Com o acesso à internet, ficou ainda mais fácil entrar em contato com os clientes e fazer a contração de serviços. Porém, nada se compara ao encontro cara a cara para a realização de reuniões, que são as formas de trocar experiência. Dessa forma, mesmo com o auxílio da internet não se pode deixar de ir a esses encontros e é por isso, que se deve contar com uma agência de viagens online.

A organização dessas viagens se inicia muito antes dela efetivamente acontecer. Existe uma preparação que começa no momento de marcar a reunião, como escolher os dias em que a viagem ocorrerá para se iniciar o processo de contratação dos serviços para que isso tudo ocorra conforme o planejado.

Parece ser uma tarefa fácil, fazer a reserva de hotéis e comprar passagens, porém, para quem não tem habilidade e costume de fazer esse tipo de trabalho, podem surgir dificuldades e dúvidas com esse procedimento. Para evitar que isso aconteça, as agências de viagens corporativas online podem auxiliar nesse caso.

Quer saber como economizar utilizando uma agência de viagens online? Então, continue lendo nosso texto e conheça todos os benefícios que uma companhia dessas pode oferecer e quais são as formas de encontrar as tarifas mais baratas.

O que é uma agência de viagens corporativa online?

Uma agência de viagens corporativas online é uma especialista quando se trata na hora de planejar encontros. Elas têm o foco apenas em viagens de negócios e, por isso, fazer a sua contratação é ideal para as empresas que fazem esse tipo de investimento, pois os benefícios são inúmeros.

Essas companhias fazem a ponte entre os viajantes e os serviços oferecidos na cidade de destino. De forma que todos os colaboradores poderão dispor de auxílio na preparação e na realização de qualquer viagem e em qualquer destino.

Elas se diferenciam das que têm o segmento no turismo, pois o seu foco está em promover viagens que não são de lazer, mas sim no âmbito do mercado e de relações comerciais. E o fato de elas serem online permite que os seus serviços e a sua contratação sejam feitos de forma rápida e por qualquer empresa e em qualquer lugar do mundo.

Essa agência também oferece diversas opções de benefícios para a economia e o planejamento da própria viagem. E todos os processos são feitos mais rapidamente, e os custos não são elevados.

Como funciona o processo em uma agência de viagens online?

A internet sempre facilita todos os processos que precisamos fazer quando estamos falando sobre o planejamento de viagens. A agilidade e o fácil acesso por meio das plataformas na web das agências permitem que todas as reservas sejam feitas sem precisar ir a um lugar físico.

Para iniciar o planejamento da viagem é ideal saber quais são as datas e os destinos para onde os colaboradores irão. Esse é a primeira parte, pois é a partir dela que os demais segmentos serão pensados.

Em seguida, os colaboradores podem dar início à seleção das melhores opções de hospedagens, passagens e demais serviços que se encaixem no seu perfil de viagem, por meio de sistemas nos quais os próprios usuários têm a autonomia de escolher. Dessa forma, é possível iniciar a pesquisa das melhores opções de trajeto, passagens aéreas e hospedagem.

Como as escolhas devem ser feitas com o foco na logística da viagem, é preciso ter um conhecimento prévio do lugar e dos trajetos para a realização do trânsito dentro da cidade. A partir dessas definições é possível dar prosseguimento aos processos de organização do evento.

Todos esses processos são feitos por meio de uma plataforma online. Assim, possível fazer essa organização e as reservas em qualquer lugar do mundo e a qualquer hora do dia.

Como uma agência de viagens online ajuda a empresa a economizar?

As agência online para viagens de negócios podem fornecer diversas comodidades e auxílios para as empresas. Pois, além do fato do contratante poder fazer tudo online, ele recebe mais suporte do que uma agência física.

Um dos primeiros pontos para economizar nesse processo é fazer a definição das políticas de viagens corporativas, que funcionam como forma de regular a forma como elas podem ser feitas. Geralmente, são criadas pelas próprias empresas e o seu objetivo é fazer o controle dos gastos, prevenir contra registros incorretos e definir o que é reembolsável ou não.

Confira uma lista dos itens que devem ser pensados na hora de criar as políticas de viagem corporativa:

Estude as necessidades da empresa com relação a essa viagem

O ideal é identificar quais são os objetivos que as empresas buscam com essa viagem, como apresentar a empresa para clientes, participar de conferências da área e entre outros. Faça um estudo das situações que são mais importantes para ela a fim de montar roteiros mais adequados.

Identifique qual desses pacotes de viagem gerou mais retorno

Antes de montar essas políticas, os colaboradores já devem ter embarcado em outras viagens de negócios, no qual houve algum tipo de planejamento prévio, e claro que eles demonstraram diferentes resultados. Confira quais desses modelos promoveu o melhor retorno para se basear nela.

Conheça as políticas de outras empresas

Se você sabe de outros empreendimentos que já fazem o uso dessas políticas de viagens, conheça de perto como eles se constituem para pensar em como essas normas podem ser feitas na sua situação. Eles podem fornecer informações valiosas sobre como pensar essas diretrizes para a sua empresa.

Conheça a realidade da sua empresa para embasar as diretrizes

Conhecer outros cenários não significa que eles se encaixam na sua empresa. Afinal, cada ramo tem suas particularidades e diferentes tipos de perfis, dessa forma, conhecer bem a sua realidade permite que um plano apropriado seja feito.

Defina quais tarefas devem ser cumpridas pelos colaboradores

Como as viagens dispõem de diferentes perfis, como reuniões de negócios, workshops, feiras e palestras, é importante definir quais metas devem ser determinadas para cada uma delas. Outro fator importante é que o colaborador deve conhecê-las e saber as suas particularidades.

Defina orçamentos para as viagens nacionais e internacionais

Esse ponto necessita de muita pesquisa em âmbito interno e externo, afinal, as mesmas diretrizes orçamentárias não podem ser definidas para esses dois tipos de viagens. Afinal, as suas necessidades são diferentes e para isso, pesquise os destinos mais recorrentes para pensar na fixação dos valores. Assim, é preciso uma política para viagens internacionais.

Conheça os diferentes fornecedores

Além de definir gastos e metas para todas as partes é preciso conhecer quem são os fornecedores de serviço para a sua empresa. Nesse caso, é importante pesquisar e conhecer agências de viagens online que forneçam os melhores benefícios.

Defina quais despesas são reembolsáveis ou não

A forma de pagamento das despesas da viagem pode ser feitas de duas formas. A primeira delas é quando a empresa dá um cartão empresarial que o colaborador pode gastar o que for referente à viagem. E a outra forma é que o usuário gasta do seu dinheiro e depois apresenta os recibos para ser ressarcido. Por isso, é importante definir o que é reembolsável ou não.

Ao contratar esse serviço, uma agência pode ter acesso ao cashback. Isso significa que o colaborador que fizer compras com essa agência pode receber parte do dinheiro de volta nas aquisições online. Dessa forma, ele pode fazer o seu uso para pagar parte dos gastos nas próximas viagens corporativas, como na reserva de passagens, do hotel ou no aluguel de carros.

Esses itens permitem que os gestores repensem na forma como as viagens devem ser planejadas. Avaliar todas as situações baseadas nessas questões permitem que economias sejam feitos na hora que a jornada for realizada.

De que forma podemos fechar uma viagem corporativa com uma agência de viagens online?

As viagens corporativas devem ser bem planejadas, pois elas abrem perspectivas para que a sua empresa ganhe notoriedade no mercado e tenha bons relacionamentos com as demais empresas. Por isso, escolher uma agência de qualidade permite tudo isso seja alcançado sem chances de erro.

O primeiro passo é saber quando as viagens corporativas ocorrerão para poder iniciar o seu planejamento. Ao definir quais as datas, a procura pela agência deve ser o segundo ponto a ser selecionado. A escolha deve ser feita pela que oferecer a melhor qualidade nos serviços, na indicação de usuários e conhecimento dos resultados obtidos por elas.

Ao selecionar a agência online, entre em contato para solicitar uma apresentação sobre o tipo de serviço oferecido pela empresa. Por meio desse teste, é possível identificar quais são os melhores preços, como usar as informações para o relatório gerencial, como adicionar os viajantes às contas das empresas, como gerenciar o cartão de crédito e as possibilidades do cashback.

Após esse teste, vocês podem fazer um cadastro no site da agência para iniciar a utilização do seu sistema. O serviço de self booking corporativo é disponibilizado para as empresas que se tornam clientes. Essa plataforma permite que o próprio usuário faça as reservas hotel, as passagens e ainda registrar todo o passo a passo.

Esse software pode ser configurado de acordo com as diretrizes definidas nas políticas de viagens corporativas. Os usuários adquirem mais autonomia para realizar as próprias escolhas, pois são eles mesmos que acessam o self booking para montar e planejamento de viagem corporativa.

Como escolher uma agência de viagens online de qualidade?

Quando vamos contratar uma agência de viagens online é necessário fazer uma busca para identificar a que oferece a melhor qualidade nos seus serviços. A procura pelos segmentos que estão disponíveis online tem crescido cada vez mais no país.

A praticidade e rapidez na solução dos problemas têm ganhado cada vez mais projeção no cenário das agências online. O crescimento no mercado mostra que a confiabilidade nesse tipo de segmento está crescendo cada vez mais e é possível encontrar bons profissionais.

Conheça os suportes que uma agência de viagens online de qualidade deve oferecer:

Preços melhores

Por estarem no mercado há mais tempo e devido à grande demanda, as agências fazem parcerias com empresas de transporte, redes de hotéis, passagens aéreas e seguro de viagem, que fornecem melhores tarifas para os usuários.

Suporte e registro

Como elas não estão fixadas a um horário comercial, os seus serviços podem ser solicitados durante 24 horas por dias. Além disso, as agências fornecem mecanismos para que os usuários registrem o passo a passo da sua jornada a fim de gerar relatório de viagem corporativa.

Rapidez e dinamismo

Como mencionamos no tópico anterior, o fato dela ser online fornece mais agilidade quando os processos de contratação desses serviços forem feito. Além disso, elas podem oferecer plataformas que permitem a autonomia e a facilitem as compras de qualquer lugar e a qualquer hora.

Essas são as características que as agências de viagens online devem ter para oferecer qualidade nos seus serviços para todos os viajantes. Quando for pesquisar, procure sempre pelas que oferecerão mais comodidade e praticidade na hora de fazer as reservas.

Por que escolher uma agência de viagens online e não uma presencial?

Escolher agência de viagem online tem mais vantagens do que contratar os serviços de agências físicas. O serviço é feito todo online de forma que os colaboradores não tenham a necessidade de se deslocar até o escritório.

Como eles oferecem o suporte online, ele pode ser acionado durante 24 horas por dia. Esse tipo de atendimento é ideal para quem faz viagens para fora do país e necessita de solucionar problemas.

Ao fazer esse tipo de contratação é uma forma de garantir mais economia, agilidade, praticidade e permite o maior controle por parte da empresa e do viajante. As reservas de hotéis, passagens aéreas, aluguel de automóveis e seguro de viagens é feita pelo próprio usuário.

O processo e os preços ficam mais rápidos e simples, para os colaboradores. Esses sistemas online enviam as informações recordando os horários e endereços, por meio de alerta de e-mails e mensagens de texto. Além disso, eles podem acessar a plataforma para conferir os relatórios.

Toda essa praticidade, proporcionada por essa companhia permitem a maior autonomia e organização desses compromissos empresariais. E isso tudo acontece devido à contratação de uma agência online.

Você já conhece as cinco dicas chaves para viajar em 2019?

A Airlines Reporting Corporation (ARC) e Expedia Group realizaram uma pesquisa que contribuiu por cinco anos consecutivos para rever as tendências de preços de passagens aéreas no mundo. A 2019 Travel Pricing Outlook, que é a pesquisa, traz informações sobre as passagens aéreas e pela primeira vez, dicas sobre como fazer economia de hospedagem.

A partir dos dados levantados, a pesquisa apresentou cinco dicas sobre como economizar na hora de comprar as passagens. Confira quais são elas:

Comprar os voos com pelo menos três semanas antes da viagem

A maioria das passagens aéreas da classe econômica e para as premium tendem a aumentar com a proximidade da data de embarque. Esperar para comprar os tickets no último minuto pode ser uma jogada arriscada. O ideal é comprar as passagens com, pelo menos, três semanas de antecedência pode ser o período ideal.

Compre passagens aéreas no final de semana

As cabines econômicas e premium tendem a ter os menores valores quando compradas no final de semana, normalmente no final de semana. A Nova Zelândia é uma exceção, quando a terça-feira costuma ser o dia menos caros para reservar as passagens aéreas. Algumas pessoas conseguem economizar 20%, e em alguns casos 36% por comprar as passagens no domingo. Os tickets mais caros costumam ser comprados na quinta e na sexta-feira.

Reserve hotéis na noite de sexta-feira

Partindo do inventário do Grupo Expedia, na qual mais de 895 mil propriedades forneceram informações sobre a comparação da média das taxas diárias de diversos dias. Os resultados revelaram que os viajantes geralmente encontram as menores taxas nas sextas-feiras. Ao contrário das passagens aéreas, os dias mais caros para reservar o hotel são no domingo.

Comece a sua jornada na quinta ou sexta-feira

A partir das análises das tendências globais da média de preços (ATPs), para a maioria das cabines econômicas e premium o seu custo é menor para voos que partem na quinta ou sexta-feira. Viajantes podem economizar em torno de 10% em passagens aéreas simplesmente por escolher os voos que partem na quinta ou sexta-feira.

Os viajantes que já estão conscientes desses custos devem evitar de iniciar a sua jornada em algum domingo. Nesse dia, essas viagens geralmente têm a maior média de preços (ATPs).

Estenda as viagens curtas até o sábado à noite

Para quase 75% dos dias analisados, o custo das passagens aéreas da classe econômica caíram quando as viagens se estenderam para incluir o sábado a noite. Por estender o dia de semana de viagem (segunda a sexta) para incluir o sábado a noite no destino, pode permitir que os viajantes economizem cerca de 25% da tarifa de retorno.

Em outras palavras, fique um pouco mais na cidade de destino e você provavelmente vai salvar no curso total dos voos. Para alguns destinos corporativos mais populares, onde os dias de semana são mais requisitados, os dados apresentam que os custos de passagens aéreas de retorno podem ser reduzidos quase pela metade se os viajantes adicionarem uma estadia de sábado.

Segundo dados da mesma pesquisa, escolher um voo pode gastar muito tempo e, também, ser muito complexo. Assim, a pesquisa desenvolvida pelo Expedia Group revelou que as pessoas podem fazer 50 pesquisas online antes de decidir qual passagem aérea elas vão comprar.

Pensando nessas pessoas e como forma de auxiliá-las em decidir qual passagem comprar com mais confiança, o Expedia Group e Airlines Reporting Corporation (ARC) apresentaram informações adicionais para facilitar e ajudar a experiência de viagem. Confira quais são elas:

Conheça os benefícios dos voos sem parada

Comparando os custos dos voos com nenhuma, uma ou duas paradas entre vários destinos populares, o resultado está de acordo com o que o espectador procura. Para alguns, um trecho ou a possibilidade de fazer uma escala pode ser mais valorizado do que o custo. Porém, para outros, a conveniência da viagem sem parada não vence.

É preciso avaliar os casos e a logística necessária para fazer as paradas. Dependendo do tempo de paradas ou da necessidade de trocar de avião em alguma escala pode deixar a viagem mais cara.

Em alguns casos, os viajantes podem conseguir descontos em fazer compras casadas, entre as passagens aéreas e as reservas do hotel. Porém, deve-se conferir se esse desconto compensa e se ele está dentro das políticas de viagens corporativas.

Decidindo entre economia básica e outras tarifas de cabines econômicas

A melhor escolha da tarifa se resume em mais do que apenas o preço, a busca deve ser pensada considerando, também, o custo, a flexibilidade e o conforto. As tarifas econômicas e sem bagagens podem ter um valor mais vantajoso, porém, se for preciso comprar o adicional das malas pode sair mais caro.

Criando a suposição de que os preços das passagens aéreas mudam quando os preços do petróleo flutuam

Os analistas fizeram uma pesquisa sobre o preço das passagens aéreas com relação ao preço do óleo. Quando houver a alta do preço do óleo, os viajantes não precisam atrasar para comprar as passagens ou nem comprar correndo esperando a alta do preço. Os efeitos dele podem vir a longo prazo.

Essas são algumas dicas que surgiram quando a pesquisa foi realizada. Elas auxiliam que os colaboradores realizem as pesquisas de formas mais rápida para encontrar as melhores tarifas disponíveis no mercado.

Todas as empresas buscam as melhores tarifas para atingir o objetivo das viagens de negócios. Quando vamos planejar viagens corporativas, é preciso identificar as melhores formas de reduzir os gastos e, ao mesmo tempo, não perder a qualidade nos serviços escolhidos.

A agência de viagens online oferece mais benefícios que vão além do que as tradicionais ofertam. Além da diversidade de serviços, o contato por meio da internet permite mais agilidade na hora de planejar a viagem. 

Gostou das nossas dicas sobre como encontrar as melhores tarifas para a viagem? Comente no nosso post o que você achou do texto.

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