização dos superiores.

As formas de pagamento que serão utilizadas, datas limites para apresentação de contas e padrão de relatórios também devem estar incluídos nesse planejamento.

Pesquise valores de diferentes fornecedores

A política de viagens corporativas também precisa estabelecer uma estratégia de pesquisa de valores com diferentes fornecedores, ou seja, diante do plano de execução devem estar discriminados valores distintos para que seja feito o orçamento, visando sempre a união do preço e qualidade. 

Mesmo que a sua empresa não realize viagens corporativas com frequência esse fator deve estar especificado. A estratégia de cotar valores ajuda a estabelecer outra regra: a necessidade de planejamento antecipado, o que evita gastos de última hora. Se você é encarregado por esse trabalho procure ter uma lista dos lugares para os quais os colaboradores são enviados com frequência, assim, é possível otimizar o trabalho.

Inclua procedimentos de segurança na pauta

A segurança é tão importante quanto o orçamento, e até a viagem em si. Garantir o bem-estar e a seguridade dos viajantes é premissa básica dentro de um planejamento. 

É obrigação da empresa garantir um seguro viagem que cubra o profissional durante a sua viagem de trabalho. Lembre-se de que, qualquer coisa que aconteça ao colaborador nesse período, pode ser considerado um acidente de trabalho, abrindo espaço para processos legais contra a organização. 

Procure simplificar os processos 

Muitas vezes, a empresa contará com uma pessoa para fazer a compra de viagens para os demais colaboradores, e por isso a simplificação da política é importante. Por exemplo, os próprios viajantes podem apresentar opções de orçamento para que seja feita a consulta e aprovação.

Além disso, pode existir uma flexibilização no processo de prestação de contas. Isso quer dizer a empresa pega o montante entrega ao funcionário e ele fica responsável pelo pagamento dos serviços utilizados, tendo uma margem para gastos extras. Assim, só apresenta depois um relatório geral de custos no seu retorno.

O que deve ser levado em consideração?

No tópico anterior falamos sobre os principais aspectos contidos em uma política de viagens corporativas de qualidade. Agora é hora de falar sobre o que deve ser levado em consideração durante esse processo de elaboração.

Perfil dos colaboradores 

Não só o perfil, mas também os interesses dos colaboradores devem ser levados em consideração na elaboração do documento, e isso tem uma razão bem fundamentada. Ao viajarem pela empresa, os funcionários são vistos como representantes da organização enquanto estão no local. 

Se por algum motivo eles não forem orientados corretamente ou não contem com auxílio adequado, isso poderá levar a insatisfação, o que eleva as chances de a realização do trabalho não ser a ideal. Tudo isso aumenta o risco dos objetivos que motivaram a viagem não serem alcançados, gerando um desperdício tanto de dinheiro quanto de tempo para a organização. 

Por isso, é essencial ficar atento às necessidades do colaborador, oferecer suporte, sanar dúvidas e deixar o máximo de informações possíveis destacadas na política de viagens. 

Equipe e ferramentas utilizadas na gestão das viagens corporativas 

Outro tópico a ser levado em consideração é a preparação. Se a empresa é de pequeno porte ou não realiza viagens corporativas com tanta frequência, muitas vezes o trabalho fica a cargo de um único profissional, o que pode gerar o acúmulo de tarefas, como já destacamos. 

Em situações do tipo buscar ferramentas que ajudem na gestão dessas viagens é essencial para manter a organização e fazer com que a política seja cumprida em sua totalidade. Softwares que ajudam na construção de planilhas e, até mesmo, o auxílio de agências de viagem, que fiquem responsáveis pela organização de itinerários e demais detalhes de um deslocamento, são essenciais para um trabalho de qualidade. 

Aliás, muitas agências oferecem a vantagem de self booking, ou seja, o responsável pela organização pode pesquisar passagens, cadastrar viajantes e cartões corporativos, e  obter a aprovação da empresa pelos meios digitais, otimizando o trabalho para todas as partes.

Quais são os tipos de política de viagens corporativas?

É um engano pensar que todas as viagens corporativas seguem o mesmo padrão. Logo, tenha atenção aos diferentes tipos de política para saber qual a documentação que mais se encaixa na sua empresa. Lembre-se de que quanto maior a precisão, maiores são as chances de sucesso na elaboração da papelada! 

Política com pouco detalhamento

Como o próprio nome sugere, essa política se caracteriza pelo pouco detalhamento. Isso significa que as mesmas regras são aplicadas a todos os níveis hierárquicos, sendo ela a mais sucinta e objetiva entre as existentes. 

As viagens são classificadas em grupos de curta (inferior a 15 dias), longa duração (superior a 15 dias), entre outros. A grande vantagem é que ela é mais fácil de ser seguida e entendida pelos colaboradores. No entanto, ela também tem as suas desvantagens, como as diretrizes pouco específicas e passíveis de ambiguidades. 

Política com médio detalhamento 

Nesse modelo, algumas questões são mais bem especificadas, como itens que receberão reembolso e o que os colaboradores devem fazer para que possam receber o valor gasto. É o tipo de política mais informativa do que a que possui pouco detalhamento, o que já conta como ponto a favor. 

Outros de seus benefícios são a consideração sobre a cotação de preços, especificidades de pagamentos, entre outros aspectos — o que torna o modelo ideal para as organizações que não precisam de tanto detalhamento. Ela não apresenta necessariamente desvantagens, mas se torna engessada para as empresas que lidam com muitas viagens e diversas especificidades de deslocamento.

Política com alto detalhamento 

Como a própria denominação sugere, esse tipo de política é bastante detalhado. O que significa que os mínimos detalhes estarão descritos no documento até questões que não são consideradas tão importantes, como a responsabilidade do passaporte, visto e outros itens. Nesse caso, há especificações para cada cargo, mas também para o tipo de viagem realizada, levando em consideração até o tempo de deslocamento e código de conduta em ocasiões específicas, como viagens de treinamentos.

A vantagem é que a empresa tem um controle muito maior sobre tudo o que acontece, minimizando as chances de erros e desperdícios. No entanto, há o fator ligado à necessidade de uma maior fiscalização como desvantagem, o que pode atrasar processos e exigir mais dedicação do responsável. 

Quais são as vantagens?

As viagens corporativas representam para as empresas uma oportunidade para a realização de novas parcerias, fechamento de contratos, maior reconhecimento da marca e participação de eventos, o que amplia os horizontes do negócio. Quando a política é realizada com cuidado, uma série de vantagens também podem ser obtidas em nível operacional. Confira!

Maior controle sobre os gastos 

O que não se mede, não se tem controle. Com a política de viagens corporativas fica mais fácil ter acesso aos dados sobre os gastos realizados em cada um dos deslocamentos feitos pelos funcionários. 

Consequentemente, isso permite que um controle maior sobre a distribuição de recursos, necessidades de investimento e, até mesmo, corte de itens, sem que a qualidade da viagem seja prejudicada. Essa vantagem nos leva a outra: redução de custos. 

Redução de custos

Regras claras são o principal motor para a conscientização de quem planeja, mas também de quem viaja. Isso eleva o comprometimento com as pesquisas de preços com diferentes fornecedores, gerando a redução de custos das viagens. 

Manter o padrão das políticas também ajuda na identificação de serviços com melhor custo-benefício, gastos que podem ser cortados ou reduzidos e não comprometam a viagem e, até mesmo, a criar laços de fidelização com os prestadores de serviços. Ao fidelizar, é possível conseguir descontos nos próximos deslocamentos.

Maior qualidade das viagens

Imagine que o colaborador tenha que resolver sozinho todas as questões relativas a viagem e não possui nenhum parâmetro para seguir. Agora, pense nesse mesmo trabalhador que já se deslocou e ainda precisa solucionar problemas durante a sua estadia, com certeza — o objetivo não é esse, certo? 

E se precisar gastar tempo, a qualidade da viagem, que visa atender aos interesses da empresa, será prejudicada. Contudo, com uma política consistente, as chances de cumprir com os objetivos estabelecidos e proporcionar maior bem-estar e satisfação ao trabalhador também são mais palpáveis. 

Otimização do tempo 

Tanto os responsáveis pela organização da viagem quanto os colaboradores que realizarão o deslocamento, além da própria empresa, têm o seu tempo otimizado com as diretrizes sobre transportes corporativos.

Como existem regras, procedimentos a serem seguidos e toda uma programação, os profissionais podem se dedicar nas tarefas mais importantes. Ou seja, focar em atividades que façam parte do core business, aquelas que impactam diretamente o negócio, como vendas, produção, divulgação da marca, entre outros. 

Para garantir que todos os benefícios sejam alcançados, a política de viagens corporativas deve ser construída por representantes de todos os níveis hierárquicos. Especialmente, por aqueles colaboradores que são deslocados com maior frequência. Isso porque eles conhecem a realidade envolta nessas jornadas e podem ajudar com insights estratégicos, importantes para garantir o sucesso no estabelecimento das regras. 

Esperamos que esse guia tenha elucidado melhor como começar o planejamento e a construção da política de viagens corporativas. Os benefícios adquiridos são bastante satisfatórios quando as regras são colocadas de maneira clara para os colaboradores. Como dissemos a otimização é a chave do sucesso! 

Entre em contato conosco e conheça os nossos serviços: somos uma agência especializada em viagens corporativas!