A empresa que se preocupa com a boa gestão de suas compras tem mais chances de garantir a excelência dos insumos comprados, além de também alcançar margens de lucros desejáveis. Logo, a adoção de um sistema workflow ajuda não só a otimizar essas compras, como representa um aliado na hora de economizar e reduzir gastos.

No entanto, as funcionalidades desse sistema não se restringem a isso. Neste artigo, mostraremos como o workflow funciona e quais são os princípios para otimizar a gestão de compras da sua empresa por meio da ferramenta. Confira!

O que é um sistema workflow?

O workflow é uma sucessão de processos por meio da qual uma atividade passa, desde o início até a conclusão. A tecnologia proporcionada pelo sistema permite não só a comunicação, mas também a troca de informações entre os diferentes departamentos de uma empresa, garantindo que todas as tarefas sejam executadas pelo profissional para a qual foi destinada.

São passados dados de um colaborador para o outro na sequência de execução de uma tarefa, de acordo com um conjunto de normas de procedimentos. A sistematização desse fluxo de trabalho visa à identificação das atividades, bem como as regras e informações que ajudarão a gerenciar o trabalho durante a ativação do processo. 

Como funciona essa ferramenta?

O sistema workflow tem por objetivo traduzir os fluxos de trabalho que já existem no negócio, podendo ou não ser automatizados. Para a identificação ficar mais simples, vamos a um exemplo: quando a empresa tem um projeto, a ferramenta o dividirá em tarefas que serão distribuídas entre os colaboradores responsáveis por ele.

Logo, restringir um sistema workflow à comunicação é um erro. Afinal, ele é um passo a passo de tudo o que o negócio faz e serve como um instrumento de verificação do desenvolvimento das atividades internas. É uma ferramenta que prevê saídas e ajuda a melhorar os pré-requisitos das tarefas, além de desenvolver a comunicação entre os setores.

Quando aplicadas ao cotidiano corporativo, as tecnologias utilizadas garantem a eficácia na troca de informações entre os diferentes departamentos, quando todos estão envolvidos em um mesmo projeto. Elas também asseguram que toda tarefa desempenhada pela sua empresa seja executada pelo colaborador mais indicado para tal.

Quais os benefícios que essa ferramenta traz para a gestão de compras?

Existem, pelo menos, três tipos de sistemas workflow que são capazes de impactar a gestão de compras da sua empresa, cada qual à sua maneira. Entre eles, podemos destacar:

  • ad hoc workflow: que é um sistema com maior flexibilidade, ideal para atividades independentes entre si;

  • workflow administrativo: mais simples e também previsível, é o ideal para elaborar a gestão de despesas, como as relativas às viagens corporativas;

  • workflow de produção: tem fluxos mais complexos, por exemplo, ao pedir um empréstimo na empresa, ele ajudará a controlar as várias áreas impactadas.

Depois de entender as diferenças entre os sistemas existentes é hora de conhecer as vantagens da sua aplicação!

Automatizar os processos

O sistema workflow tem como um dos seus principais objetivos automatizar os processos, substituindo as tarefas feitas manualmente e proporcionando a coleta e armazenamento de dados. Isso permite que sejam feitas análises em tempo real do processo de compras, por exemplo.

Padronizar a atividade

A gestão de compras é uma parte administrativa bastante delicada, pois envolve diretamente questões financeiras. O sistema workflow possibilita a verificação criteriosa da maneira como a atividade é executada. A partir disso, é possível identificar pontos de melhorias que possam impactar a economia de recursos. A ideia é facilitar a substituição de processos que atrasam as compras.

Eliminar gastos supérfluos

Imagine que a empresa precise realizar uma viagem corporativa de última hora. Provavelmente, realizar um negócio às pressas pode fazer com que haja gastos corporativos maiores do que os necessários com a escolha de hotéis, passagens aéreas e outros. No entanto, se existe um sistema workflow que controla o fluxo de trabalho, tal problema não acontece.

Isso porque a empresa terá condições e tempo para a pesquisa e a negociação dos melhores valores. Além disso, conseguirá identificar as condições de pagamento mais adequadas em cada caso. Assim, não há atrasos nos processos de contratação de serviços.

Analisar as compras

Os dados sobre compras precisam estar sempre atualizados, desde a demanda por determinados produtos/serviços até o tempo gasto para a venda. O sistema workflow permite a compilação de todas essas informações e facilita a tomada de decisões. Assim, contribui para o bom relacionamento com os fornecedores, que poderão oferecer preços mais convidativos e proporcionar economia para a empresa.

Como implementar de maneira eficiente o sistema?

Um bom sistema workflow é fundamental para a gestão de compras, como vimos ao longo do texto. Como a performance da equipe depende dessa organização inteligente do trabalho, é hora de entender como a implementação deve ser feita, a fim de não culminar em uma ruptura no negócio.

Entenda todo o processo de gestão de compras

O primeiro passo para a implementação de um sistema workflow é entender como funcionam as atividades da área de compras. Para isso, é necessário listar os profissionais responsáveis pelo processo, delimitando o seu papel e a responsabilidade de cada um. A partir disso, é possível entender como o trabalho funciona e compreender os aspectos que precisam ser melhorados.

Procure engajar a equipe

Você pode ter o melhor sistema para a gestão de compras, mas se não engajar a equipe, de nada adiantará. Os colaboradores precisam conhecer os benefícios da ferramenta e saber como ela pode ajudá-los na organização do trabalho, na definição de prioridades e na divisão das ações. Por isso, é fundamental envolver a equipe desde o primeiro momento.

Faça a transição do trabalho

Para que o processo de transição flua, é necessário definir os projetos que serão organizados inteiramente pelo sistema workflow. Isso servirá de base para testar se a ferramenta está funcionando de maneira coerente, bem como para reconhecer as barreiras, as etapas que podem ser automatizadas e os pontos de agilidade no processo.

Compreender a importância do sistema workflow é decisivo para trabalhar a gestão de compras de maneira eficaz. Por essa razão, é preciso implementar a ferramenta o quanto antes, a fim de realizar testes que otimizarão o processo de compras ao longo do tempo.

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