As viagens corporativas são, muitas vezes, uma necessidade nas organizações. Com a urgência de tornar as empresas mais eficientes, é cada vez mais importante olhar para elas de forma profissional. Para isso, a tecnologia é uma aliada indispensável.

Business intelligence (BI) é a metodologia que pode trazer boas respostas. A análise de dados proporcionada por ela pode ser útil nos mais diversos segmentos e, no caso das viagens corporativas, pode ajudar a melhorar os processos.

Neste post, falamos o que é BI, como funciona e de que forma pode ser usada para tornar a gestão de viagens corporativas mais eficientes. Ficou interessado no tema? Então, continue com a gente e acompanhe o conteúdo a seguir!

O que é business intelligence?

BI é uma estratégia usada para melhorar os processos da companhia de maneira inteligente. Com ela, é possível otimizar o uso de recursos de acordo com as necessidades da empresa. E isso ocorre a partir da transformação de dados brutos — tanto de dentro quanto de fora da organização — em insights valiosos para as tomadas de decisão.

A inteligência de negócios proporcionada por essa metodologia permite que a equipe tenha controle sobre tudo o que acontece nos domínios da empresa a partir de informações realmente relevantes. Com base nelas, fica mais fácil administrar o empreendimento de forma estratégica.

Como BI pode ser aplicada em viagens corporativas?

Os dados obtidos da ferramenta de BI podem ajudar a planejar as viagens corporativas e a resolver imprevistos que surjam nesse processo. As informações obtidas são essenciais, por exemplo, para garantir que os profissionais tenham uma experiência positiva e que o empreendimento alcance seus objetivos.

Embora BI pareça ser uma ferramenta apenas para grandes corporações, sua rápida evolução a aproximou das pequenas e médias empresas (PME’s). Isso porque a tecnologia foi aprimorada e as soluções se tornaram mais leves e eficientes.

Já existem ferramentas que permitem que mesmo um usuário comum possa fazer análises aprofundadas. Assim, em uma PME, um profissional pode combinar a análise de dados a outras atividades mesmo sem ter conhecimentos específicos de programação, por exemplo. Soluções com funções analíticas resolvem isso.

Além disso, as ferramentas estão muito mais ágeis. Isso ajuda a reduzir o tempo nas tomadas de decisão — o que pode ser essencial quando se precisa planejar uma viagem corporativa. Boa parte disso se deve ao fato de que a visualização de informações está aprimorada e o responsável pela tarefa pode se concentrar mais facilmente nos dados.

Ou seja, não vai ser preciso dedicar meses à organização da viagem e a produtividade da equipe não vai ser afetada por essa atividade. E mais: os dados de BI ajudam o empreendimento a reduzir os custos da operação a partir de tomadas de decisão mais acertadas para o negócio.

A flexibilidade da BI

Outra grande vantagem da BI atualmente é o fato de ela ser flexível o suficiente para quem quer usar dados que estão na nuvem ou que estão armazenados localmente. Para PME’s, isso é bastante útil, já que a nuvem requer pouca infraestrutura, oferece ampla acessibilidade e garante segurança total.

Apesar disso, em alguns casos, esses empreendimentos optam por soluções locais. Então, uma ferramenta de BI pode oferecer essa configuração e atender às necessidades da empresa em momentos distintos. Assim, sempre que for preciso tomar decisões com base em dados, ela será facilitada.

Afinal a coleta, a organização e a análise das informações permitem que a viagem seja organizada de modo a atingir os objetivos da empresa. Ao mesmo tempo, é possível garantir que ela fique dentro do orçamento definido previamente e garanta uma boa experiência ao colaborador.

Quais são os benefícios dessa estratégia?

Organizar viagens corporativas com base nos dados coletados e armazenados pela ferramenta de BI pode trazer vários benefícios para a empresa. Conheça alguns dos principais a seguir!

Controle

Para começar, os dados de BI permitem que a companhia tenha controle sobre tudo o que acontece em suas atividades. Isso é essencial para garantir que as tomadas de decisão ocorram de forma estratégica e possam, assim, beneficiar o desenvolvimento da organização.

Quando se pensa especificamente nas viagens corporativas, é possível organizar todo o planejamento da viagem a partir das informações obtidas pela solução de BI. Assim, os trabalhadores envolvidos podem ter uma experiência melhor e o objetivo do investimento ficará mais claro.

Coleta de informações

Quando é direcionada para o uso em viagens corporativas, a BI permite que o gestor obtenha dados relevantes sobre o negócio. Isso é essencial para fazer o gerenciamento estratégico de ideias. Entre as informações obtidas da ferramenta, estão:

  • qual é o principal objetivo da viagem;

  • que funcionários vão se deslocar;

  • quais empresas vão ser contratadas para fazer o transporte;

  • quais são as informações sobre o hotel (como localização e preço, por exemplo);

  • como os pagamentos das despesas serão feitos e controlados.

Redução de custos

Todos os investimentos feitos pela companhia devem ser controlados e associados ao retorno sobre o investimento (ROI) que proporcionam. Essa informação é fundamental para garantir que o potencial da operação seja efetivamente atingido.

Esse aspecto depende diretamente do planejamento feito para a viagem. Afinal, quando ela é feita às pressas e sem o planejamento adequado, o ROI não é atingido — ou seja, são grandes as chances de que a companhia perca dinheiro nesse processo.

Com planejamento, entretanto, é possível reduzir gastos e impactos negativos. Além disso, as despesas e o reembolso de funcionários podem ser monitorados pela própria ferramenta. Para isso, ela mapeia e atualiza os dados em tempo real e ainda emite relatórios em que identifica áreas que podem receber cortes de gastos e formas de melhorar o controle financeiro em outras viagens corporativas da empresa.

Análise dos resultados

Após a viagem, a solução permite analisar os resultados obtidos. Essa etapa ajuda a entender se o objetivo do investimento foi alcançado. Esses dados são bastante precisos e, com o passar do tempo, sua análise permite obter respostas cada vez mais consistentes.

Uma ferramenta interessante para fazer essa análise é o Travel Analytics. Conceitualmente, ele é uma solução que coleta, processa e analisa dados de viagens corporativas. Os insights obtidos permitem identificar padrões que ajudam a definir melhorias que podem ser aplicadas ao processo de gestão de viagens.

Essas informações são importantes, ainda, para que a equipe entenda o que ela representa. Assim, com base nesses resultados, é possível fazer mudanças necessárias na companhia. Isso significa que a empresa estará sempre em evolução e obter resultados progressivamente melhores.

As viagens corporativas são importantes para motivar a equipe, já que permitem que os colaboradores se desenvolvam cada vez mais. Mesmo assim, é essencial que elas tenham o propósito de melhorar os resultados da organização. Com uma ferramenta de BI, todo o contexto pode ser analisado antes de o investimento ser feito.

Em resumo, a implementação de uma ferramenta de BI para monitorar as viagens corporativas do seu empreendimento deve ser realizada quanto antes. Assim, toda a gestão desse processo vai tornar a organização muito mais competitiva.

Quer entender mais sobre como tornar suas viagens corporativas ainda mais eficientes e rentáveis? Entre em contato com a gente e descubra como podemos ajudá-lo nessa caminhada!