Mesmo fora do ambiente corporativo, as viagens a negócios fazem parte do cotidiano das empresas e também se configuram como parte do trabalho. Apesar de elas serem realizadas em outros espaços, é preciso compreender a relação entre viagem a trabalho e direitos do trabalhador.

Antes de fechar os encontros e fazer as reservas é preciso conhecer bem quais são esses direitos e como eles são empregados, a fim de agir sempre dentro da legislação. Além disso, é preciso considerar a importância de promover ao colaborador as melhores condições para efetuar o trabalho, bem como garantir o seguro de viagem.

Como essas questões vão muito além de acordos entre empresas e funcionários e envolvem leis, é normal o surgimento de algumas dúvidas. Por isso, se você quiser saber mais, continue lendo nosso texto e entenda a relação entre a viagem de cunho profissional e os direitos do colaborador.

Essas viagens podem ser consideradas horas extras?

As viagens a trabalho configuram qualquer situação na qual o colaborador tenha que se deslocar em função da empresa. No entanto, se o viajante precisar pernoitar em função do serviço, isso pode ser configurado como hora extra? Essa questão gera muitas dúvidas, pois a lei não é muito clara nesse ponto.

A hora extra corresponde ao tempo trabalhado que ultrapassa ao que foi acordado com o colaborador. Nesse caso, eles estão trabalhando mais do que deveriam e, por lei, têm o direito de receber algum benefício.

Segundo a Consolidação das Leis Trabalhistas, a remuneração da hora extra corresponde a pelo menos 50% a mais da hora de trabalho normal. No caso dos dias de semana, o acréscimo deve ser de 50% sob o salário. No caso dos feriados e finais de semana, esse percentual sobe para 100%.

Considera-se que se o colaborador tiver trabalhado mais horas por dia do que o combinado, ele tem o direito a receber essas horas extras. Nesse sentido, mesmo que ele esteja viajando, se o tempo trabalhado corresponder ao que ele faz normalmente, isso não se configura como hora extra; porém, se esse tempo for excedido, o funcionário fez hora extra.

Caso o funcionário não esteja trabalhando, mas esteja de plantão no hotel, isso também se configura como horas suplementares. É importante observar o combinado feito entre as partes, pois o empregador pode compensar esse tempo com o pagamento ou em folgas.

O que são e como funcionam as diárias de viagens?

De quem é a responsabilidade dos gastos relacionados à viagem de trabalho? Essa é outra dúvida comum para as empresas e também para quem estiver viajando.

Essa questão é sanada com a diária de viagem: trata-se do valor que a empresa paga para cobrir as despesas referentes à viagem feita por algum colaborador. Esses gastos correspondem à alimentação, deslocamento e hospedagem, itens necessários para que o profissional atinja o objetivo do trabalho.

Como é obrigação das empresas o pagamento por essas despesas, um valor fixo pode ser determinado nas políticas de viagens corporativas. Assim, o colaborador só pode gastar aquele valor por dia. Caso ele seja extrapolado, é o funcionário quem deve arcar com a diferença.

Nesse caso, para as diárias de viagem, se o valor dos gastos corresponder a um valor superior a 50% do salário é necessário que ele seja incluído na remuneração total, segundo a CLT. Dessa forma, tais gastos passam a refletir em outras questões, como horas extras, descanso semanal remunerado, o décimo terceiro salário, férias, adicionais noturnos e de periculosidade e no recolhimento do FGTS, IR e INSS.

Além dessas despesas que são utilizadas para que o colaborador realize a viagem, a empresa deve incluir os gastos referentes ao trabalho. Caso o objetivo da viagem seja a participação de algum evento, palestra ou curso, a empresa deve ser responsável pelo pagamento de ingressos para feiras e até mesmo a montagem de estandes, se for necessário.

O que são as despesas reembolsáveis e não reembolsáveis?

A gestão de reembolso das viagens corporativas corresponde à forma como as empresas devem ressarcir os funcionários com relação às despesas referentes a viagens do gênero. Nesse caso, é necessário identificar o que se enquadra nas despesas reembolsáveis.

Para que isso seja definido, os gestores devem criar as políticas de reembolso, que consistem na determinação do que a empresa deve ou não reembolsar para o funcionário. Essas diretrizes estão dentro das políticas de viagens corporativas, que englobam os diretos e os deveres das empresas e dos colaboradores quando falamos desse tipo de atividade.

Para definir o que se enquadra nessa questão de reembolso, é importante que os gestores tenham o conhecimento de toda a realidade da empresa. Assim, eles conseguem definir o quanto e como o dinheiro pode ser gasto em uma viagem, pensando no bem-estar do viajante.

Separamos uma lista dos itens a ser analisados para essa política:

  • alimentação: almoço, jantar, lanches e café da manhã;
  • transporte: aluguel de carro, combustível, táxi, transfers ou translados feitos por aplicativo, bem como passagens;
  • hospedagem: valor das diárias;
  • documentação: como vistos e material para reuniões.
  • seguro de viagem: protege o viajante em relação a qualquer acidente, atrasos, extravio ou perda de bagagem. Em alguns países é obrigatório a sua contratação.

Esses são alguns exemplos de despesas que a empresa deve arcar caso o funcionário precise pagá-las ao longo da viagem. No entanto, para que tudo seja feito da forma correta, o viajante deve solicitar e guardar as notas fiscais e recibos. Itens pessoais, como lembrancinhas, não são reembolsáveis.

Com o objetivo de analisar se as viagens estão de acordo com os direitos do trabalhador, ao final, os gestores podem solicitar que os viajantes realizem um relatório de viagem a fim de identificar se essas políticas estão funcionando tanto para a empresa quanto para o colaborador. A partir disso, é possível verificar se alguma mudança precisa ser feita.

Esses registros devem conter todas as informações referentes à viagem, como valores das diárias, preço das passagens, gastos com combustível e outros meios de transporte, valor da alimentação e demais serviços. Para isso, é recomendável contar com o auxílio de aplicativos na realização desse relatório e da contratação de uma agência de viagens online.

Pensar na relação entre viagem a trabalho e direitos do trabalhador garante que a viagem corporativa seja feita da melhor forma possível.

Quer saber mais sobre essas políticas? Leia nosso texto e saiba como fazer a gestão de reembolso de viagens corporativas.

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