Promover a gestão de pequenas e médias empresas não é uma tarefa fácil. É necessário muito planejamento para que todo o processo de trabalho seja otimizado, o que pode gerar o aumento da produtividade e a redução dos custos.

A busca pela diminuição dos gastos é o desejo de todo gestor, pois isso permite aumentar o lucro. O planejamento estratégico é essencial, uma vez que será o responsável por apresentar o objetivo e os caminhos a serem seguidos.

Muitas pessoas ficam sem saber como realizar esse processo. Se você é uma delas, continue lendo nosso texto e conheça ideias inovadoras para reduzir os custos das pequenas e médias empresas.

Ideias para reduzir os custos das pequenas e médias empresas

Conheça os benefícios de fazer um planejamento

O planejamento é um dos fios condutores do trabalho de todos os negócios. É nesse processo que são traçadas as metas a serem atingidas e quais os caminhos a serem percorridos.

Se na sua empresa uma das metas é reduzir os gastos ou aumentar a produção, é importante que um plano seja feito para isso. Listamos os principais benefícios de planejar, confira:

  • melhora as decisões a serem tomadas;

  • reduz o “achismo”, ou seja quando as pessoas não têm fundamentos para tomar uma decisão e ficam baseados em impressões;

  • ajuda a identificar os erros;

  • melhora a comunicação;

  • ajuda a identificar qual caminho está trazendo resultado;

  • permite a criação de planos para investimentos.

Esses são alguns dos pontos positivos de fazer um planejamento, mas você deve estar se perguntando: como vou fazer isso? A resposta não é simples e existem diversas etapas para percorrer. Nos próximos tópicos vamos mostrar como é possível dar esse passo.

Veja o regime de tributação mais adequado para seu negócio

Esse tema é complexo, mas é muito importante para quem está à frente de um negócio. Todas as empresas têm impostos a pagar, e conhecer mais sobre o assunto permitirá que você faça a melhor escolha.

É o regime tributário que determina os impostos que sua empresa deve pagar. Mais especificamente, o enquadramento tributário é o conjunto de leis que determina quais impostos serão pagos ao governo. A escolha do regime tributário é feita no momento da abertura da empresa, mas pode ser alterada ao final de cada exercício fiscal.

No Brasil, temos três regimes tributários: o simples nacional, o lucro real e o lucro presumido. É necessário analisar qual atende melhor à sua empresa.

Simples nacional

Criado em 2006, o simples nacional foi o último regime tributário a ser institucionalizado no país. O seu objetivo é reunir oito tributos no mesmo Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o DAS. Isso permite simplificar a cobrança e reduzir o tempo e recursos investidos pela empresa, que precisará verificar e pagar uma única guia.

Os impostos que estão inclusos no DAS são:

  • CSLL — Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido: imposto federal destinado à seguridade social nacional;

  • IPI — Imposto sobre Produtos Industrializados: é destinado aos produtos industrializados. Deve ser pago por empresas do ramo industrial, assim como importadores, comerciantes e leiloeiros que trabalhem com produtos sujeitos a esse imposto;

  • PIS — Programa de Integração Social — e PASEP — Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público: esses programas federais são destinados ao pagamento do abono anual dos funcionários do setor público e privado e do seguro-desemprego;

  • COFINS — Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social: é um tributo federal destinado a financiar a seguridade social;

  • ISS — Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza: esse é um tributo municipal pago por todas as empresas que prestam algum tipo de serviço;

  • IRPJ — Imposto de Renda Pessoa Jurídica: é recolhido a cada trimestre pelas empresas e varia de acordo com o regime tributário escolhido;

  • ICMS — Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços: é um imposto estadual que incide sobre a circulação de mercadorias e serviços;

  • CPP — Contribuição Patronal Previdenciária: esse tributo é vinculado ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) e contribui para a Previdência Social.

O Simples Nacional oferece alíquotas menores em comparação a outros regimes. Elas variam de acordo com o faturamento e a atividade da empresa.

Lucro real

Esse regime tributário incide sobre os impostos no lucro trimestral ou semestral da empresa, a partir da escolha do empresário. É destinado a todos os tipos de empreendimento, independentemente do ramo ou faturamento. Nessa situação, os impostos não são unificados na mesma guia. As guias de cobrança, base de cálculo de cada imposto e data de pagamento são diferenciados para cada tributo.

No regime do Lucro Real, o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) têm como base de cálculo o lucro real da empresa, sendo as alíquotas respectivamente de 15% e de 9% a 12%. Estes dois impostos são cobrados trimestralmente.

Já os outros tributos, como o ISS, PIS e COFINS, têm como base de cálculo o lucro presumido, que explicamos a seguir. A vantagem do lucro real reside no fato que a base de cálculo do IRPJ e CSLL correspondem exatamente ao lucro da empresa, o que evita pagar imposto a mais no caso de haver um lucro abaixo do previsto.

No entanto, o lucro real apresenta uma alta complexidade no tratamento contábil, uma vez que há um rigor maior na contabilização dos custos, o que aumenta as despesas com contabilidade. De forma geral, este sistema é recomendado para empresas que têm custos fixos elevados, como ocorre no ramo industrial.

Lucro Presumido

O lucro presumido é um regime fiscal no qual, como o nome sugere, se presume um determinado lucro para o ramo de atividade da empresa. Esse valor corresponde a um percentual pré-estabelecido, que varia de 1,6% a 32% conforme o setor. Tanto o IRPJ e CSLL, quanto ISS, PIS e COFINS são calculados tomando como base o lucro presumido. Em outras palavras, a base de cálculo dos impostos é um percentual da receita e não mais o lucro apurado no período.

Quais são as implicações disto na prática? A principal vantagem é a possibilidade de diminuir o custo com contabilidade, pois não há necessidade de uma apuração tão rigorosa das despesas para o cálculo do imposto a pagar. Além disso, caso a margem de lucro do período seja superior ao percentual do lucro presumido, a empresa pagará um imposto inferior.

No entanto, a situação contrária também existe: se a margem de lucro for inferior ao percentual do lucro presumido, a empresa pagará mais impostos do que o previsto. Inclusive, na situação de não haver lucro, o imposto continuará sendo cobrado, impactando a rentabilidade do negócio.

Assim, o lucro presumido é mais vantajoso para empresas que têm custos baixos e que conseguem manter uma margem de lucro próxima ou inferior ao lucro presumido. Empresas prestadoras de serviços com uma estrutura de custos mais enxuta geralmente correspondem a esse perfil.

Reduza as contas de consumo

As contas de consumo são todos os gastos que não é possível retirar da empresa, como as contas de luz, água, telefone, internet e o aluguel. Esses custos podem prejudicar o crescimento da empresa se não forem controlados.

Esses custos não podem ser retirados, pois eles são essenciais para o funcionamento da empresa. O ideal nessa situação é promover a redução das contas de consumo.

Como forma de diminuir esses custos, os gerentes devem promover a conscientização de todos os colaboradores. Coloque avisos sugerindo desligar os computadores e as luzes após o uso; evitar usar o ar-condicionado nos dias que não houver muita necessidade ou em temperatura muito baixa; aproveitar a luz solar e não deixar as torneiras abertas sem necessidade.

Com a conscientização dos colaboradores sobre a forma de se portar na empresa, ao final do mês, as contas diminuirão. Essas são atitudes simples que fazem a diferença.

Negocie com os fornecedores

Atentar aos produtos comprados e serviços contratados pela sua empresa também é muito importante. É preciso analisar se os fornecedores cumprem  os termos do contrato, mantêm a qualidade e respeitam os prazos estabelecidos. A seleção de fornecedores deve ser feita a partir da análise de todas as empresas que oferecem o mesmo trabalho. Após a sua escolha, é preciso negociar o serviço de forma a obter o melhor custo-benefício.

Isso também vale na hora de escolher um agências de viagem para empresa, já que serão as responsáveis por assessorar na organização das viagens corporativas ou mesmo viagens de incentivo para os colaboradores. É preciso negociar com quem tem experiência para a contratação para ter um serviço de qualidade.

Mapeie os processos

Os processos são todas as atividades realizadas pelos setores da empresa. Isso é importante, pois determina o que cada área da empresa deve fazer, de que forma, e quais funções serão desempenhadas por profissionais capacitados. Mapear os processos significa identificar e coordenar todos os serviços realizados pelos diferentes departamentos. Para promover melhorais dentro da empresa, é necessário saber exatamente o que cada setor desenvolve.

Para isso, é preciso separar todas as atividades de cada divisão. Faça uma reunião com cada gestor e peça para identificar as principais dificuldades da sua equipe.

Para ajudar a fazer isso, é possível fazer alguns questionamentos, como:

  • Quais são as atividades que são mais refeitas?

  • Quais atividades geram mais frustração entre os colaboradores?

  • O que é possível fazer para otimizar os processos do setor?

Peça que os gerentes das áreas façam esse estudo e levem os resultados para a reunião. A partir das respostas a essas perguntas, é possível identificar estratégias para resolver os problemas levantados.

Reveja os processos

A reavaliação dos processos em uma empresa constitui uma prioridade, para evitar a perda de eficiência ou desatualização. Com a rotina e a correria do dia a dia profissional, infelizmente a empresas nem sempre atentam a esse ponto. O mapeamento de processos já descrito permite melhorar os mecanismos de reavaliação para manter os processos da empresa sempre atualizados e com alta performance. Outra dica é estabelecer um prazo para a reavaliação regular dos processos, por exemplo, a cada três meses.

Incentive a cultura da inovação e criatividade

Mesmo que haja um bom plano de gestão, a busca pela inovação deve ser constante. A cultura da inovação é um comportamento que vem surgindo nas empresas e tem se mostrado importante para o desenvolvimento tecnológico.

Para incentivar essa inovação, é importante transformar o ambiente da empresa, de forma a criar um clima mais aberto à inovação. Promova, por exemplo, momentos relaxantes ao longo do expediente. Os momentos de descontração são ótimos para melhorar a criatividade dos colaboradores, assim como fazer endomarketing.

Além disso, é importante sugerir que os colaboradores levem ideias novas para os negócios, assim como estimular a criatividade. Isso permite mostrar que os gerentes se importam com eles e que seu trabalho é fundamental para a empresa.

Invista em recursos online e plataforma de controle

As ferramentas digitais fazem parte do dia a dia de todas as pessoas. Elas facilitam o nosso trabalho e otimizam o nosso tempo. O uso de aplicativos para o controle dos processos se faz necessário, pois eles oferecem agilidade e comodidade ao facilitar o acesso a um grande volume de informações em um só lugar.

O ideal para as firmas é implementar essas ferramentas no planejamento estratégico das pequenas e médias empresas. As viagens corporativas, por exemplo, podem ser muito beneficiadas com a utilização desses métodos. Para a realização de relatórios de viagem corporativa, a utilização de aplicativos permite que o colaborador registre todos os gastos da viagem e as demais informações, o que facilita o tratamento dos dados.

Engaje a equipe

Todos sabem que o sucesso da empresa só pode ser alcançado com o trabalho dos colaboradores. Quanto mais comprometidos eles estiverem com a firma, maiores são as chances de melhora dos resultados no final do mês. Um ambiente harmonioso e de colaboração fazem a diferença e influenciam no andamento do trabalho. Para chegar a esses resultados, o ideal é engajar a equipe.

A forma de fazer isso com os colaboradores é promover incentivos para que eles se sintam motivados. Os gestores podem determinar que a cada meta alcançada, os funcionários envolvidos farão uma viagem corporativa ou participarão de um evento comemorativo.

Planejar viagem para outro estado ou oferecer um curso também são ótimas formas de incentivo para os profissionais. Ainda, mesmo que eles não tenham conseguido alcançar todos os objetivos, um momento relaxante ou o investimento na sua formação podem ser revertido em resultados positivos.

Monitore os processos de perto

É essencial que os processos sejam acompanhados de perto. E, vale ressaltar que quando falamos em monitorar, não nos referimos apenas a fazer a comparação dos resultados antes e depois. Essa comparação deve ser feita sim, até mesmo para identificar que as mudanças foram realmente efetivas. No entanto, monitorar de perto significa que todas as etapas sejam observadas, todos os dados coletados e analisados, com a finalidade de fazer a correta gestão das despesas corporativas.

Faça as compras online

Realizar boas compras é ideal para todas as organizações, pois isso reflete nos resultados, gerando economia na empresa. A realização de compras online se tornou muito comum e se destina tanto às pessoas jurídicas quanto físicas.

Para mostrar um pouco dos seus benefícios, fizemos uma lista:

  • otimização da compra;

  • variedade de preços;

  • possibilidade de comparar os preços;

  • comodidade por poder comprar sem sair da empresa;

  • variedade de formas de pagamento;

  • cupons de desconto;

  • possibilidade de comprar a qualquer hora.

Para que tudo saia conforme o planejado, é necessário entender como fazer gestão de compras. Assim, é possível garantir o bom desempenho e o sucesso da organização.

Promova viagens corporativas

As viagens a negócios ou corporativas já fazem parte do dia a dia das empresas. Elas são essenciais, pois são nesses momentos que os colaboradores têm a chance de fechar negócios e divulgar o nome da firma. No entanto, é importante ter alguns cuidados para evitar prejuízos. Assim, a gestão de viagens corporativas e a gestão do orçamento para viagem não podem faltar. As empresas que adotam essa prática conseguem fechar mais negócios e diminuir os gastos.

Para a organização de uma viagem produtiva e econômica, o seu planejamento deve seguir as orientações das políticas de viagens corporativas. Além disso, é possível focar em como economizar na alimentação em viagem corporativa.

Conheça os seus produtos

Quando oferecemos algum tipo de produto ou serviço, é essencial conhecer todas as informações relevantes. Isso permite que todas as dúvidas que o cliente tiver sejam esclarecidas. Além disso, é importante que o perfil do cliente seja identificado de forma que a equipe consiga oferecer o que ele precisa. Isso possibilita a criação de uma estratégia de precificação.

Gerencie as finanças

Saber gerenciar as finanças da sua empresa sem dúvidas é essencial para atingir o sucesso. Administrar esse setor permite otimizar o uso dos recursos. Isso torna os processos realizados mais eficientes, evita perdas financeiras e potencializa os resultados.

Para que isso aconteça, fizemos uma lista com algumas importantes dicas que devem ser seguidas:

  • separe as finanças privadas das da empresa;

  • faça um planejamento financeiro;

  • use ferramentas tecnológicas, como aplicativos;

  • conheça os termos técnicos, como investimento, receita, despesas e fluxo do caixa;

  • otimize os recursos financeiros.

Fiscalize o fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o instrumento que permite acompanhar todas as movimentações financeiras da empresa. Esse processo requer que os gestores tenham muita disciplina para fazer esse acompanhamento. Para evitar que haja prejuízo, é preciso identificar quais são os problemas para elaborar uma solução, como descobrir quais setores estão com recursos sobrando e quais não têm fundos suficientes.

Para um controle eficiente, é preciso contabilizar todas as despesas. Por isso, quando a diária de viagem e a ajuda de custo são usadas pelos colaborares, elas devem constar nos relatórios de fluxo de caixa.

Faça relatórios de acompanhamento

O relatório de acompanhamento é um documento que apresenta todos os processos que ocorrem dentro da empresa, como os resultados, qualquer problema, as compras realizadas e as vendas. É importante que ele seja feito, pois permite que os gestores acompanhem tudo o que acontece. Assim, é possível identificar quais são as falhas e os acertos com as mudanças dos processos.

A responsabilidade de fazer esse relatório é dos gerentes de cada setor, pois ninguém melhor do que eles para identificar essas particularidades. É preciso que ele seja feito com certa frequência, pois somente assim será possível fazer as comparações.

Faça a gestão do estoque e compras

As gestões do estoque e de compras fazem parte da área de logística da empresa. É necessário manter essas duas divisões equilibradas para garantir que não haja prejuízos, uma vez que elas se relacionam de forma direta. A gestão de compras faz com que a empresa tenha o melhor custo-benefício possível na compra de matéria-prima e outros tipos de insumo, assim como na contratação de serviços. É preciso buscar o preço baixo sem que a qualidade seja prejudicada.

A gestão do estoque corresponde ao entendimento e gerenciamento de todo o estoque dentro da sua empresa. Esse conhecimento é importante, pois direcionará o setor de compras e outras áreas da empresa. Além disso, a otimização do estoque garante que se tenha sempre produto para pronta entregar, sem ter despesas excessivas com a manutenção de estoque acima do necessário.

Entregue excelência para o cliente

Sabemos que não há propaganda melhor do que clientes satisfeitos. Eles espalham para seus amigos que os produtos ou serviços prestados pela sua empresa são de excelência, contribuindo para a autoridade e credibilidade do seu negócio. Para que isso aconteça,  é necessário criar e manter um alto padrão de qualidade, de forma a entregar o melhor para os clientes. Vale ressaltar que esse objetivo envolve a atuação de todos os profissionais da empresa.

Assim, é preciso ter boa educação nos atendimentos, criar laços com os clientes, oferecer qualidade e atender às necessidades também após a compra.

A gestão dos custos para pequenas e médias empresas deve se feita em todas as etapas e setores. Além de contar com recursos tecnológico e profissionais capacitados, é necessário envolver toda a equipe, incentivar a criatividade na equipe e trabalhar o endomarketing. Essas medidas permitem melhorar o planejamento e aumentar a competitividade da empresa de forma duradoura.

Até mesmo na hora de planejar uma viagem é preciso pensar na gestão de custos e contar com o auxílio de especialistas pode ser fundamental. Leia nosso texto sobre as vantagens de comprar viagem corporativa com agência online e fique por dentro do assunto.